LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN
LOS TIEMPOS POSMODERNOS
DUNIA LLANES PADRÓN
LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA EN LOS
TIEMPOS POSMODERNOS:
CONCEPTOS, PRINCIPIOS Y NORMAS
Marília/Oficina Universitária
São Paulo/Cultura Acadêmica
2016
UNIVERSIDADE ESTADUAL PAULISTA
FACULDADE DE FILOSOFIA E CIÊNCIAS
Diretor:
Dr. José Carlos Miguel
Vice-Diretor:
Dr. Marcelo Tavella Navega
Conselho Editorial
Mariângela Spotti Lopes Fujita (Presidente)
Adrián Oscar Dongo Montoya
Ana Maria Portich
Célia Maria Giacheti
Cláudia Regina Mosca Giroto
Giovanni Antonio Pinto Alves
Marcelo Fernandes de Oliveira
Maria Rosangela de Oliveira
Neusa Maria Dal Ri
Rosane Michelli de Castro
Parecerista
Clarissa Schmidt
(Docente do Departamento de Ciência da Informação da Universidade Federal Fluminense)
Ficha catalográfi ca
Serviço de Biblioteca e Documentação – Unesp - campus de Marília
Editora afi liada:
Cultura Acadêmica é selo editorial da Editora Unesp
Llanes Padrón, Dunia.
L791d La descripción archivística en los tiempos posmo-
dernos : conceptos, principios y normas / Dunia Llanes
Cultura Acadêmica, 2016.
156 p.
ISBN 978-85-7983-777-7 (digital)
ISBN 978-85-7983-776-0 (impresso)
DOI: https://doi.org/10.36311/2016.978-85-7983-777-7
A mis buenos amigos de ayer, de hoy
y de siempre porque desde hace varios años
son, ellos, quienes me acompañan a sobrevivir,
bienaventuradamente, en tierras distantes.
7
SUMÁRIO
Í
ndice de Abreviaturas .......................................................................... 9
Presentación ......................................................................................... 11
Introducción ........................................................................................ 13
1 Evolución histórica de la descripción archivística ............................... 17
2 Descripción archivística: conceptos ................................................... 22
2.1 El concepto de descripción y el paradigma custodial ....................... 22
2.2 El concepto de descripción y el paradigma pos-custodial ................ 25
2.3 El concepto de descripción: metadatos y evidencia documental ...... 31
3 Fundamentos teóricos de la descripción archivística........................... 35
3.1 Declaración de Principios: CIA y CUSTARD ................................ 36
3.2 Descripción Multinivel ................................................................... 39
3.3 Modelos conceptuales ..................................................................... 42
4 Entidades de descripción archivística ................................................. 46
4.1Subtipos de entidades archivísticas ................................................... 48
4.1.1 Entidad documento de archivo. Subtipos ................................... 51
4.1.2 Entidad productor. Subtipos ....................................................... 53
4.1.3 Entidad función. Subtipos .......................................................... 58
5 La descripción y el proceso de normalización ..................................... 59
5.1 Contexto de desarrollo de la normalización internacional ............... 60
5.2 Las normas internacionales de descripción archivística .................... 62
5.3 Estructuras de datos para la descripción de entidades archivísticas .. 67
6 La nueva generación de normas nacionales y regionales de descripción 70
6.1 La normalización de la descripción en Reino Unido: MAD3 ......... 76
6.2 La normalización de la descripción en EE.UU: DACS ................... 82
6.3 La normalización de la descripción en Canadá: RAD2 ................... 88
6.4 La normalización de la descripción en Portugal: ODA .................... 93
8
6.5 La normalización de la descripción en España: NEDA-I, MDM,
NODA
C, NOGADA y ARANOR ...................................................... 98
6.6 La normalización de la descripción en Brasil: NOBRADE ............. 118
6.7 La normalización de la descripción en Uruguay: NUDA ................ 122
7 Las normas para la creación de puntos de acceso en archivos:
RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA y MDM ............................ 125
7.1 Reglas para la Construcción de Nombres de Personas,
Lugares e Instituciones. Reino Unido ................................................... 126
7.2 Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de
Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de
Descripción Archivística de los Archivos Estatales de España ................ 128
7.3 Otras normas: DACS, RAD2, ODA y MDM ............................... 130
8 Las normas de codificación en archivos: EAD y EAC ........................ 135
9 ATOM: Software libre para la aplicación de la descripción
archivística ........................................................................................... 141
10 Consideraciones finales .................................................................... 144
Referencias .......................................................................................... 147
9
ÍNDICE DE ABRE
VIATURAS
AACR2 Anglo American Cataloguing Rules. 2a Edition.
APPM Archives, Personal Papers and Manuscripts
ARANOR Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades de
Archivos
ATOM Access to Memory
BCA Bureau of Canadian Archivists
CIA Consejo Internacional de Archivos
CNEDA Comisión de Normas Españolas de Descripción
Archivística
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
CTNDA Câmara Técnica de Normalização da Descrição
Arquivística
CUSTARD Canadá-US.Task Force on Archival Description
DACS Describing Archives: A Content Standard
DGARQ Direcção-Geral de Arquivos
DTD Document Type Definition
EAD Encoded Archival Description
EAC-CPF Encoded Archival Context- Corporate Bodies, Persons and
Families
EDARA Estructura de Datos de Archivos Aragoneses
EGAD Grupo de Expertos en Descripción Archivística
GEDAA Grupo de Trabajo para la Definición de Estructura de
Datos para la Descripción Archivística de Aragón.
HTML Hypertext Markup Language
ICA-ATOM International Council of Archives - Access to Memory
IGAD Irish Guidelines for Archival Description
INTERPARES International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems
ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Records for
Corporate Bodies, Persons and Families
ISAAR (CPF)2 International Standard Archival Authority Records for
Corporate Bodies, Persons and Families. 2a Edition.
Dunia Llan Paón
10
ISAD(G) International Standard Archival Description (General)
ISBD International Standard Bibliographic Description
ISDF International Standard for Describing Functions
ISDIAH International Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings
MAD2 Manual of Archival Description. 2a Edition.
MAD3 Manual of Archival Description. 3a Edition.
MARC Machine Readable Cataloguing
MDM Manual de Descripción Multinivel
NEDA Norma Española de Descripción Archivística
NEPAN Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso
Normalizados de Nombres de Instituciones, Personas,
Familias, Lugares y Materias en el Sistema de Descripción
Archivística de los Archivos Estatales
NOBRADE Norma Brasileña de Descripción Archivística
NODAC Norma de Descripción Archivística de Cataluña
NOGADA Norma Gallega de Descripción Archivística
ODA Orientações para a Descrição Arquivística
RAD Rules of Archival Description
RAD2 Rules of Archival Description. 2a Edition.
RCPPCN Rules for the Construction of Personal, Place and
Corporate Names
SAA Society of American Archivists
SGML Standard Generalized Markup Language
USMARC AMC United States Machinal Readable Cataloguing for Archives
and Manuscripts Control
XML Extensible Markup Language
11
PRESENT
ACIÓN
Nem sempre temos às mãos um livro que interprete o conjunto
de atualizações que ocorrem em uma determinada área de modo didático e
sistemático para que possamos nos orientar sobre o que está sendo utilizado
e sabermos como utilizar bem como a importância de utilizar.
Neste livro, sobre descrição arquivística, observa-se a preocupação
da autora em mostrar as atualizações presentes na normalização internacional
de descrição e seus desdobramentos nas normalizações de vários países, Grã
Bretanha, EE.UU, Canadá, Portugal, Espanha, Brasil e Uruguai, assim como
sobre as normas para criação de pontos de acesso, mediante construção de
registros de autoridade, em arquivos por nomes pessoais, de instituições e
geográficos da Grã Bretanha e dos Arquivos Estatais da Espanha.
A descrição arquivística e suas normalizações entram definitivamente
na era digital para propiciar o acesso à informação e, principalmente, o
compartilhamento da informação. O grande passo para isso é a padronização
da descrição arquivística mediante normalizações internacionais, conforme
demonstrado pela autora quando discorre sobre as normalizações. Esse
processo é, como explica a autora, impulsionado de um lado pelas novas
tecnologias de informação e comunicação (TICs) e por outro lado pela
grande diversidade de usuários que precisam ter acesso à informação e
compartilhá-la. Dentro dessa diversidade de usuários estão os profissionais
e os sistemas de arquivos que necessitam compartilhar informações cujas
descrições estejam disponíveis. Essa continuidade de descrição arquivistica
proporciona uma intensa interoperabilidade entre sistemas de modo tal
que o processamento da informação se torna mais otimizado em relação ao
tratamento e à recuperação dando organicidade à gestão documental.
A oportunidade que se abre mediante esse livro é fantástica e
importante tendo em vista o desenvolvimento de pesquisa de pós-doutorado
levado à cabo pela Professora Doutora Dunia Llanes Padrón da Universidad
h
ttps://doi.org/10.36311/2016.978-85-7983-777-7.p11-12
Dunia Llan Paón
12
de La Havana, Cuba sob minha supervisão no Programa de Pós-Graduação
em Ciência da Informação da UNESP - Campus de Marília.
A Professora Doutora Dunia Llanes Padrón tem vínculo
empregatício com a Universidad de La Havana, Cuba, onde ministra
“Descrição Arquivística”, entre outras disciplinas de graduação, além de
orientação de trabalhos de pesquisa. Sua formação de Pós-Graduação,
Especialização, Mestrado e Doutorado, foi realizada na Universidad de
Salamanca, Espanha, sob orientação da Professora Doutora Maria Manuela
Moro Cabero e José Luiz Bonal Zazo.
Sua pesquisa de pós-doutorado “Metodologia para la creación de
normas de descripción archivística”, em andamento no período de 2014-
2016, tem como objetivo propor uma metodologia para a elaboração de
normas de descrição arquivística. O texto deste livro traz a compilação
dos resultados sobre os diferentes processos normativos desenvolvidos no
campo da descrição arquivística nos últimos anos após a publicação da
ISAD (G) e ISAAR (CPF) pelo Conselho Internacional de Arquivos em
resposta à demanda de uso da automatização de arquivos.
A elaboração das normas pelos diferentes países demonstra um
esforço em âmbito nacional de definição de procedimentos específicos
tendo em vista a realidade de cada país. A pesquisa de pósdoutorado da
Professora Doutora Dunia, desenvolve-se no Brasil considerando-se que
foi a primeira proposta normativa de um país latinoamericano e que tem
importância refletida tanto na formação quanto atuação dos profissionais
de arquivos ainda pouco expressiva em um país de dimensões continentais,
mas que tem uma Lei Federal de Acesso à Informação bastante expressiva
de modo a garantir o direito à informação.
O conjunto de conhecimentos sobre as normativas nacionais
e a reflexão crítica que a comparação oferece como espelhamento das
diferentes realidades nacionais é o avanço que a pesquisa propicia aos alunos,
pesquisadores e profissionais interessados na gestão documental em arquivos.
Profa. Dra. Mariângela Spotti Lopes Fujita
13
INTRODUCCIÓN
En las últimas décadas del pasado siglo ocurrieron varios sucesos
de carácter económico, tecnológico y social que tuvieron una influencia
directa en la Archivística. Las teorías y fundamentaciones conservadoras de
esta ciencia no podían dar respuesta a los nuevos eventos. En la Archivística
se comienza, entonces, un proceso de reinvención y re-conceptualización con
el propósito de atender a las nuevas dinámicas sociales. Es en este momento
cuando surge un discurso crítico sobre las prácticas empíricas, reglas y
procedimientos que regían la realidad de los archivos desde el siglo XIX.
Varios autores, revolucionados por estos acontecimientos,
comienzan a pensar en la idea de una evolución paradigmática de la
Archivística, apoyándose en la noción de paradigma científico propuesto
por el profesor estadounidense omas Kuhn.
1
Tomando como base la
ideología de la evolución científica, los estudiosos de este tema apuntan
que para finales del siglo XX ocurrió un cambio de paradigma en la
Archivística, transitando del Paradigma Custodial (1898-1980) al
Paradigma Posmoderno (1980 - Actualidad).
Siguiendo esta filosofía de pensamiento, se puede pensar, que la
Archivística está caminando por un nuevo paradigma científico conocido
como “Posmoderno o Pos-custodial”. La Archivística Posmoderna dirige
sus discusiones y reformulaciones a temas como el documento de archivo,
el principio de procedencia, la evidencia, el ciclo de vida, el modelo de
custodia y los procesos. Los investigadores analizan los cambios en las
percepciones y las concepciones de estos conceptos de cara a las nuevas
realidades archivísticas.
1
omas Samuel Kuhn fue un físico, historiador y filósofo de la ciencia estadounidense, conocido por su
contribución al cambio de orientación de la filosofía y la sociología científica en la década de 1960. Kuhn es
uno de los filósofos de la ciencia más importantes del siglo XX. En 1962, publicó e Structure of Scientific
Revolutions (La estructura de las revoluciones científicas), obra en la que expuso la evolución de las ciencias
naturales básicas de un modo que se diferenciaba de forma sustancial de la visión más generalizada entonces.
Dunia Llan Paón
Los debates teóricos surgidos desde los años 80 y hasta nuestros días
exponen que la naturaleza del documento de archivo se caracteriza, ahora,
por sus cambios contextuales, por su naturaleza mutable y su diplomática; se
redescubre la procedencia enfocándose, hoy, en la evidencia y apartándose de
lo físico; se establece el modelo del record continuum, el enfoque de la pos-
custodia de los documentos y se hace mayor énfasis en el acceso.
Los procesos archivísticos, en los tiempos posmodernos, también han
sufrido modificaciones; se han repesando sus fundamentos y sus aplicaciones
prácticas. La clasificación se centra, ahora, en el principio funcional y la
valoración adopta la teoría de la macro-valoración funcional. La descripción
no es ajena a estos cambios e, igualmente, comienza a re-inventarse; los
profesionales se centran en sus principios teóricos, en la normalización de la
práctica y la creación de sistemas descriptivos en ambientes web.
Desde los tiempos del paradigma custodial, la descripción ha
desempeñado un papel preponderante, pues, siempre, ha constituido el
eslabón principal entre el usuario y los documentos. Su función ha sido
promover y facilitar el uso de los fondos o, como establece el Consejo
Internacional de Archivos (CIA), “El propósito de la descripción archivística
es identificar y explicar el contexto y el contenido del material archivístico
a fin de promover su accesibilidad.” (CONSEJO INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS, 1992, p. 8).
El impacto de las tecnologías en la Archivística influyó en su
evolución paradigmática y, consecuentemente, transformó las formas
de producir, gestionar y acceder a la información. Las tecnologías de la
información y las comunicaciones cambiaron el modo en que los archiveros
deben presentar y facilitar el acceso a la información archivística. Esto
ha traído consigo un cambio en las estrategias a seguir en el proceso de
descripción. Los usuarios de los tiempos posmodernos no han cambiado sus
necesidades informativas pero sí las formas de búsqueda de la información.
Estos nuevos contextos exigen un nivel más elevado de conceptualización,
normalización y tecnología en los procesos.
En los tiempos actuales, marcados por la tecnología, el usuario
virtual no tiene interés en visitar edificios históricos y acariciar documentos
en papel; ahora tiene expectativas nuevas y quiere trabajar con sistemas
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
15
electrónicos de búsqueda que le den acceso a fondos de archivos de
cualquier lugar del mundo.
Estos nuevos contextos han conllevado a los organismos
archivísticos nacionales e internacionales, a desarrollar nuevas formulaciones
teóricas, nuevas normas de descripción y nuevos software que se adapten a
las exigencias de los usuarios y a las nuevas tendencias posmodernas.
En los últimos años los profesionales de los archivos han dedicado
un gran esfuerzo a la normalización de la descripción archivística, obteniendo
grandes beneficios. El Consejo Internacional de Archivos ha publicado cuatro
estándares que describen documentos, autoridades, funciones y entidades de
custodia. De igual modo, en diferentes países se han desarrollado normas
nacionales y regionales que, pese a sus diferencias, facilitan la accesibilidad y
la interoperabilidad entre las instituciones de información.
La creación, aplicación y uso de estándares en el proceso
descriptivo permite a los usuarios identificar la documentación que
cubre sus necesidades informativas y facilita la integración de los archivos
en las nuevas dinámicas de la sociedad, caracterizada por la presencia
incondicional de las tecnologías. La regulación del proceso de descripción,
como bien se expone en ISAD(G), también hace posible la agrupación de
las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado
de información.
La realidad actual de la descripción archivística difiere de modo
significativo respecto a la década del 80 del pasado siglo. La reformulación
del concepto de descripción, la elaboración de modelos conceptuales y la
publicación de varias normativas ha llevado a una reconsideración de los
propósitos de la descripción, motivado esto, fundamentalmente, por la
existencia de distintos formatos y tipos de entidades y, sobre todo, por las
perspectivas creadas para el intercambio de datos en entornos electrónicos.
Esta obra tiene como propósito mostrar el comportamiento del
proceso de descripción en tiempos en los que la Archivística, para muchos,
está en los inicios de un nuevo paradigma científico. A través de sus capítulos
se expone la evolución del concepto de descripción, desde su origen en el
custodial hasta el pos-custodial y sus vinculaciones con los conceptos de
evidencia, metadatos y documento electrónico. Se analizan los principales
Dunia Llan Paón
16
principios teóricos de la descripción, desde los enunciados simples hasta
los modelos conceptuales pensados para descripciones unidimensionales y
pluridimensionales.
En los capítulos de este libro, también, se presentan y describen
las normas de descripción archivística que se han publicado después de
ISAD(G). Reino Unido, EE.UU., Canadá, Portugal, España, Brasil y
Uruguay son los países que han desarrollado normas de estructuras de
datos, contenidos, presentación y codificación para regular el proceso
de descripción. En un período de 20 años, aproximadamente, se han
elaborado un conjunto de estándares que sirven de base para la aplicación
de la descripción en sistemas de archivos de cualquier país pues aportan
ideas importantes y novedosas sobre la normalización de este proceso.
Por último, se exponen los lenguajes de codificación utilizados en
la descripción para facilitar la recuperación, el intercambio de información
y la navegación por arquitecturas de información en ambientes
digitales. Además, se presenta un software libre diseñado por el Consejo
Internacional de Archivos para la descripción de las entidades archivísticas
y la conservación de la memoria mundial.
Este libro pretende recorrer los caminos complexos de la
descripción a partir de sus fundamentos teóricos, su normalización y su
aplicación práctica. El proceso de descripción está en constante renovación
como sucede con la Archivística, por tanto, esta obra no da por presentados
todos los cambios que pueden acontecer en la descripción en épocas del
paradigma pos-custodial. Muchas son las investigaciones que aún están
por surgir relacionadas con este proceso archivístico.
La Descripción Archivística en los Tiempos Posmodernos: Conceptos,
Principios y Normas pretende ser una obra didáctica para los archiveros,
estudiantes y profesores que estén vinculados con esta área del conocimiento.
El proceso de descripción es y será siempre el puente mágico que une a la
sociedad con la información tanto en los períodos custodiales de la ciencia
como en los tiempos de paradigmas posmodernos.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
17
1 EVOLUCIÓN HISTÓRICA DE LA
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Antes de adentrarnos en el estudio de la descripción como un
proceso archivístico, es importante conocer el significado de este término.
Según el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española (1992),
el término descripción proviene del latín descriptio - onis y es la acción y el
efecto de describir, originario de las voz latina describire siendo una de sus
acepciones la de representar a personas o cosas por medio del lenguaje,
refiriendo o explicando sus distintas partes, cualidades o circunstancias.
Por lo tanto, si unimos ambos términos (“descripción” y
“archivística”), haremos referencia a un proceso consistente en la
“representación de los archivos” o, de forma más precisa, “la representación
del contenido de los archivos”, es decir de los documentos y sus relaciones
con otras entidades archivísticas.
Resulta imposible estudiar este proceso sin antes comprender en
qué consiste la descripción archivística y su evolución histórica. Para conocer
la trayectoria de la descripción desde sus inicios hasta la actualidad y los
cambios que se han producido en el concepto se presenta, a continuación,
un análisis de este tema.
La operación de describir no es un hecho reciente en el quehacer
de los archivos, ni surge como consecuencia de las tecnologías, ni del
desarrollo de normas descriptivas. La descripción más antigua de la que
se tiene conocimiento data del año 1500 a.c. (DUFF, 2008, p. 51). Desde
esta época ya existían registros que se utilizaban como sustitutos de los
documentos originales; estos listados constituyen los primeros vestigios de
descripción documental.
El desarrollo de las prácticas descriptivas está directamente
vinculado a la historia de los archivos. Tal y como expresan Linares y
Mena (2014) civilizaciones preclásicas y clásicas como la mesopotámica,
la egipcia, la griega o la romana contaban con archivos como medios para
Dunia Llan Paón
18
ejecutar y controlar las actividades de la vida económica, política, religiosa
y administrativa de la sociedad (p. 93-94).
Estas culturas fueron las primeras que crearon repertorios de
documentos. Los registros eran conservados para uso administrativo, para
salvaguardar los derechos de sus productores y para preservar el contenido
de los archivos en caso de desastre, guerra o incendios. Como puede verse,
esta forma básica de descripción no tenía como propósito orientar a los
usuarios en su búsqueda ni facilitar la localización de los documentos
y mucho menos controlar los fondos documentales. En la antigüedad
la finalidad de la descripción era, principalmente, brindar apoyo a las
administraciones (DURANTI, 1993, p. 48).
La Edad Media trajo para los archivos un cierto estancamiento
producido, principalmente, por la imposición del procedimiento oral
y la prueba testimonial sobre el valor probatorio del documento escrito
(CRUZ, 1993, p. 110-111). Un factor que caracterizó el Medioevo fue
el surgimiento y el incremento de los escribas en los monasterios. Ellos
fueron los responsables de copiar todo el contenido de los documentos
para su posterior consulta. En esos tiempos, en los que la archivística sufre
un retroceso con respecto a la Antigüedad, la descripción era totalmente
desconocida y fue asociada a la acción de copiar.
En la época moderna el uso de los archivos por las grandes
monarquías, especialmente las europeas, tuvo un marcado carácter jurídico
y administrativo, como sucedió en épocas anteriores. En este contexto, la
descripción documental constituía una garantía de la conservación de la
evidencia de las funciones ejecutadas. Durante este período la descripción
se llevaba a cabo con el objeto de conservar el significado de las acciones
registradas en los documentos y se materializaba en instrumentos de
diversos tipos, tales como índices, inventarios y herramientas de referencia.
Un ejemplo relacionado con la elaboración de inventarios, en
la época moderna, lo constituyó, sin lugar a dudas, la Instrucción para
el Gobierno del Archivo de Simancas de 1588, firmada por Felipe II de
España. Estas ordenanzas son conocidas como el primer reglamento de
archivos. En su punto número siete establecía la necesidad de elaborar
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
19
inventarios que tuvieran los listados de los documentos que se conservaban
y su localización.
2
A finales del siglo XVIII y hasta gran parte del siglo XX, los archivos
se volcaron al servicio de la investigación histórica. Con ello, se abren las
puertas de los acervos a los ciudadanos. Esta apertura despierta un interés en
los archiveros por buscar nuevas estrategias para organizar los documentos
y garantizar el acceso. Es en este momento cuando la descripción y la
clasificación se convierten en dos operaciones integradas e intelectualmente
comienzan a determinar la organización física del material de archivo.
Durante esta época, marcada por la corriente intelectual de
la Ilustración, los archiveros crearon métodos de organización que
establecieron el orden en que los documentos debían estar representados
en los instrumentos de búsqueda. Este modelo estuvo pensado para los
estudios históricos que prosperaban en un período caracterizado por los
movimientos intelectuales. La forma de clasificación más usada fue la
temática aunque en algunos casos se utilizó la ordenación cronológica.
Como resultado de este tipo de ordenación los fondos fueron desmembrados
y los documentos perdieron el origen de su formación. Estos eran descritos
unidad documental por unidad documental y las descripciones servían
como sustitutas de los propios documentos (DURANTI, 1993, p. 50).
En la Edad Contemporánea la archivística adquiere mayor carácter
científico a partir de la delimitación de sus principios teóricos: Respeto a
los Fondos, Respeto a la Procedencia y el Respeto a la Clasificación de
Documentos. Con el surgimiento de estos enunciados y el fracaso de la
clasificación por materias los archiveros vieron la necesidad de separar las
tareas de clasificación, ordenación y descripción.
La descripción, entonces, pasó a ser un proceso del tratamiento
archivístico independiente de la organización. Se precisaba conocer todos
los elementos vinculados con la creación de los documentos y esto sólo
se podía obtener a través de la descripción, que desde ese momento,
2
“Asi mismo mandamos que se forme otro libro de inventarios que el dicho secretario Diego de Ayala tiene
hechos y hiziere de aquí adelante las facultades de todo género de escripturas que al presente ay en el dicho
archiuo con muy particular y breue relación de lo que cada uno contiene y con el numero y caxon donde la
tal escriptura se hallara; y que este se intitule ‘Libro de Inventarios’. Y las personas que adelante succedieren
en el dicho cargo de archiueroan de tener particular cuidado de hacer lo mismo cada uno en su tiempo.”
(RODRÍGUEZ, 1989, p. 105).
Dunia Llan Paón
20
comenzaba a ocuparse, además, de las características del documento, de
sus productores y del contexto de creación.
A partir de aquí, la descripción pierde su función de custodia
y se orienta a facilitar la recuperación de los documentos y el acceso a
la información. Este nuevo propósito se vio cumplimentado con la
compilación de todo tipo de instrumentos de búsqueda y de recuperación.
La figura que a continuación se muestra resume la trayectoria de
la descripción a lo largo de la historia.
Figura 1. Evolución histórica de la descripción archivística
Fuente: elaborada por la autora.
Resumiendo, en sus inicios, los instrumentos de descripción
(listados y repertorios) sirvieron de evidencia de la existencia de los archivos
y respondían completamente a los intereses de las administraciones públicas.
En el Medioevo la descripción estuvo vinculada con la acción de transcribir
documentos y su desarrollo fue escaso. Posteriormente, los archivos abren
sus puertas a la sociedad; los archiveros comienzan a buscar soluciones
para garantizar la organización de los documentos y se unen en una misma
operación la clasificación y la descripción. Finalmente, la Archivística
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
21
toma un lugar en las ciencias y la descripción se adapta a sus principios y
fundamentos teóricos, convirtiéndose en una actividad independiente con la
función de facilitar la recuperación y el acceso a los documentos.
Si analizamos la evolución de la descripción aplicando el método
paradigmático propuesto por omas Kuhn, podemos entender cuál
ha sido el comportamiento de este proceso en los diferentes estadios
paradigmáticos de la archivística. A continuación se muestra esta idea
gráficamente:
Figura 2. Representación gráfica de la descripción según los paradigmas
archivísticos
Fuente: elaborada por la autora.
De acuerdo a todo lo analizado, se puede decir que la descripción
archivística, a lo largo de la historia, ha pasado por varias etapas y ha
tenido funciones diferentes. Esta fase del tratamiento archivístico siempre
ha respondido a los intereses de la sociedad en general. La descripción,
según Duranti, desde su surgimiento como práctica archivística ha estado
vinculada a tres actividades: conservar el significado, mantener el control y
proporcionar acceso (DURANTI, 1993, p. 52).
Dunia Llan Paón
22
En la trayectoria histórica de la descripción archivística se ha dado
un proceso cíclico. Esta actividad surgió con la función de mantener la
evidencia y el significado pero con el tiempo fue perdiendo esta finalidad.
Sin embargo, en la actualidad, los continuos avances tecnológicos hacen
que la descripción retome nuevamente la función con que originariamente
fue creada: mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos. La
nueva visión del archivo como espacio de gestión administrativa o espacio
de gestión científico-cultural justifica estas acciones. Es decir, estas formas
de entender la descripción son el reflejo directo de los modos de entender el
archivo y la Archivística como ciencia interdisciplinar en los nuevos tiempos.
Con el surgimiento de la Archivística como espacio de
conocimiento y disciplina científica, varios teóricos comienzan a investigar
y redactan las primeras definiciones de descripción como proceso
archivístico. Para comprender mejor la descripción en la actualidad, sus
funciones y los principios que la rigen, es imprescindible hacer un estudio
de las principales definiciones que se han dado a lo largo del tiempo, sus
características y sus corrientes paradigmáticas.
2 DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA: CONCEPTOS
A pesar de la importancia que tiene la descripción para los
archivos y la archivística, durante mucho tiempo esta actividad se realizó
sin tener concebidos sus fundamentos teóricos. Aún en la actualidad
muchos profesionales de la información asocian la descripción con listados
de referencia, inventarios, guías, índices y catálogos desconociendo los
principios que rigen la realización del proceso descriptivo. Por otra parte,
el vocablo descripción es, muchas veces, conocido, solamente, como la
operación que facilita el acceso a los documentos. Por ello, es preciso
analizar los aspectos esenciales que han definido el concepto de descripción
archivística, desde su surgimiento hasta la actualidad.
2.1 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN Y EL PARADIGMA CUSTODIAL
Los primeros conceptos del proceso comienzan a surgir en la década
del 60 del siglo pasado. En 1961, eodore Schellenberg, consideraba la
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
23
descripción como “El conjunto de actividades desarrolladas por el archivero
con la finalidad de elaborar instrumentos de investigación que faciliten el
acceso a los fondos documentales en cualquiera de sus niveles (desde el
fondo hasta la unidad documental simple).” (SCHELLENBERG, 1961
apud BONAL ZAZO, 2000, p. 156).
El Basic Glossary for Archivists, Manuscript, Curators, and Records
Managers, califica la descripción como “El proceso de establecer el control
intelectual sobre los fondos mediante la preparación de instrumentos de
descripción.” (1974 apud GILLILAND; MCKEMMISH, 2005, p. 11).
Por su parte, el Diccionario de terminología archivística del
Consejo Internacional de Archivos (CIA) la definió en los años 80 como
“La elaboración de instrumentos de búsqueda que faciliten el control y
la consulta de los fondos y colecciones.” (WALNE, 1984, p. 59). Los
instrumentos de búsqueda o de referencia incluyen las guías, los inventarios,
los catálogos y los índices, entre otros.
3
A su vez, Antonia Heredia explica que “[...] descripción es el
proceso de análisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones
materializado en representaciones que permitan su identificación
y localización y la recuperación de su información para la gestión o la
investigación.” (HEREDIA, 1989, p. 302). La autora aporta varias ideas
3
En el Diccionario de terminología archivística publicado por el Ministerio de Cultura de España se definen
estos instrumentos como:
Guías: Instrumento de referencia que describe, globalmente, fondos documentales de uno o varios archivos,
indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman,
fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el
archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios.
Inventario: Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su
organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El
inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del
organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del
inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende.
Debe completarse con los índices correspondientes.
Catálogo: Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico,
se describe unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica,
paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano.
Índices: Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de
conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.
Tomado de: ESPAÑA. Ministerio de Cultura de España. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas.
Subdirección General de los Archivos Estatales. Diccionario de terminología archivística. Madrid, 1993.
Disponible en: <http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/areas-cultura/archivos/mc/dta/diccionario.html#_l>.
Acceso en: 16 dic. 2014.
Dunia Llan Paón
que son vitales para el análisis del concepto: “[…] se deben analizar los
tipos documentales (diplomáticos y jurídicos), su contenido, el lugar,
fecha de redacción, caracteres externos y los datos para su localización.”
(HEREDIA, 1989, p. 300).
En España, el Diccionario de terminología archivística del Ministerio
de Cultura (1993) estableció que la descripción era “La fase del tratamiento
archivístico destinado a la elaboración de los instrumentos de consulta
para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales
y colecciones de los archivos.” Donde, según el mismo diccionario, “Los
instrumentos de consulta describen unidades documentales con el fin de
establecer un control físico, administrativo y/o intelectual de los mismos
para permitir su localización y recuperación.” (ESPAÑA, 1993, p. 39). En
esta definición no se hace mención al término instrumento de descripción
sin embargo se dice al respecto que “Es un instrumento de referencia dentro
de la fase de descripción y que incluye a las guías, inventarios, catálogos e
índices.” (ESPAÑA, 1993, p. 40).
Todas las definiciones citadas contribuyen a perfilar el concepto
de descripción imperante durante la época de la archivística caracterizada
por el paradigma custodial (patrimonialista, histórico-tecnicista). En este
concepto se encuentran presentes tres elementos:
1. La actividad realizada
2. La finalidad perseguida
3. El resultado obtenido
Como se puede apreciar en los conceptos citados, desde
Schellenberg hasta Heredia, constatando la visión de prestigiosas
instituciones como el Consejo Internacional de Archivos y la Society of
American Archivists y por diccionarios de archivística, el concepto se ha
ido perfilando, especialmente, en lo concerniente a la representación
de los documentos. En un principio la actividad no se precisaba en las
conceptualizaciones pero el análisis documental cobró más fuerza y
los autores comenzaron a presentar, en sus propuestas de definición, la
representación de los caracteres internos y externos de los documentos.
La finalidad de la descripción en todos los países estuvo orientada
en una misma dirección. Los autores coincidieron en la importancia que
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
25
tenía el control de los fondos documentales. Se necesitaba proporcionar
un acceso más abierto a los documentos y para ello era necesario tener
un conocimiento generalizado de los fondos que permitiera localizar y
recuperar la información. La descripción debía cumplir con una de las
funciones básicas de los archivos: facilitar la consulta de los documentos.
Para ello, un requisito fundamental era organizar y localizar todos los tipos
documentales existentes.
Con respecto a los resultados, un punto común entre estas
definiciones es la tendencia a identificar la descripción con el instrumento
resultante de la actividad descriptiva. Estos instrumentos fueron nombrados
de diversas formas (instrumentos de investigación, de búsqueda, de
referencia o de consulta) pero siempre mantenían la misma función:
facilitar el control de los fondos y la accesibilidad de los documentos a los
usuarios. Varios de los manuales, publicados hasta esas fechas, explicaban
con detalle los tipos de instrumentos de descripción que existían así como
su correspondencia con los niveles de información.
Cada nivel de descripción (fondo, serie, unidad documental, etc.)
ofrece un nivel específico de información. El análisis de esto trajo como
consecuencia la consideración de que cada una de estos niveles debía ser
objeto de una descripción. Por lo que para cada nivel de descripción se
define un tipo específico de instrumento de descripción. Así que los fondos
podían ser descritos a través de las guías, las series documentales a través de
los inventarios y las unidades documentales a través de catálogos.
Teniendo en cuenta lo antes expuesto, se puede afirmar que en
las primeras definiciones publicadas, la descripción se ocupaba de capturar
la información contenida en los documentos para con ello elaborar
herramientas de descripción, es decir, la representación de información en
un formato determinado.
2.2 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN Y EL PARADIGMA POS-CUSTODIAL
Las últimas décadas del siglo XX (80-90) marcaron el inicio de una
nueva etapa en la historia de la Archivística conocida, por muchos, como la
era de la posmodernidad o la era del pos-custodial. La profesión comenzó
a adaptar sus principios a los nuevos entornos políticos, económicos,
Dunia Llan Paón
26
tecnológicos y culturales de la sociedad. Al respecto, Terry Cook, expresó
que “[…] en este mundo posmodernista la archivística ha sufrido un
cambio de paradigma, desafiando a todos los archiveros a replantearse su
forma de pensar y de realizar su trabajo.” (COOK, 2001, p. 3).
La década de los 90 marca el inicio de una nueva etapa en el
proceso de descripción. El Consejo Internacional de Archivos comienza
desarrollar normas de estructuras de datos internacionales que cumplieran
con los requisitos necesarios para describir, recuperar y acceder a las
entidades archivísticas de forma homogénea. El inicio de las actividades de
normalización trajo consigo una reconsideración de los fundamentos de la
descripción y de las definiciones que comienzan a surgir.
No obstante, desde la segunda mitad de la década de los 80 ya es
posible advertir un cambio en el concepto de descripción. Diversos autores
y organismos vinculados a distintos proyectos de creación de normas de
descripción presentan definiciones que ponen más énfasis en la actividad
(la representación de los fondos de los archivos) que en el resultado final
(los instrumentos de descripción, búsqueda, consulta, investigación).
La siguiente figura muestra, representativamente, la función de la
descripción en los archivos durante el período marcado por el paradigma
custodial.
Figura 3. Descripción archivística y paradigma custodial
Fuente: elaborado por la autora.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
27
Resulta de interés mostrar, también, gráfi camente como se
presenta la nueva concepción de la descripción con el cambio de método
paradigmático en la archivística por estas fechas. La fi gura siguiente
ejemplifi ca la concepción del concepto enfocado a la actividad y no a los
instrumentos.
Figura 4. Descripción archivística y paradigma pos-custodial
Fuente: elaborado por la autora.
La evolución tecnológica conseguida en las últimas décadas
del Siglo XX permitió disociar el concepto de descripción del concepto
de instrumento de búsqueda. La descripción consiste en elaborar
una representación (actividad) que puede tener diferentes formas de
manifestación (instrumentos de consulta); a partir de una base de datos
descriptiva es posible obtener diferentes formatos de salida (varias formas
de visualización en pantalla o distintos tipos de impresos).
El Bureau Canadien des Archivistes fue uno de los primeros
organismos que comenzó a redefi nir este concepto en esta época. En 1986
defi nió la descripción como “La representación más exacta y más concisa
posible de cualquier unidad archivística, elaborada siempre bajo el principio
de origen y procedencia.” (BUREAU CANADIEN DES ARCHIVISTES,
1986 apud BONAL ZAZO, 2000, p. 159).
Dunia Llan Paón
28
Otra definición donde se advirtió este cambio fue la
propuesta por Michael Cook y Margaret Procter en la segunda
edición del Manual of Archival Description en 1989, donde se
consideraba que la descripción no es más que la representación de
los documentos utilizando descriptores y estas representaciones, en la
práctica, se materializan en los sistemas o instrumentos de búsquedas
4
(COOK; PROCTER, 1989a, p. 6).
A partir de estas propuestas y de otros estudios relacionados con
la normalización el Consejo Internacional de Archivos (CIA), responsable
de la normalización internacional del proceso de descripción, delimitó la
definición de descripción como:
La creación de una representación exacta de una unidad de
descripción y de las partes que la componen, en caso de haberlas,
por el procedimiento de captación, cotejo, análisis y organización de
cualquier información que sirva para identificar la documentación y
explicar el contexto que la produjo. (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 1995, p. 13).
Así quedó establecido el concepto en la primera edición de la
Norma Internacional de Descripción Archivística.
El CIA, en la segunda edición de ISAD(G), establece que
descripción es:
La elaboración de una representación de la unidad de descripción y,
en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación,
análisis, organización y registro de la información que sirve para
identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo,
así como su contexto y el sistema que los ha producido. El término
también sirve para describir los resultados de este proceso. (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).
Como puede observarse, las definiciones propuestas por el CIA, en
las dos ediciones de ISAD(G), son bastante parecidas entre sí. La segunda
4
El concepto en idioma original es: “In Information eory, these descriptive substitutes are known collectively
as the Representation file or files. In real life, representation files in an archival repository are components of a
complex finding aid system, in which the individual finding aids take the form of catalogues, lists, inventories,
calendars or guides.”
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
29
edición enfatiza en la importancia que tiene brindar información acerca del
medio en el que se crean los documentos y, por consiguiente, de su productor.
Además, como nota aclaratoria, especifica que se pueden obtener varios
instrumentos de consulta como resultado de la actividad. En la primera
edición no se hace mención alguna a estos instrumentos sin embargo en esta
edición se creyó oportuno hacer referencia a ellos como uno de los posibles
resultados del proceso pero sin agregarle mayor connotación.
El CIA, apoyado en los conceptos anteriores, hace una propuesta
de mayor alcance y explícita de descripción archivística. ISAD(G) se
centra más en la actividad y deja claro que lo importante es representar
la información contenida en todas las unidades de descripción; es decir,
no la limita sólo a unidades documentales o ítems como se refleja en
manuales anteriores. Este nuevo enfoque de la descripción, basada en la
representación de contenidos con el fin de obtener diversas salidas, hace
posible una ampliación del objeto de la descripción.
La descripción va más allá del control y acceso a los fondos
archivísticos no niega su importancia pero presta más atención a la acción
de explicar el documento y su contexto de producción para entender
su origen y procedencia. Por ello, establece que en las descripciones
debe aparecer información sobre el responsable de la producción de los
documentos.
Sin lugar a dudas, la disociación entre el concepto de descripción
y el concepto de instrumentos de búsqueda, en la propuesta del CIA, es el
elemento que marca la diferencia con definiciones anteriores. La descripción
en los archivos no se debe realizar con la finalidad de crear un determinado
instrumento de búsqueda o de consulta. Su objetivo debe estar orientado
a representar la información de forma coherente para establecer un sistema
general de información archivística que permita representar la información
en varios formatos (varios instrumentos de descripción) e integrar datos de
varios archivos para facilitar su intercambio y su gestión.
La disociación entre ambos conceptos en la propuesta de ISAD(G)
no es más que la aplicación práctica de la Declaración de Principios del
CIA que establece que:
Dunia Llan Paón
30
[…] estos principios se deben articular para construir una estructura
de aplicabilidad general y un sistema de descripción archivística que
no dependan de los instrumentos de búsqueda o de los sistemas de un
depósito dado, ya sea un sistema manual o automatizado. (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992, p. 8).
Las normas desarrolladas por el CIA ejercieron una gran influencia
en los manuales y estándares que se han publicado posteriormente. Los
autores parten de los fundamentos teóricos expuestos en ISAD(G) para
definir su concepto. A continuación se muestran algunos de ellos.
En La practique archivistique française (1993) se plantea que “La descripción
archivística es una representación exacta y concisa de las unidades de descripción
y se debe realizar respetando, siempre, el principio de origen y procedencia.”
5
(FAVIER, 1993, p. 141).
El Standards for archival description: a handbook, de 1994, definía
la descripción como “El proceso de capturar, recoger, analizar y organizar
cualquier información que sirva para identificar, gestionar, localizar e interpretar
los fondos de instituciones archivísticas y explicar los contextos y sistemas de
documentos de los que se seleccionaron esos fondos.” (IRONS, 1994).
En las Rules for archival description, en su segunda edición, se
exponía que “La descripción archivística era un registro de forma normalizada
de información que recogía la estructura, función y contenido de los
documentos.” (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 22).
En las obras citadas se puede observar la influencia del proceso
internacional. En todas se delimita la descripción archivística como
aquel proceso que permite acceder a los documentos a través de sus
representaciones y que debe explicar la información relacionada con la
procedencia, la estructura y el contenido de las unidades de descripción.
Los autores coinciden en que la actividad fundamental de la
descripción es representar, a través de información normalizada, las
unidades de descripción con el objeto de gestionar los documentos y su
contexto. En ninguno de los casos se define el resultado de la descripción,
5
El concepto original es: “La description archivistique a pour object de donner de toute unité archivistique
a décrire la représentation la plus exacte et la plus concise posible, dans le respect du principe de provenance.”
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
31
lo que demuestra que los archiveros han comprendido que descripción
archivística e instrumentos de descripción no son, necesariamente,
conceptos relacionados entre sí.
2.3 EL CONCEPTO DE DESCRIPCIÓN: METADATOS Y EVIDENCIA DOCUMENTAL
La normalización internacional no fue el único aspecto que
influyó en la reconsideración del concepto de descripción. La repercusión
del documento electrónico en los archivos fue otro elemento clave en la
nueva dimensión de la descripción.
El surgimiento de las tecnologías de la información y las
comunicaciones, en los años 60, trajo consigo, según Bearman, la llamada
“revolución de la información electrónica”; sin embargo, los archiveros
comienzan a preocuparse por estas cuestiones en la década de los 90
cuando se inician las reflexiones sobre la delimitación y el tratamiento de
los documentos archivísticos en entornos electrónicos.
Esta nueva realidad, a la que se enfrentaba la archivística, condujo
a los archiveros a utilizar el concepto de metadatos y a empezar a defender
la idea de una gestión de documentos electrónicos basada en la teoría del
dato sobre el dato. Según David Wallace:
[…] los metadatos podían capturar y conservar el contexto del
documento, conservar los sistemas y la estructura del documento,
generar y retener información descriptiva relevante, incorporar datos
de evaluación y disposición, gestionar documentos a lo largo de su
vida, conservar y migrar la funcionalidad del sistema, y crear sistemas
de inventario/localización para fuentes de información organizativas.
(WALLACE, 1993, p. 88).
Los metadatos muy pronto se convirtieron en el centro de la
gestión documental por la importancia que tenían en el uso y la gestión de
los documentos en todas las etapas de su ciclo de vida.
Otro concepto que tuvo gran impacto en el tratamiento del
documento archivístico en sistemas electrónicos fue el de evidencia
documental. Los archiveros tenían que prestar atención a los datos pero
también a este concepto que resurgía. Guilliland al respecto expresa que:
Dunia Llan Paón
32
[…] un documento de archivo, sea electrónico o no, está siempre
asociado con una acción o evento, con un agente, producto o
subproducto y por tanto tiene que tener relacionados un conjunto de
metadatos que sirvan para aportar evidencia acerca de la acción o el
evento. (GUILLILAND, 2005, p. 224).
El debate surgido en torno al concepto de evidencia tiene un fuerte
impacto en la gestión de documentos archivísticos en entornos electrónicos.
Los sistemas deben ser capaces de generar documentos que sean confiables y
auténticos y que puedan ser considerados evidencia de las funciones.
Ahora bien ¿qué influencia han tenido los documentos electrónicos,
los metadatos y la evidencia documental en el proceso de descripción? Sin
lugar a dudas, estos nuevos conceptos han modificado la dimensión de la
descripción. En los últimos años se han desarrollado diversas polémicas
relacionadas con el tema, los archiveros buscan un entendimiento entre
descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de la evidencia en
los entornos electrónicos.
Varios son los autores que se han dedicado a investigar y publicar
sobre esta nueva realidad. Con respecto al tema, Luciana Duranti defiende
la idea de una descripción que mantenga la autenticidad y la veracidad de
los documentos. Para ella la descripción archivística implica:
[…] la identificación de los documentos, la asignación de un lugar
intelectual y físico en el todo de los documentos auténticos; esto
significa la localización y descripción en su contexto, congelando y
perpetuando sus interrelaciones, asegurando así que cualquier posible
falsificación sea fácil de identificar. (DURANTI, 1996, p. 247).
Siguiendo esta misma línea, McKemmish y Parer (1998) exponen
que la descripción se concibe:
[…] como parte de una compleja serie de procesos de gestión de
documentos que implican la atribución de metadatos autorizados
desde el momento de la creación de los documentos […] información
normalizada acerca de la identidad, autenticidad, contenido, estructura,
contexto y requisitos esenciales de gestión de los documentos. (p. 24-25).
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
33
Otro autor que ha investigado, con mucho rigor, este concepto en
los años 90 ha sido David Bearman quien considera la descripción como “Una
herramienta que sustenta la evidencia de acciones, especialmente en entornos
organizativos automatizados […] la descripción no puede sustentar la evidencia
de las acciones si esta tiene lugar mucho después de que estas acciones hayan
sucedido.” (BEARMAN, 1996 apud DELGADO, 2007, p. 113-114).
Siguiendo esta idea, Chris Hurley argumenta que la descripción “[…]
debiera desarrollarse desde el momento mismo que se crea el documento con el
objeto de que éste siga siendo comprensible fuera de su entorno de creación y
en conjunción con otros sistemas” el autor rechaza “[…] una descripción post
hoc porque esto dificulta la captura del contexto de creación del documento.”
(HURLEY, 1998 apud DELGADO, 2007, p. 123-125).
Como puede observarse, en los conceptos citados, los autores abogan
por una descripción enfocada a la asignación de metadatos desde las primeras
edades de vida de los documentos. Describir el documento cuando aún mantiene
su valor administrativo garantiza que la información recogida sobre su contexto
sea más exacta y veraz. La descripción ya no está sujeta, como se consideró
durante algún tiempo, a la representación de la información contenida en los
documentos de valor permanente conservada en archivos históricos.
La descripción archivística en la actualidad tiene como finalidad
mantener la autenticidad, veracidad e integridad de los documentos. Para
ello se recomienda realizar la descripción desde el mismo momento en
que se crean los documentos sólo así podrá constituir evidencia de los
actos y las transacciones que se ejecutan. La descripción debe facilitar la
representación, el almacenamiento y la gestión así como el intercambio de
información con valor probatorio.
Hay que tener presente que la descripción en los entornos
electrónicos no es exactamente igual que en los entornos tradicionales. En
este medio interesa mantener la evidencia y por ello se necesita describir
el contexto de creación más que el contenido en sí del documento. No
se puede olvidar que uno de los problemas a los que se enfrentan, en la
actualidad, los profesionales de la información es la preservación de los
documentos en los entornos digitales. El Proyecto InterPARES, al respecto,
expresa “[…] no es posible conservar documentos electrónicos, sólo la
Dunia Llan Paón
capacidad para reproducirlos.”
6
De ahí la importancia de una descripción
dirigida a mantener la evidencia documental a través de los metadatos.
Muchos archiveros se preguntaron si el proceso de gestión de
metadatos sustituiría a la descripción archivística. Como bien expresa
Alejandro Delgado ya estas preguntas han sido resueltas y los archiveros
siguen una tendencia general encaminada a convertir la descripción
archivística en un subproceso de la asignación de metadatos.
Los archiveros tienen ante sí dos tendencias bien definidas
en lo que respecta a la descripción. La primera está relacionada con
el documento electrónico y junto a él los conceptos de metadatos y
evidencia que han cambiado las concepciones teóricas y prácticas de la
descripción. Actualmente no tenemos que esperar a que el documento
llegue a los archivos históricos para describirlos; es decir, se deben describir
los documentos desde su propia formación en los archivos de gestión.
La asignación de metadatos es un proceso continuo que comienza en la
gestión y puede llegar a su fin en los archivos permanentes.
La segunda tendencia corresponde a la descripción de los
documentos con valor permanente. Varios son los profesionales que
se preguntan ¿qué hacer con los documentos de valor secundario a los
que nunca se asignó un metadato?; la respuesta parece sencilla, deben ser
descritos utilizando las normas internacionales y nacionales de descripción
archivística. Otra pregunta está invadiendo el pensamiento de los
archiveros, ¿quiénes dan origen y estructura a los metadatos de descripción
archivística? Es posible responder: los metadatos de descripción se obtienen
a partir de las estructuras de datos de las normas.
La figura siguiente muestra la evolución del concepto de
descripción archivística desde su surgimiento hasta la actualidad y sus
diferentes propósitos.
6
InterPARES es el proyecto que desarrolla proyectos y metodologías para la conservación permanente de
documentos de archivos generados o manejados de forma electrónica y, sobre la base de esto, desarrollar
modelos de políticas, estrategias y estándares capaces de asegurar esa conservación a corto, medio y largo plazo.
Para más información respecto a este proyecto ver: e International Research on Permanent Authentic Records
in Electronic Systems (InterPARES). Disponible en: <http://www.interpares.org/>. Acceso en: 25 feb. 2015.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
35
Figura 5. Evolución conceptual del proceso de descripción
Fuente: elaborado por la autora.
Resumiendo, en la evolución conceptual del proceso descriptivo se
puede apreciar un antes y un después marcado por el proceso de normalización
internacional y los nuevos paradigmas de la archivística. Los archiveros de esta
nueva era de la información y el conocimiento deben estar preparados para
realizar descripciones archivísticas que contribuyan a cumplir dos de las funciones
permanentes de los archivos: la conservación y el acceso a los documentos.
3 FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
El cambio paradigmático acontecido en la Archivística se
fundamenta, principalmente, en el fortalecimiento de su cuerpo teórico. La
Archivística dejó atrás los tiempos de la tecnicidad y la historicidad; épocas
donde se realizaban procesos técnicos sin tener consolidados sus fundamentos
conceptuales. Con el inicio de la posmodernidad, los procesos archivísticos
han consolidado sus preceptos teóricos, desde la clasifi cación pasando por la
Dunia Llan Paón
36
valoración y terminando en la difusión. La descripción, en particular, tiene
muy bien definidos, en esta nueva era, sus fundamentos teóricos.
3.1 DECLARACIÓN DE PRINCIPIOS: CIA Y CUSTARD
Sin lugar a dudas, los primeros pasos hacia la consolidación de
los principios teóricos de la descripción archivística los dio el organismo
internacional responsable por los archivos y el fortalecimiento de la
disciplina como una ciencia. En 1992, el Consejo Internacional de Archivos,
a través de la Comisión Ad Hoc sobre normas de descripción, da a conocer
la primera versión revisada de la Declaración de Principios de Descripción
Archivística (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992).
Esta declaración recoge los planteamientos teóricos por lo que se debe
regir la descripción y su normalización en los tiempos contemporáneos.
La declaración del CIA constituye el primer documento oficial publicado
sobre este tema en el mundo archivístico.
En esta declaración se establece, claramente, cuáles son los
propósitos de la descripción archivística: creación de descripciones
uniformes, pertinentes y explícitas, facilitar la recuperación y el intercambio
de información sobre materiales de archivos, posibilitar el intercambio
de registros de autoridad y posibilitar la integración de las descripciones
realizadas por distintos archivos o instituciones en un sistema integrado de
información (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 1992).
Estos objetivos aún se mantienen vigentes para la descripción archivística.
La década del 90 marca el inicio de la normalización en el campo
de la descripción, por tanto, varios países inician procesos normativos.
Los archiveros de EE.UU y Canadá comienzan a trabajar en un proyecto
común conocido como CUSTARD (Canada-US Task Force on Archival
Description) que tenía como objetivo publicar una norma norteamericana
de descripción. Como consecuencia de este trabajo surgió la Declaración
de Principios del Proyecto CUSTARD. Esta declaración, en buena medida,
parte de la declaración establecida por el CIA y es considerado, también,
un documento significativo para el estudio de este tema.
La declaración del CIA y la de CUSTARD recogen los principios
fundamentales de la descripción archivística y han influido, positivamente,
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
37
en los nuevos proyectos normativos que se han desarrollado. Para conocer
los fundamentos teóricos de este proceso no se puede dejar de estudiar
y analizar las enmiendas recogidas en estas dos declaraciones. Por ello,
a continuación se presenta una figura que muestra los planteamientos
teóricos de ambos documentos.
Figura 6. Declaración de Principios del CIA y CUSTARD
7
Fuente: Elaborado por la autora.
7
Las fuentes utilizadas para la elaboración de esta tabla fueron:
BARBADILLO, J. Apuntes sobre ISAD(G) y la descripción archivística normalizada. Las Palmas de Gran
Canaria: Anroart, 2007.
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Declaración de Principios sobre la Descripción Archivística.
Ottawa: Secretaria de la Comisión sobre Normas de Descripción, 1992.
SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS. Statement of Principles for the CUSTARD. Chicago: Society
of American Archivists, 2001. Disponible en: <http://www.archivists.org/news/custardproject.asp>. Acceso en:
15 oct. 2014.
Dunia Llan Paón
38
Hay varias cuestiones citadas en estas declaraciones que conviene
analizar con detenimiento. En estos principios sobre la descripción se hace
énfasis en el respeto a los principios fundamentales de la Archivística: El
Principio de Procedencia y Respecto al Orden Natural. No es posible
una descripción archivística que no tome en cuenta la procedencia, la
contextualización de los documentos y su evidencia así como la relación
directa entre documentos y funciones. La descripción pos-custodial tiene
que contemplar información contextual y funcional de los documentos
producidos en los nuevos contextos administrativos.
Estos documentos, también, recogen la interrelación que
existe entre dos procesos de la archivística: clasificación (identificación y
ordenación) y descripción. Si bien es cierto que la descripción en un proceso
que puede comenzar en la génesis del documento es preciso especificar
que no es posible asignar metadatos de descripción si antes no finalizó un
proceso administrativo y, por tanto, organizó la unidad de descripción.
En las declaraciones se expone que la descripción se aplica a
todos los materiales de archivo con independencia de su forma o soporte,
a colecciones y documentos sueltos. Es importante destacar que la
descripción, tanto en la teoría como en la práctica, debe estar concebida
para describir cualquier documento, sea cual sea su soporte, formato,
extensión o tamaño. Además debe dar respuesta tanto a conjuntos
orgánicos-funcionales de documentos como a colecciones, documentos
sueltos o componentes documentales. La descripción debe ser abierta y
permitir la representación de cualquier unidad de descripción producida o
conservada en ambientes híbridos, donde convivan documentos en papel
y documentos electrónicos.
Los nuevos principios, asimismo, establecen la importancia
de describir a los agentes que han producido, gestionado o almacenado
documentos. En los sistemas actuales de descripción archivística es, casi,
obligatorio que se describan los productores y sus relaciones con los
documentos y las funciones. Los productores pueden ser personas físicas,
jurídicas o familias y pueden desempeñar diversos papeles con respecto
a los documentos (autores, productores, coleccionistas y gestores).La
descripción debe responder a las relaciones existentes entre documentos y
productores y, para ello, debe representarlos convenientemente.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
39
Otro aspecto que marca la descripción en el pos-custodial, es sin
lugar a dudas, el principio de descripción multinivel y las relaciones entre
los niveles de organización. No se puede hablar de descripción o de su
normalización sin antes analizar en qué consiste la descripción por niveles.
Por su importancia, se presenta en un epígrafe independiente.
3.2 DESCRIPCIÓN MULTINIVEL
La regla de descripción por niveles es un nuevo principio definido por
el Consejo Internacional de Archivos en la década del 90. El punto de partida
de ISAD(G) es el respeto a los fondos archivísticos, a partir de esta idea es que
surge un modelo conceptual pensado y enfocado, sólo, a los documentos.
La norma internacional define este nuevo modelo descriptivo como:
[…] la descripción de un fondo como un todo y su representación en
una descripción, utilizando los elementos apropiados […] la descripción
de las partes que integran un fondo y su descripción por separado,
utilizando los elementos adecuados […] la suma total de todas estas
descripciones, jerárquicamente unidas entre sí, representan el fondo y
las partes descritas. Esto es a lo que se denomina descripción multinivel.
(CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 16).
Para aplicar este método, fue necesario definir, previamente, los
niveles de organización de un fondo archivístico, pues sólo así se podían
establecer los niveles jerárquicos entre las descripciones. Un nivel de
descripción, según el CIA es “El lugar que ocupa la unidad de descripción
dentro de la jerarquía de un fondo.” (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 2000, p. 14).
A continuación se expone el modelo de niveles de organización
propuesto en la norma internacional y los vínculos jerárquicos que se
forman.
Dunia Llan Paón
Unidad
Documental
Compuesta
FONDO
Subfondo
Serie
Serie
Serie
Subserie
Subserie
Unidad
Documental
Compuesta
Unidad
Documental
Compuesta
Unidad
Documental
Compuesta
Unidad
Documental
Simple
Unidad
Documental
Simple
Figura 7. Modelos de organización de un fondo según ISAD(G)
Fuente: ISAD(G), 2000, p. 51.
Este modelo jerárquico no incluye todas las combinaciones
posibles de niveles; los niveles presentados pueden incluir los niveles
intermedios que se considere necesario (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 2000, p. 48).
La descripción multinivel se utiliza para describir el fondo y todas
sus partes. Sin la descripción del nivel superior (fondo) no se puede presentar
el resto de descripciones. Es decir, no se debe describir una serie si antes no se
describieron los niveles superiores (fondo y subfondo) aunque sólo se utilice
para estas descripciones un mínimo de elementos descriptivos.
Para establecer las jerarquías y las relaciones entre el fondo y sus
partes y, por tanto, realizar una descripción multinivel es necesario cumplir
las cuatro reglas fundamentales que definen esta técnica descriptiva. El
mapa conceptual de la figura siguiente específica y resume estas reglas.
Esta nueva forma de descripción basada en la jerarquía de niveles
de organización constituye una de las propuestas que comenzó a mudar
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
el proceso descriptivo en el período pos-custodial. En la actualidad la
descripción debe representar todos los niveles de organización y vincularlos
jerárquicamente entre sí, partiendo de lo general a lo específico. Además
debe proporcionar información del nivel que se está describiendo y con
ello evitar la repetición de datos señalados en niveles superiores.
Este modelaje conceptual de jerarquía en la descripción es lo que
hace posible que en un sistema unificado de descripción archivística se pueda
entrelazar y vincular la información de una unidad documental simple, con su
serie o el fondo que le dio origen. El principio de descripción multinivel facilitó
el camino para que, hoy, a través de un clic sobre un hipervínculo se consiga
navegar por las descripciones de un fondo y las partes que lo componen.
Figura 8. Descripción Multinivel
Fuente: elaborado por la autora.
Dunia Llan Paón
3.3 MODELOS CONCEPTUALES
El modelo conceptual de descripción multinivel está pensado,
únicamente, para la representación y las interrelaciones del fondo, dejando
fuera otros elementos importantes que intervienen en la producción,
gestión y conservación de los documentos.
Por tanto, se debía continuar repensando los principios de la
descripción y plantear modelos conceptuales más completos, orientados a
una descripción que incluyera otras entidades descriptivas. Los anteriores
principios representaban una descripción unidimensional, sólo orientada
a los documentos, entonces, se hacía obligatorio exponer principios
adecuados a descripciones pluridimensionales.
La descripción archivística en tiempos del paradigma pos-custodial
debe consolidar sus bases teóricas a partir de modelos conceptuales. Pero,
¿qué es un modelo conceptual? “Un modelo conceptual es una técnica
formal para la representación entre los principales conceptos y relaciones
en un ámbito dado del conocimiento.” (GUEGUEN et al., 2013, p. 9).
Según la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística
(CNEDA), un modelo conceptual de descripción archivística es “La
representación de la realidad a un alto nivel de abstracción en el que quedan
descritos los tipos de entidad archivísticos, sus relaciones y atributos.”
(COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19). A su vez, una entidad, según esta comisión,
es “Cualquier objeto real o abstracto que existe, ha existido o puede llegar a
existir.” (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 18). Las entidades archivísticas serán abordadas
de forma independiente en el próximo epígrafe.
Resumiendo, un modelo conceptual de descripción archivística
es un modelado de datos donde deben especificarse los tipos de entidades
a describir, las relaciones entre las entidades y sus atributos. Los modelos
conceptuales de descripción archivística se basan en el modelo entidad-
relación (E-R) surgido a partir del desarrollo de las tecnologías de bases
de datos y creado por Peter P. Chen en 1976. Los archiveros, a partir de
este modelo creado para ambientes tecnológicos, han desarrollado algunas
iniciativas de modelado de datos para la descripción archivística.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
El modelo con más trayectoria y que más ha sido trabajado es el
Australian Government Recordkeeping Metadata Standard, que cuenta con
varias versiones, las más actualizadas, hasta la finalización de este libro,
la versión 2.0 (2008) y la versión 2.2 (2015) (AGRkMS). Otro modelo,
ampliamente difundido es la Technical Specifications for the Electronic
Recordkeeping Metadata Standard, version 1.0 (2008) publicado por los
Archivos de Nueva Zelanda. Ambos estándares están basadas en revisiones
del modelo australiano Recordkeeping Metadata Standard for Commonwealth
Agencies en su version 1.0 (2000). Las referencias bibliográficas de estos
modelos pueden ser consultadas en la bibliografía de este libro.
La AGRkMS abarca un modelo pluridimensional de la descripción
archivística, distinguiéndose del enfoque unidimensional utilizado hasta
el momento. El modelo identifica cinco entidades: documento, agente,
funciones, mandato y relación. La entidad relación desempeña el papel
de interrelacionar las otras cuatro entidades para formar una descripción
completa (GUEGUEN et al., 2013, p. 11).
Otro modelo conceptual para la descripción fue elaborado en
España, por la CNEDA. Esta comisión propuso como uno de sus objetivos
principales la elaboración de un modelo en el que se identificaran los
distintos tipos de entidad, sus relaciones y atributos y los requisitos de
datos básicos para las descripciones de documentos de archivo, agentes
y funciones. En Octubre del 2007, la comisión comenzó a trabajar en el
desarrollo de este complejo modelo conceptual y en el año 2012 publican
la versión final titulada: Modelo Conceptual de Descripción Archivística
y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de
Archivo, Agentes y Funciones.
El modelo español de descripción archivística está desarrollado
con la técnica de modelado de datos E-R y se identifican los siguientes
tipos de entidad: documentos de archivo, agente, función y sus divisiones,
norma, concepto, objeto o acontecimiento, lugar. Se identifican, además,
las relaciones entre entidades de estos tipos, así como los atributos de tres
tipos de entidad (documentos de archivo, agente; función y sus divisiones)
y de dichas relaciones (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
Dunia Llan Paón
En Finlandia, los Archivos Nacionales (Arkistolaitos) nombraron
un grupo de trabajo para desarrollar un modelo conceptual de descripción.
Este grupo publicó, en Enero del 2013, la versión borrador del Finnish
Conceptual Model for Archival Description. El modelo finlandés aboga por
la separación y la interrelación de las entidades centrales de descripción.
Reconoce las entidades: función, agente, recursos de información, el ciclo de
vida, mandato, lugar, tiempo y asunto. El ciclo de vida se describe asociado
a la gestión de documentos en ambientes empresariales (GUEGUEN et
al., 2013, p. 12).
Por su parte, el CIA, en el 2012, formó el Grupo de Expertos
en Descripción Archivística (EGAD) sucesor del Comité de Buenas
Prácticas y Normas responsable, hasta ese momento, de la normalización.
Este grupo tiene dentro de sus objetivos desarrollar un modelo conceptual
internacional para la descripción archivística que garantice la integración
e interrelación de las cuatro normas de descripción en sistemas unificados
de información archivística. El EGAD tiene una agenda de cuatro años
para finalizar el proyecto (2012-2016). Este grupo analizará los modelos
conceptuales desarrollados en Australia, España y Finlandia y, además,
tendrá en cuenta los modelos existentes de bibliotecas y museos.
El modelo debe abordar, en primer lugar, los principios y
necesidades de la comunidad archivística. En particular, el modelo se
basará en el principio duradero de procedencia. El modelo se centrará
en la separación y la interrelación de los principales componentes de
la descripción archivística para proporcionar una base al desarrollo de
sistemas de descripción de archivos (GUEGUEN et al., 2013, p. 13).
Para ejemplificar el tema de modelos conceptuales y facilitar su
comprensión, a continuación se exponen algunos ejemplos de entidades
archivísticas y las relaciones que se establecen entre ellas. Estos diagramas
se realizaron a partir de los tipos de relaciones identificados y definidos por
la CNEDA en el Modelo Conceptual de Descripción Archivística, en la
Parte 2 de Relaciones.
Una de las posibles relaciones entre entidades archivísticas es la
formada entre el documento de archivo y el productor. Los documentos de
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
archivos son creados, producidos, gestionados, por productores y, estos, a
su vez, crean, producen y gestionan documentos.
Figura 9. Relación documento / productor
Fuente: elaborada por la autora.
Otro tipo de relación es la definida entre productor y funciones/
subdivisiones. El productor realiza funciones y, estas, a su vez, son realizadas
por el productor.
Figura 10. Relación productor/ funciones
Fuente: elaborada por la autora.
Dunia Llan Paón
Por último, la relación documento de archivo y funciones/
subdivisiones. Los documentos testimonian funciones y, estas, a su vez, se
testimonian en documentos.
Figura 11. Relación documentos / funciones
Fuente: elaborada por la autora.
Estos son algunas de las entidades y los tipos de relaciones
que se pueden establecer en un modelo conceptual. El propósito de los
modelos conceptuales archivísticos es reflejar todas las entidades que están
involucradas en el proceso descriptivo, orientado a una representación
pluridimensional de los objetos de los que se extrae información. Los
modelos conceptuales, en la llamada época posmoderna, deben facilitar
la creación de sistemas eficientes que garanticen el acceso integrado de la
información no sólo entre archivos sino también entre bibliotecas, museos
y otras instituciones de información.
4 ENTIDADES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
La definición de las entidades archivísticas es un factor clave para el
desarrollo eficiente del proceso descriptivo. Las entidades son el eje central
de este proceso, de ahí, la importancia de identificarlas correctamente.
Según el Modelo Conceptual de la CNEDA, las entidades archivísticas
constituyen:
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
Clases de objetos de la realidad archivística, percibidas como categorías
claramente diferenciadas, las cuales pueden estar reflejadas en los
sistemas de descripción archivística de distinta manera, pudiendo,
incluso, estar representadas en ellos por descripciones independientes,
aunque interrelacionadas. (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS
DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 23).
Las entidades son aquellos objetos o cosas de los que se recoge
información en los sistemas de descripción archivística, es decir, son el
foco de las representaciones descriptivas y de la normalización del proceso.
Los tres modelos conceptuales de descripción archivística que se
han desarrollado definen las siguientes entidades archivísticas:
Document
o de
Archivo
Productor
Funciones
Norma
Concepto,
Objeto,
Asunto
Acontecimiento
Lugar
Relación
Recursos de
Información
Ciclo de
Vida
Tiempo
Figura 12. Tipos de entidades en los modelos de Australia, España y Finlandia
8
Fuente: elaborada por la autora.
8
En los modelos conceptuales analizados se definen cada una de estas entidades archivísticas. A continuación
se citan estos conceptos:
Documento de archivo: se refiere al objeto tangible de la gestión documental, el cual constituye, en general,
el centro de atención de la Archivística (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 18).
Agente o productor: se aplica a los actores responsables o involucrados en la creación, producción,
gestión documental, etc. de los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 16).
Funciones y subdivisiones: se refiere a las funciones, actividades/procesos y acciones realizadas por los agentes,
que quedan testimoniadas en los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 19).
Norma: se aplica a las disposiciones que regulan la existencia de los agentes, las funciones que éstos realizan o los
documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA,
2012, p. 19).
Dunia Llan Paón
El CIA aún no ha desarrollado un modelo conceptual internacional
pero sí publicó cuatro normas internacionales. Estos estándares incluyen
las estructuras de datos para describir las siguientes entidades:
Documentos
de Archivo
Productor
Funciones
Instituciones
de custodia
Figura 13. Tipos de entidades del conjunto normativo del CIA
Fuente: elaborada por la autora.
De forma general, estos son las entidades archivísticas con las que
trabaja la descripción. En todos los modelos analizados y en las normas
del CIA hay coincidencia en sólo tres entidades: documento de archivo,
productor y funciones. Los sistemas unificados de información archivística
deben incluir, siempre, información sobre los documentos y sus productores
y, opcionalmente, de entidades de otro tipo. Los sistemas actuales tienden
a ser más completos e incluir la mayoría de las entidades aquí propuestas.
4.1SUBTIPOS DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
Los documentos de archivo, los agentes y las funciones son
las únicas entidades que presentan subtipos. Un subtipo de entidad es,
según el modelo conceptual de la CNEDA (2012): “Una categoría de un
subconjunto de entidades pertenecientes al mismo tipo que poseen los
Concepto, objeto, acontecimiento, asunto: se refiere a las ideas o nociones abstractas, cosas materiales, eventos,
asuntos o sucesos de que tratan los documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 17).
Lugar: se aplica a los espacios determinados (de que tratan los documentos de archivo, en los que se otorgan los
documentos de archivo (COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA,
2012, p. 19).
Tiempo: se refiere a lapsus de tiempo determinados (en los que se ubican los documentos de archivo)
(NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 17).
Relación: Correspondencia, asociación o vinculación de cualquier tipo entre entidades (COMISIÓN DE
NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2012, p. 20).
Recursos de Información: comprende los recursos analógicos, digitales y otros materiales textuales, sonoros,
gráficos y en otros formatos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
Gestión del ciclo de vida: se describe como la gestión de la información en las diferentes etapas del ciclo de vida
de los documentos (NATIONAL ARCHIVES SERVICE OF FINLAND, 2013, p. 10).
Instituciones que custodian recursos archivísticos: Institución responsable de la conservación de los documentos,
se basa en su posesión física y no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los
documentos (CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007b, p. 11).
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
mismos atributos y relaciones. También denominado subclase de tipo de
entidad.” (p. 21).
En el gráfico de la próxima figura se muestra la propuesta que
hace la CNEDA para los subtipos de estas tres entidades. Los subtipos de
entidades no son definidos de igual forma en todos los países, este aspecto
puede variar de acuerdo a los contextos y las tradiciones de cada comunidad
archivística. Por ejemplo, los subtipos de entidades del documento de
archivo propuestos para España no coinciden con las de EE.UU, Brasil y
otros países. El CIA ha definido subtipos de entidades a nivel internacional
que deben ser respetadas pero, a la vez, pueden incluirse otras de acuerdo a
las necesidades de cada región. Se toma como ejemplo en este libro el caso
español porque es el modelo conceptual más completo en este sentido y
más semejante a la realidad archivística latinoamericana.
Dunia Llan Paón
50
Grupo de
Fondos
Fondos
División de
Fondo
Serie
Subserie
Fracción de serie
Unidad
Documental
Colección
División de
Colección
Componente
Documental
Institución
Familia
Persona
Función
División de
Función
Actividad/
Proceso
Acción
Documentos de
Archivo
Productor
Funciones y sus
Divisiones
Figura 14. Subtipos de entidad en el modelo conceptual de CNEDA
Fuente: Modelo Conceptual de CNEDA, 2012, p. 25.
Por la importancia de estas entidades y subtipos de entidades
en el proceso de descripción y en la formación de sistema integrados de
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
51
información archivística, es conveniente explicar cada uno de ellos por
separados para tener un mayor conocimiento sobre este tema.
4.
1.1 ENTIDAD DOCUMENTO DE ARCHIVO. SUBTIPOS
El documento de archivo es una entidad clave en el proceso
descriptivo. Muchas han sido las definiciones que se han publicado sobre
esta entidad. El documento es el centro de la atención de los archivos y la
archivística. Según ISAD(G) un documento de archivo es “Información
registrada en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida
y conservada por cualquier persona física o jurídica en el ejercicio
de sus competencias o en el desarrollo de su actividad.” (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 13).
En el caso de la descripción, el documento de archivo constituye
una entidad archivística de la cual se recoge información. El documento,
como se dijo anteriormente, presenta varios subtipos de entidades
9
. En
la figura siguiente, se exponen los subtipos más conocidos así como una
explicación y ejemplificación de cada uno de ellos.
Los subtipos de entidades ejemplificados son un resumen de los
niveles de descripción propuestos por el CIA y las comunidades archivísticas
de: España, Reino Unido, Portugal, EE.UU, Canadá, Finlandia, Brasil
y Uruguay. Los subtipos pueden variar en cada país pues las tradiciones
archivísticas no son exactamente iguales.
En el mapa conceptual mostrado en la próxima figura se ejemplifica
los subtipos de entidades propuestas en las normativas publicadas por
los países mencionados. En ISAD(G) se proponen seis niveles básicos
(fondo, subfondo, serie, subserie, unidad documental compuesta y unidad
documental simple), pero la comunidades archivísticas de otros países han
creado nuevos niveles como es el caso de: archivo, colecciones o unidades
de localización. Asimismo, se ha establecido una gran variedad de niveles
intermedios que se ven, claramente, reflejados en los niveles serie y fondo.
9
Los subtipos de la entidad documento de archivo, también son conocidos como niveles de descripción en
ISAD(G) o agrupaciones documentales según la CNEDA y la práctica archivística española.
52
Figura 15. Subtipos de la entidad documento de archivo
Fuente: elaborada por la autora.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
53
4.1.2 ENTIDAD PRODUCTOR. SUBTIPOS
El productor es, junto al documento, uno de los conceptos
principales vinculados a la descripción archivística. En todos los sistemas
integrados de descripción es, casi, obligatorio que se describan los productores
de los documentos. El CIA, para la descripción de los productores, elaboró
la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridades de Archivos
Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR(CPF)) a modo de
guía para la redacción de registros de autoridades de archivos, más adelante
esta norma será presentada.
En, ISAAR(CPF) (2004) los productores son “Cualquier entidad
(institución, familia o persona) que ha producido, reunido y/o conservado
documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional.” (p.
12). El productor desempeña diversos papeles con respecto a los documentos
de archivo, puede ser: autor, productor, coleccionistas o gestor.
Los productores desempeñan un papel determinante en la
búsqueda y recuperación de la información contenida en los documentos
pues constituyen puntos de acceso y por tanto ayudan en la identificación
y localización de las descripciones archivísticas. Los productores son el
punto de acceso principal de la unidad de descripción. A continuación,
se muestra en un mapa conceptual donde se exponen algunas de las ideas
propuestas:
Dunia Llan Paón
Figura 16. Modelo conceptual productor archivístico
Fuente: elaborada por la autora.
La entidad productor presenta tres subtipos de entidades bien
definidas: institución, familia y personas físicas. Estas sub-entidades son
las responsables de cumplir las funciones y actividades que generan la
documentación. A continuación se muestra un mapa conceptual dónde se
analizan y ejemplifican cada uno de ellos.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
55
Figura 17. Subtipos de la entidad productor
Fuente: elaborada por la autora.
Estos subtipos de entidades (instituciones, familias y personas)
presentan un alcance específico; es decir, cada una de ellas incluye
determinadas categorías que responden a funciones concretas. A
continuación se muestran tres mapas conceptuales donde se expone el
alcance de estas entidades seguido de algunos ejemplos que ayudan a
comprender los tres subtipos.
56
Figura 18. Subtipo - institución - alcance
Fuente: elaborada por la autora.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
57
Figura 19. Subtipo - familia – alcance
Fuente: elaborada por la autora.
Figura 20. Subtipo - persona – alcance
Fuente: elaborada por la autora.
Dunia Llan Paón
58
4.1.3 ENTIDAD FUNCIÓN. SUBTIPOS
La función es otra de las entidades fundamentales de los sistemas
integrados de descripción archivística y, además, es de las entidades que presenta
varios subtipos. El CIA, para la descripción de las funciones y sus subdivisiones,
elaboró la Norma Internacional para la Descripción de Funciones (ISDF).
Esta norma sirve de modelo para la descripción de funciones de instituciones
vinculadas a la producción y conservación de los documentos.
Las funciones son “Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad
o tarea asignada a una institución por la legislación, política o mandato.
Las funciones pueden dividirse en conjuntos de operaciones coordinadas
como sub-funciones, procesos, actividades, tareas o acciones.” (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2007a, p. 10).
Figura 21. Descripción de funciones. Finalidad
Fuente: ISDF, 2007, p. 7.
Las funciones presentan varias subdivisiones que constituyen
los subtipos de esta entidad; las más utilizadas son: subfunción o división
de función, proceso, actividad, acción u otro término relacionado. Estos
subtipos de funciones son realizados, también, por los productores
y manifestados en los documentos. A continuación se explican estas
divisiones a través de un mapa conceptual.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
59
Figura 22. Subtipos - entidad función
Fuente: ISDF y Modelo Conceptual CNEDA.
Las funciones y sus subtipos forman parte de los sistemas actuales
de descripción. En los tiempos actuales donde la archivística afronta el
paradigma posmoderno y los archivos se convierten en receptores de las
teorías y practicas pos-custodiales, la descripción debe representar todas
las entidades archivísticas y relacionarlas a través de esquemas de datos
y contenidos normalizados. En los próximos epígrafes analizaremos los
procesos de normalización que se han desarrollado y que, sin lugar a
dudas, son el mayor exponente de los nuevos paradigmas en la descripción
archivística.
5 LA DESCRIPCIÓN Y EL PROCESO DE NORMALIZACIÓN
Antes de analizar los procesos de normalización que se han
desarrollado en diferentes países, es preciso conocer los aspectos sociales,
económicos y políticos que hicieron posible, en la década de los 90, el
inicio de un proceso internacional de normalización de la descripción en
los archivos.
Dunia Llan Paón
60
5.1 CONTEXTO DE DESARROLLO DE LA NORMALIZACIÓN INTERNACIONAL
Durante mucho años los profesionales del área no aceptaban la
idea de normalizar los procesos archivísticos, mucho menos la descripción.
Los archiveros defendían ciertas premisas relacionadas con las características
del documento de archivo, el perfil de los usuarios o la forma tradicional
de trabajo en los archivos que dificultaban el inicio de cualquier proceso
normativo. Todo ello unido a la diversidad de planteamientos teóricos
existentes: corrientes custodiales y corrientes pos-custodiales.
El inicio de la posmodernidad en la Archivística hizo posible, como
ya se comentó, una renovación en las concepciones de los archiveros. La
consolidación del cuerpo teórico de la archivística, el desarrollo económico
y social impulsado en los años 80, la expansión de las tecnologías de la
información y las comunicaciones, el fenómeno de la globalización de la
información, la existencia de nuevos soportes y formatos de información
y la diversificación de los perfiles de los usuarios fueron, sin lugar a dudas,
los aspectos determinantes para poner fin a viejas discusiones relacionadas
con la normalización de los procesos archivísticos.
Las tecnologías caracterizan a la sociedad actual y a todos los
campos del conocimiento, incluyendo la archivística. Sin duda, el desarrollo
de la informática constituye el elemento principal que fundamenta la
transformación de los métodos y formas de trabajo en los archivos.
La incorporación de nuevos usuarios a los archivos también
ayudó a promover los cambios en el mundo archivístico. Las características
de las comunidades de usuarios han variado así como su comportamiento
ante el uso de la información. Según Javier Tarraubella la implantación
de las tecnologías de la información, tanto en la producción documental
como en su circulación, supone la aparición de un nuevo concepto de
usuario que no accederá personalmente a los archivos para consultar la
documentación, sino que lo hará desde su casa o desde su lugar de trabajo,
conectándose con su ordenador a las redes telemáticas de información para
acceder a los instrumentos descriptivos de los archivos o directamente a sus
fondos documentales y obtener, consultar o reproducir los documentos o
la información que le interese (TARRAUBELLA, 1998, p. 201). Ante esta
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
61
situación los archivos se han visto obligados a diseñar nuevas estrategias de
acceso y difusión de la información.
Figura 23. Contexto de desarrollo de la normalización internacional
Fuente: elaborada por la autora.
En este contexto, en el que se ven inmersos los archivos, es en el que
se debe entender el proceso internacional de normalización de la descripción
archivística. Los profesionales se percataron de que sólo podían responder
efi cazmente a los nuevos retos de la sociedad si tenían correctamente descritos
los documentos y el resto de entidades archivísticas. Para ello, según Esteban
Navarro y Gay Molíns “[…] era necesario contar con unos principios y
unas reglas universalmente aceptadas que indicaran cómo describir, qué
datos identifi cativos se debían extraer y cómo estos se debían presentar y
organizar.”(ESTEBAN NAVARRO; GAY MOLÍNS, 1998, p. 9).
Una vez repensados los principios de la descripción había que
plantearse un cambio en las formas prácticas de realizar este proceso. Era
el momento comenzar a un movimiento normativo en la archivística. La
regulación de la descripción constituía el camino más efi caz para obtener
mejores resultados en la representación de las entidades archivísticas y su
intercambio en los ambientes digitales.
Dunia Llan Paón
62
5.2 LAS NORMAS INTERNACIONALES DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Los primeros trabajos desarrollados por el CIA relacionados
con la normalización de la descripción archivística se remontan a los
años 70, década en la que se realizaron varios glosarios y diccionarios que
contribuyeron a delimitar el alcance y la tipología de diversos instrumentos
de descripción. No obstante, es en la década de los 80 cuando se produce la
aparición de los primeros textos normativos. En esta época, destacaron por
su repercusión tres estándares: Archives, Personal Papers and Manuscripts
(APPM), elaborado en EE.UU. por Stephen Hensen en 1983 con una
segunda edición en 1989; las Rules of Archival Description (RAD) de Canadá,
publicadas entre 1989 y 1992 y el Manual of Archival Description (MAD),
de Reino Unido, publicado en 1986 por Michael Cook con una segunda
versión en 1989 contando con la co-autoría de Margaret Procter. Los tres
estándares anglosajones presentaban una gran influencia de las normas de
catalogación de bibliotecas, aunque respetaron las prácticas descriptivas
nacionales existentes. Estas normas sentaron las bases para la elaboración
de las futuras normas internacionales de descripción archivística.
El desarrollo teórico de la archivística en la década del 90, la
influencia de las tecnología en los archivos así como las experiencias de
aplicación de estas normas nacionales llevaron a la comunidad archivística
internacional al convencimiento de que era posible, en ese momento,
redactar textos normativos que regularan la práctica de la descripción en
los archivos y, al mismo tiempo, promovieron el entendimiento para poner
en marcha el proceso de normalización internacional. Hasta la fecha, la
descripción era sinónimo de instrumento de referencia o búsqueda (guías,
catálogos, inventarios, índices) y el centro de atención eran los documentos
y no las interrelaciones entre las diferentes entidades archivísticas. Estos
instrumentos no se realizaban de forma homogénea, cada sistema de
archivo diseñaba los instrumentos de descripción con estructuras de datos
adecuadas a sus realidades.
A finales de la década del 80 y principios de los 90 del Siglo XX,
el Consejo Internacional de Archivos comenzó a realizar un movimiento
internacional de normalización que finalizaría con la publicación de las
normas internacionales. El CIA contaba con la autoridad necesaria a nivel
mundial para llevar a cabo un proyecto de esta envergadura. No obstante,
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
63
precisaba del apoyo de la comunidad archivística internacional para que
el proyecto tuviera una aceptación completa. Bonal Zazo sobre este tema
expresó: “[…] conscientes de esta realidad, el CIA promovió el desarrollo
de un proceso institucional y universal, auspiciado y respaldado por los
organismos archivísticos internacionales, a la vez que participativo y
representativo.” (BONAL ZAZO, 2000, p. 117).
Varios son los libros, artículos y documentos que abordan y
explican el proceso de elaboración de los estándares internacionales. A
continuación se presenta una tabla que, de forma resumida, pretende mostrar
las actividades más importantes realizadas por el Consejo Internacional
de Archivos para realizar un proceso internacional de normalización que
culmina con la publicación de varias normas.
Tabla 1. Actividades realizadas por el CIA en el proceso de normalización
internacional
EL CIA Y EL PROCESO INTERNACIONAL DE NORMALIZACIÓN
Fecha (Lugar) Actividades
1988, Canadá
Reunión de expertos sobre normas de descripción. Se analizaron las principales
experiencias teóricas y prácticas que existían en el mundo en materia de
descripción para poder conocer el estado de la cuestión y, de esa forma,
comenzar el proceso de normalización.
1989, Francia
Reunión celebrada, en Paris, bajo el patrocinio de la UNESCO. Este encuentro
tuvo como objetivo planificar las actividades que se debían desarrollar para
elaborar las normas internacionales.
1990, Polonia
Reunión celebrada para constituir una comisión especializada para la
formación de las normas y el cumplimiento de los acuerdos de las reuniones. Se
constituyó, de esta forma, la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción.
1990, Alemania
Primera reunión plenaria de la Comisión Ad Hoc sobre Normas de Descripción.
Se aprueba la primera versión de la Declaración de Principios de Descripción
Archivística.
1992, España
Se aprueba la versión final de la Declaración de Principios de Descripción
Archivística. Se presenta el primer borrador de las reglas generales para la
descripción de documentos.
1992, Canadá
XII Congreso Internacional de Archivos en Montreal. Debate sobre cuestiones
teóricas de la descripción archivística. Se presentaron opiniones orales acerca
de la declaración de principios y el borrador de la norma.
1992, Suecia
Tercera sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc, siguiendo las recomendaciones
y comentarios del congreso de Montreal, se aprueba la primera versión
definitiva de la norma ISAD(G).
Dunia Llan Paón
1993-1995
La Comisión Ad Hoc comienza a trabajar en la creación de una norma
internacional para la creación de registros de autoridades.
1994, Suecia
Se celebra la cuarta sesión plenaria de la Comisión Ad Hoc, se recomienda la
disolución de la comisión y la creación de un órgano permanente responsable
de la revisión y mantenimiento de las normas.
1996 La Comisión Ad Hoc publica la primera versión de la norma ISAAR(CPF).
1996, China
XIII Congreso Internacional de Archivos en Pekín se disuelve la Comisión Ad
Hoc y se crea el Comité sobre Normas Descriptivas.
1998, Suecia
Reunión del Comité de Normalización, se elaboró un proyecto inicial sobre la
segunda versión de la normaISAD(G).
2000, España
XIV Congreso Internacional de Archivos en Sevilla se presenta la segunda
versión de la norma ISAD(G).
2000
El Comité sobre Normas Descriptivas comienza la revisión de la primera
versión de la norma ISAAR(CPF). Durante este período se mantiene un
constante intercambio de ideas con la comunidad archivística internacional
para saber comentarios y proposiciones.
2001, Bélgica
Reunión Plenaria del Comité sobre Normas Descriptivas. Análisis de la
primera versión de ISAAR(CPF). Se tuvieron en cuenta los comentarios
presentados por la comunidad y se tomaron una serie de decisiones sobre las
modificaciones que se deberían realizar a la norma.
2002, España y
Brasil
Reuniones plenarias donde se discutió y aprobó el primer borrador de la
revisión de la norma ISAAR(CPF).
2003
El borrador del estándar de autoridades fue publicado en la página web del
CIA/CDS en enero de 2003. Desde este momento se solicitó a la comunidad
archivística internacional la presentación de comentarios a la propuesta de la
norma revisada.
2004, Austria
XV Congreso Internacional de Archivos en Viena se presenta la publicación
definitiva de la segunda versión de ISAAR(CPF).
2004
Se constituye el Comité de Normas Profesionales y Buenas Prácticas del CIA,
en los próximos años sería el responsable del mantenimiento y revisión de las
normas internacionales
2005, Suiza
Reunión de la Sección provisional de Normas Profesionales y Buenas
Prácticas. Se crean dos grupos de trabajo con el objetivo de crear una norma
internacional para la descripción de funciones en los sistemas de información
archivística y una norma internacional relativa a las Instituciones
Archivísticas que tienen la custodia de los documentos.
2006, Francia
Uno de los grupos de trabajo terminó un primer borrador de la norma de
funciones que fue discutido, modificado y ampliado en la reunión que se
celebró en Paris.
2006, Italia
Otro grupo de trabajo terminó un primer borrador de la norma sobre las
instituciones de custodia que fue discutido, modificado y ampliado en la
reunión que se celebró en Milán y, posteriormente, en Madrid.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
65
2007, Alemania
Reunión plenaria del Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales, se
debaten los comentarios recibidos de la comunidad archivística sobre la norma
de funciones e instituciones de custodia. Primeros borradores oficiales.
2008, Malasia
XVI Congreso Internacional de Archivos en Kuala Lumpur, se presenta la
primera versión de la norma ISDF y la primera versión de la norma ISIAH.
2012
Se constituye el Grupo de Expertos en Descripción Archivística del CIA con
la misión de promover y facilitar el intercambio internacional de información
sobre recursos archivísticos.
2012-2016
El Grupo de Expertos en Descripción Archivística tiene como principal
propósito, en estos cuatro años, desarrollar un modelo conceptual de datos
que permita a los archiveros integrar e interrelacionar las cuatro normas
descriptivas del CIA en sistemas de información archivística completos.
Resumiendo, todas estas actividades dieron lugar a la publicación
del actual conjunto normativo del CIA.
Figura 24. Normas internacionales de descripción archivística
Fuente: elaborada por la autora.
Estas normas, en su conjunto, regularizan las estructuras de datos
que deben ser utilizadas para describir los documentos, los productores, las
funciones y las instituciones que custodian documentos de archivo a nivel
Dunia Llan Paón
66
internacional. Estos estándares no son considerados de contenidos, ni de
presentación ni de codificación; el CIA tiene por objetivo normalizar las
estructuras de datos, para de esta forma, contar a nivel internacional con
estructuras homogéneas utilizadas en cualquier sistema de archivos.
El CIA se basó, para la creación de los estándares, en las relaciones
que se establecen entre productor, funciones, documentos e instituciones
de custodia. A partir de esta interpretación de la realidad archivística
creó estructuras de datos adaptadas a cada una de las entidades. Estas
interrelaciones fueron definidas en la norma ISDF. A continuación se
expone las relaciones y su vinculación con las normas.
Figura 25. Representación de relaciones entre productores, funciones,
documentos y normas
Fuente: ISDF, 2007, p. 31.
Actualmente, el CIA, a través del Grupo de Expertos en
Descripción Archivística, se encuentra trabajando en un proyecto que tiene
una duración prevista de cuatro años. Este grupo tiene como objetivo crear
un compendio normativo que articule las cuatro normas. Este compendio
debe contar con un capítulo introductorio común, un sólo glosario, un
sólo capítulo de relaciones y debe proporcionar una misma estructura
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
67
a los elementos, así como homogeneizar los nombres de los elementos
descriptivos que ya están desarrollados.
Otro tema importante en el que está trabajando este grupo es en
el desarrollo de un modelo conceptual de datos que permita a los archiveros
integrar e interrelacionar las cuatro normas descriptivas del CIA en sistemas
de información archivística completos. Está prevista la finalización de este
trabajo en el año 2016.
5.3 ESTRUCTURAS DE DATOS PARA LA DESCRIPCIÓN DE ENTIDADES ARCHIVÍSTICAS
Como se ha expuesto anteriormente, el Consejo Internacional de
Archivos ha establecido una estructura de datos para regular la descripción de
las cuatro entidades archivística. Es decir, propuso un conjunto de elementos
de descripción que deben incluirse en las representaciones de estas entidades
y en los sistemas de descripción archivísticos. A continuación se presentan las
estructuras de datos para documentos, productores, funciones e instituciones
de custodia.
Tabla 2. Estructura de datos para la descripción de documentos. ISAD(G)
ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS
(ISAD(G))
1. Área de Identificación 4. Área de Condiciones de Acceso y Uso
1.1 Código de referencia
1.2 Título
1.3 Fechas
1.4 Nivel de descripción
1.5 Volumen y soporte (cantidad, tamaño y
dimensiones)
4.1 Condiciones de acceso
4.2 Condiciones de reproducción
4.3 Lengua/escritura de los documentos
4.4 Características físicas y requisitos técnicos
4.5 Instrumentos de descripción
2. Área de Contexto 5. Área de Documentación Asociada
2.1 Nombre del productor
2.2 Historia institucional/ Reseña biográfica
2.3 Historia archivística
2.4 Formas de ingreso
5.1 Existencia y localización de originales
5.2 Existencia y localización de copias
5.3 Unidades de descripción relacionadas
5.4 Nota de publicaciones
3. Área de Contenido y Estructura 6. Área de Notas
3.1 Alcance y contenido
3.2 Valoración, selección y eliminación
3.3 Nuevos ingresos
3.4 Organización
6.1 Notas
Dunia Llan Paón
68
7. Área de Control de la Descripción
7.1 Nota del archivero
7.2 Reglas o normas
7.3 Fecha de la descripción
Tabla 3. Estructura de datos para la descripción de productores. ISAAR(CPF)
ESTRUCTURA DE DATOS PARA CREACIÓN DE REGISTROS DE AUTORIDAD
(ISAAR(CPF))
1. Área de Identificación 3. Área de Relaciones
1.1 Tipo de entidad.
1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre.
1.3 Formas normalizadas del nombre según otras reglas.
1.4 Otras formas del nombre.
1.5 Identificadores para instituciones.
3.1 Nombre(s) / Identificadores de las
instituciones, personas o familias relacionadas.
3.2 Naturaleza de la relación.
3.3 Descripción de la relación.
3.4 Fechas de la relación.
2. Área de Descripción 4. Área de Control
2.1 Fechas de existencia.
2.2 Historia.
2.3 Lugares.
2.4 Estatus jurídico.
2.5 Funciones, ocupaciones y actividades.
2.6 Atribucione(s) / fuente(s) legale(s)
2.7 Estructura(s) interna(s) /Genealogía
2.8 Contexto general
4.1 Identificador del registro de autoridad.
4.2 Identificadores de la institución.
4.3 Reglas y/o convenciones.
4.4 Estado de elaboración.
4.5 Nivel de detalle.
4.6 Fecha de revisión, creación o eliminación.
4.7 Lengua(s) y escritura(s).
4.8 Fuentes.
4.9 Notas de mantenimiento.
Capítulo de Relación de Instituciones, Personas y Familias, con Documentos de Archivo y otros Recursos.
5.1 Identificadores y título de los recursos relacionados
5.2 Tipos de recursos relacionados (fondo, colección, monografía, articulo)
5.3 Naturaleza de las relaciones (productor, autor)
5.4 Fechas de los recursos relacionados y/o de las relaciones
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
69
Tabla 4. Estructura de datos para la descripción de funciones. ISDF
ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES
(ISDF)
1. Área De Identificación 3. Área de Relaciones
1.1 Tipo
1.2 Forma autorizada del nombre
1.3 Formas paralelas del nombre
1.4 Otras formas del nombre
1.5 Identificadores para instituciones
3.1 Forma autorizada del nombre /Identificadores
de la función relacionada
3.2 Tipo
3.3 Categoría de la relación
3.4 Descripción de la relación
3.5 Fechas de la relación
2. Área de Descripción 4. Área de Control
2.1 Fechas
2.2 Descripción
2.3 Historia
2.4 Legislación
4.1 Identificador de la descripción de la función
4.2 Identificador(es) de la institución
4.3 Reglas y/o convenciones
4.4 Estado de elaboración
4.5 Nivel de detalle
4.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
4.7 Lengua(s) y escritura(s)
4.8 Fuentes
4.9 Notas de mantenimiento
Capítulo de Vinculación de las Funciones con Documentos de Archivo y otros Recursos
5.1 Identificador y forma autorizada del nombre/ titulo de la entidad relacionada.
5.2 Naturaleza de la relación
5.3 Fechas de la relación
Tabla 5. Estructura de datos para la descripción de instituciones que
custodian recursos archivísticos. ISIAH
ESTRUCTURA DE DATOS PARA DESCRIPCIÓN DE INSTITUCIONES QUE CUSTODIAN
RECURSOS ARCHIVÍSTICOS
(ISIAH)
1. Área de Identificación 4. Área de Servicios
1.1 Identificador
1.2 Forma autorizada del nombre
1.3 Formas paralelas del nombre
1.4 Otras formas del nombre
1.5 Tipo
4.1 Servicios de ayuda a la investigación
4.2 Servicios de reproducción
4.3 Facilidades para el público
2. Área de Contacto 5. Área de Control
Dunia Llan Paón
70
2.1 Dirección
2.2 Teléfono, Fax, mail
2.3 Dirección de internet
2.4 Personal responsable
5.1 Identificador de la descripción
5.2 Identificador de la institución
5.3 Reglas y/o convenciones
5.4 Estado de elaboración
5.5 Nivel de detalle
5.6 Fechas de creación, revisión o eliminación
5.7 Lengua(s) y escritura(s)
5.8 Fuentes
5.9 Notas de mantenimiento
3. Área de Descripción
Capítulo de Vinculación de las Instituciones con
Documentos de Archivo y sus Productores
3.1 Contexto cultural y geográfico
3.2 Historia
3.3 Estructura administrativa
3.4 Política de ingreso
3.5 Edificio
3.6 Fondos custodiados
3.7 Instrumentos de descripción y publicaciones
3.8 Horario de Apertura
3.9 Condiciones y requisitos para el acceso
3.10 Acceso para discapacitados
3.11 Modo de acceso y transporte
6.1 Títulos e identificadores de los recursos
archivísticos relacionados
6.2 Descripción de la relación
6.3 Fechas de la relación
El CIA propuso los elementos de descripción con los que se
deben describir y representar cada una de estas entidades. Los Sistemas
Nacionales de Archivos deben respetar estar estructuras de datos pues sólo
así se podrán integrar descripciones procedentes de diferentes sistemas de
archivos y, realmente, se podrá establecer una cooperación archivística
internacional. No obstante, las nuevas normas nacionales que se publiquen
pueden incluir, además de estos elementos descriptivos, otros elementos
adecuados a sus realidades específicas.
6 LA NUEVA GENERACIÓN DE NORMAS NACIONALES Y REGIONALES DE DESCRIPCIÓN
El CIA, con la publicación de su conjunto normativo, tuvo como
propósito establecer una estructura de datos uniforme de descripción
y no una estructura de contenidos a nivel internacional. Por tanto, es
responsabilidad de cada país elaborar sus propias normas de descripción que
regulen los contenidos de acuerdo a sus realidades archivísticas. Al respeto,
en ISAD(G), se expone la siguiente idea: “[…] estas normas constituye una
guía general para la elaboración de descripciones archivísticas” por lo que
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
71
“[…] deben utilizarse conjuntamente con las normas nacionales existentes
o como base para el desarrollo de otras normas nacionales.” (CONSEJO
INTERNACIONAL DE ARCHIVOS, 2000, p. 12).
Esta declaración tuvo una gran influencia en el desarrollo de
normas nacionales y regionales de datos, contenidos, presentación y
codificación para describir documentos, productores y para la elaboración
de puntos de acceso que facilitaran la creación de los registros de autoridades
en archivos. Reino Unido, EE.UU., Canadá, Portugal, España, Irlanda,
Brasil y Uruguay son los países que han desarrollado, hasta la fecha, normas
para regular el proceso de descripción. En estos países, en un período
de 15 años, se elaboraron un conjunto de estándares que aportan ideas
importantes y novedosas sobre la normalización de esta actividad.
Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
Names (RCPPCN), el Manual of Archival Description (MAD3), Describing
Archives: A Content Standards (DACS), las Rules for Archival Description
(RAD2), las Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), la Norma
Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), el Manual de Descripción
Multinivel (MDM), la Norma Española de Descripción Archivística -
Borrador (NEDA-I), la Norma de Descripción Archivística de Cataluña
(NODAC), la Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA),
la Norma Aragonesa para la Descripción de Autoridades (ARANOR), la
Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados de Nombres
de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el Sistema de
Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN), la Norma
Irlandesa de Descripción (IGAD) y la Norma Uruguaya de Descripción
Archivística (NUDA) son, sólo, algunos ejemplos de estas normas.
A continuación se presenta una figura que muestra, un resumen,
de los estándares publicados en estos países:
Dunia Llan Paón
72
Figura 26. Normas publicadas en Reino Unido, EE.UU, Canadá, Portugal,
Brasil, España, Irlanda, y Uruguay
Fuente: elaborada por la autora.
Estos proyectos normativos publicados buscan alcanzar modelos
que se ajusten a las tradiciones archivísticas y que sistematicen los
procedimientos e instrumentos de descripción existentes de cada país. Todo
esto hace que, aunque partan de un texto común (normas internacionales)
existan diferencias entre las distintas normas publicadas.
A través de la mayoría de estas normas se pueden describir los
documentos de archivos, no sucediendo lo mismo con el productor,
documentos especiales o la normalización de puntos de acceso normalizados.
La siguiente tabla ejemplifica las entidades archivísticas que describen estas
normas nacionales y regionales.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
73
Tabla 6. Entidades que describen las normas de descripción
ENTIDADES QUE DESCRIBEN LOS ESTÁNDARES
Documentos
Productores/
Registro de Autoridad
Documentos en
Soportes Especiales
Puntos de
Acceso
MAD3 X - X -
DACS X X - -
RAD2 X - X X
ODA X X - X
NOBRADE X - - -
NEDAI X - - -
MDM X X X X
NODAC X - - -
NOGADA X - - -
ARANOR - X - -
IGAD X - - -
NUDA X - - -
NEPAN - - - X
RCPPCN - - - X
Tal y como se puede ver en la tabla anterior, en la generalidad de
las normas se ha desarrollado las estructuras de datos y contenidos para
describir documentos. DACS, ODA, MDM y ARANOR son las únicas
normativas que permiten, también, la descripción de los productores y
proporcionan las pautas para la creación de los registros de autoridades.
DACS (1ra ed.), RAD2, ODA y MDM proponen reglas para la creación
de puntos de acceso normalizados (nombres de instituciones, personas,
familias y lugares geográficos y materias). Reino Unido y España cuentan
con una normativa independiente para la creación y normalización
de los puntos de acceso. Por su parte, NOBRADE contiene un área
de información descriptiva con reglas específicas para crear puntos de
acceso. MAD3, RAD2 y el MDM, también, desarrollan estructuras para
la descripción de materiales en soportes especiales (fotografías, planos,
documentos cartográficos, sonoros, películas, objetos, documentos
filatélicos y electrónicos, entre otros).
Como se observa, todas las normas logran integrar sus estructuras
con ISAD(G), no sucediendo así con ISAAR(CPF) o con ISDF o ISIAH
Dunia Llan Paón
. La comunidad de archiveros sigue trabajando para obtener normativas
que logren integrar los contenidos de los documentos, sus productores, los
puntos de acceso importantes en la creación de los registros de autoridad.
Además, esta comunidad es consciente de la necesidad de obtener normas
que faciliten la codificación de la información en ambientes electrónicos,
por tanto deben ser normas compatibles con los formatos de codificación.
Estos estándares, atendiendo a su tipología, se pueden clasificar
según su función: en normas de entrada de datos y normas de salida de
datos. El archivero español Abelardo Santamaría Gallo establece que las
normas de entrada de datos se clasifican en normas de estructura de datos
y contendido y las normas de salida de datos: se clasifican en normas de
presentación y codificación
10
(SANTAMARÍA GALLO, 2006, p. 12-13).
Atendiendo a esta clasificación según su función, se presenta la
siguiente tabla donde se muestra la tipología normativa a la que pertenece
la nueva generación estándares nacionales y regionales publicados.
10
Siguiendo a Abelardo Santamaría Gallo (2006), desde el punto de vista de la función que cumplen las normas
de descripción archivísticas con respecto a los sistemas archivísticos, se pueden identificar los siguientes tipos
de normas:
Normas de estructura de datos: regulan qué contenedores de información están disponibles en las representaciones
de las entidades archivísticas, es decir: elementos y subelementos; nombre; índice de frecuencia (único o
repetible, obligatorio, opcional o condicionado).
Normas de contenido de datos: regulan, para cada uno de los componentes estructurales fijados cómo introducir
la información, es decir: la información que puede incluirse y la que no; las fuentes de información; reglas
generales y específicas sobre su uso, tipos de datos a consignar, formalización de datos, etc.
Normas de presentación de datos: regulan cómo se debe presentar en pantalla o en salida impresa (por ejemplo
en instrumentos de descripción impresos) la información introducida, es decir: el orden de presentación de la
información consignada en los distintos elementos y subelementos; su agrupación o no en áreas; la visualización
de etiquetas con el nombre del elemento o subelemento; el uso de signos de puntuación empleados como
separadores; la forma de presentación de las relaciones; el tipo y estilo de letra, etc.
Normas de codificación de datos para su intercambio/comunicación: regulan cómo debe codificarse la información
almacenada en un sistema, desde un punto de vista estructural y semántico, a través de diferentes sistemas de
metadatos (EAD, EAC, MARC 21, Dublin Core, etc), para que pueda ser adecuadamente procesada en otro
sistema de información.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
75
Tabla 7. Clasificación de las norma según su función
TIPOLOGÍA DE NORMA SEGÚN FUNCIÓN
Estructura Contenido Presentación Codificación
MAD3 X X X X
DACS X X - X
RAD2 X X X -
ODA X X X -
NOBRADE X X - -
NEDAI X X X -
MDM X X X -
NODAC X X - -
NOGADA X X - -
ARANOR X X - -
IGAD X X - -
NUDA X X X -
NEPAN X X - -
RCPPCN X X - -
Todos los proyectos normativos se ajustan a dos de estas categorías
(normas de estructura y contenido de datos). Varias de los estándares
regulan la salida de datos en pantalla o en instrumentos impresos; a
través de modelos detallados o reglas específicas (organización, redacción,
ortografía) normalizan la formalización y la presentación de la información
en los instrumentos de descripción. MAD3 y DACS son los únicos
estándares que regulan cómo debe codificarse la información almacenada
en entornos digitales y para ello proponen las normas de codificación
que deben ser utilizadas (Encoded Archival Descripction (EAD) y Encoded
Archival Context (EAC)).
Estas normas internacionales y nacionales no son publicaciones
estáticas, constantemente tienen que estar en revisión y actualización. Por
tanto, las comisiones o grupos responsables por su mantenimiento deben
seguir trabajando para completar este conjunto normativo y facilitar, con
ello, el trabajo de los profesionales de la información. La integración de
las entidades de descripción en sistemas unificados y normalizados de
descripción archivística es, finalmente, lo que facilita la accesibilidad
Dunia Llan Paón
76
y la usabilidad de la información desde cualquier espacio del mundo
globalizado de la información.
En los siguientes sub-epígrafes analizaremos cada una de estas
normas
11
. Para elaborar una caracterización más concisa de estas normativas,
serán analizados, en cada una de los estándares, los siguientes elementos:
principios teóricos, entidades de descripción, subtipos de entidades,
elementos obligatorios, tipología de norma y estructura organizativa.
Se presentarán, primero, las normas de estructuras de datos y
contenidos que normalicen la descripción de documentos y productores.
Posteriormente, se explicarán las normas que regulen la creación de puntos
de acceso en los contextos archivísticos y, por último, se analizarán los
estándares de codificación publicados para esta área de conocimiento.
6.1 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN REINO UNIDO: MAD3
Uno de los pasos más significativos de Reino Unido en el campo
de la descripción archivística fue la publicación de las dos ediciones del
Manual of Archival Description (MAD y MAD2) entre los años 1986 y
1990. Según Michael Cook, Reino Unido fue el país representante de
la tradición archivística europea frente a la americana en el ámbito de la
descripción antes del surgimiento de ISAD(G). Muchos autores consideran
que MAD2 fue una de las normas nacionales que más aportó al proceso
internacional de descripción.
Durante la década de 1990 la segunda edición de MAD
permaneció vigente. A partir de las publicaciones de las normas del CIA,
los profesores Margaret Procter y Michael Cook, ambos de la Universidad
de Liverpool, comenzaron una revisión exhaustiva del manual para realizar
algunas correcciones y publicar una tercera versión adaptada a las exigencias
internacionales.
La tercera edición del Manual of Archival Description se concluyó
en el 2000 y tuvo gran aceptación dentro de la comunidad de archiveros
ingleses. Esta obra sirve de libro de texto en las instituciones docentes que
11
La norma de Irlanda no será analizada en este texto porque más que una norma constituye un resumen de la
norma internacional ISAD(G).
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
77
tienen dentro de su enseñanza la archivística. MAD3 es utilizada, también,
para la elaboración de los instrumentos de descripción en los archivos. El
manual se rige por la premisa siguiente “No se pueden establecer normas
rígidas para describir en los archivos pero sí se pueden señalar las cuestiones
centrales de la práctica común.” (COOK; PROCTER, 2000, p. xii
)
.
MAD3 propone tres principios fundamentales basados en los
establecidos en su edición anterior y en la propuesta de fundamentos
elaborada por el CIA, en 1992. El manual establece la organización de
los fondos archivísticos como principio elemental de la descripción. Cook
y Procter partiendo del análisis de concepciones de autores como Hilary
Jenkinson y la declaración del CIA, argumentan la importancia que tiene la
organización física e intelectual para el control y la descripción de los fondos.
Dejan claro que la descripción es un proceso posterior a la organización
de los documentos archivísticos: “e arrangement of archives es an essential
preliminary to their description.” (COOK; PROCTER, 2000, p. 6).
MAD3 mantiene como principio básico la descripción
multinivel, también presente en ISAD(G). El manual inglés expone
que las descripciones archivísticas se pueden realizar en dos niveles a los
que denomina nivel superior «higher level»
12
y nivel inferior «lower level»
, estos niveles deben estar relacionados entre sí. Especifica que, generalmente,
el nivel superior incluye los niveles de fondo, subfondo y series y el inferior
documento compuesto o documento simple aunque esta clasificación es
relativa y dependerá del alcance de los instrumentos de descripción.
13
MAD3 defiende las descripciones relacionadas jerárquicamente y
propone este método como única alternativa para la descripción. El manual
destaca la importancia de la descripción a múltiples niveles y prescribe
que cada descripción debe tener al menos dos niveles. Este procedimiento
es una aplicación práctica del principio de origen y procedencia en la
descripción archivística, en la medida que vinculemos un nivel inferior
con su nivel superior estaremos utilizando y respetando este postulado.
Como último principio, MAD3 retoma de la anterior edición el
aspecto de la profundidad en las descripciones, ausente en la declaración
12
Estos dos términos reemplazan a los términos macro y micro utilizados en MAD2
13
Si el instrumento de descripción solo describe subfondos o series entonces estas actúan como niveles inferiores
en relación con los niveles grupo de fondos o fondos.
Dunia Llan Paón
78
del CIA. En el manual no se determinan los elementos propios por niveles
de descripción pero si se aborda el tema teóricamente. Este aspecto hace
referencia a la representación de los documentos, a la recuperación de la
información y al carácter imparcial y objetivo de las descripciones (COOK;
PROCTER, 2000, p. 27-30). Los autores, con el uso de este principio,
enfatizan en que las descripciones deben constituir representaciones exactas
de los documentos.
Con respecto a los niveles de descripción, estos fueron abordados
por Cook y Procter desde la segunda edición del manual. En MAD2 se
profundizó en el estudio teórico de los niveles y se establecieron dos tipos
de niveles: los facticios y los reales. Los primeros se corresponden con los
niveles de gestión e incluyen los niveles archivo y grupo de fondos. Por
su parte, los niveles reales facilitan la organización interna de los fondos
documentales e incluyen el fondo, subfondo, las series, el documento
compuesto y el documento simple (COOK; PROCTER, 1989b, p.
9). En la tercera edición del manual, los autores proponen los mismos
niveles de descripción aunque hacen algunas variaciones con respecto a
la terminología. Con el cambio de algunos términos (clases por series), los
autores buscaban alcanzar una mayor compatibilidad con la normativa
internacional.
MAD3 expone que se pueden utilizar todos los elementos de su
estructura para describir la entidad documento y sus sub-entidades pero
establece con carácter obligatorio, sólo, los elementos contemplados en el
área de identificación excluyendo de la propuesta el nombre del productor
incluido en ISAD(G).
El manual inglés propone una estructura de datos para describir,
sólo, la entidad documento y sus sub-entidades; presenta, además, los
elementos específicos que deben utilizarse para describir tipos de documentos
en formatos especiales (fotos, filmes, planos). Este manual es considerado una
norma de contenido pues facilita reglas para asignar la información correcta
en cada elemento descriptivo. Todos los elementos vienen acompañados de
pautas generales y de ejemplos que ilustran su aplicabilidad.
El manual indica dos formatos para presentar la información de las
descripciones. El primer modelo se corresponde con el modo de párrafo y
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
79
los datos se presentarán de forma narrativa y uniforme. El segundo modelo
se refiere al formato en modo lista, en el cual los datos serán presentados
en columnas.
Niveles
0
2
2
Nombre del Archivo
Área de Historia Administrativa
y Custodia
(Texto Libre)
Área de Contenido y Estructura
(Texto Libre)
Nombre del Archivero
Fecha
Á
rea de Identificación
Niveles
0
2
2
Nombre del Archivo
Área de Historia Administrativa
y Custodia
(Texto Libre)
Área de Contenido y Estructura
(Texto Libre)
Nombre del Archivero
Fecha
Nombre del Archivero
Fecha
Á
rea de Identificación
Figura 27. Formato de presentación en modo párrafo. MAD3
Fuente: MAD3, 2000, p. 111.
Las descripciones representadas en modo párrafo se utilizan
cuando el texto a incluir en los campos es largo y su redacción es libre. Este
modo es más adecuado para los niveles de fondo, subfondo y serie, pues
en ellos se describen datos de caracteres textuales y extensos, tales como
la historia institucional, la reseña biográfica, la historia archivística y el
contenido.
Dunia Llan Paón
80
Niveles
3
4
Código de ref.
Serie.
Título de Serie
Fechas
Código de ref.
Unidad Doc.
Otras
Referencias
Título
Columna de Texto
Fechas
Niveles
3
4
Código de ref.
Serie.
Título de Serie
Fechas
Código de ref.
Unidad Doc.
Otras
Referencias
Título
Columna de Texto
Fechas
Figura 28. Formato de presentación en modo lista. MAD3
Fuente: MAD3, 2000, p. 113.
El formato de presentación en modo lista se utiliza cuando el texto
a incluir en los campos es corto y preciso. Este modo se recomienda para
los niveles de series y documento simple porque generalmente se describen
datos breves como código, título, fechas, características físicas, entre otros.
Aunque MAD3 recomienda el uso de un tipo de formato de
presentación para determinados niveles de descripción, también aclara
que es posible usar los dos modos en todos los niveles de descripción. Por
ejemplo, la información sobre las series documentales puede ser presentada
en modo lista e idéntico proceder con los demás niveles.
El manual inglés es, también, una norma de codificación. En esta
nueva versión demuestra la compatibilidad de los elementos descriptivos
con Encoded Archival Description.
Es válido resaltar, como elemento diferenciador de este manual,
la propuesta de estructuras de descripción propias para documentos
con características especiales. A partir de los elementos propuestos por
ISAD(G), los autores proponen estructuras de datos y contenidos para
describir fotografía, planos, películas, documentos electrónicos entre
otros. El manual puede ser utilizado, en aquellos países, donde no se hayan
desarrollado, aún, estructuras archivísticas para describir documentos en
formatos especiales.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
81
MAD3 presenta coincidencias con la normativa internacional,
en cuanto a principios teóricos, elementos obligatorios, estructura y
contenido. No obstante, este manual incluye algunos aspectos que no están
vigentes en otras normas. Se trata de elementos como los niveles reales, el
sector de información para la gestión o los formatos de presentación de las
descripciones. La estructura organizativa no es, exactamente, igual que la
norma internacional, no obstante, los autores incluyeron la mayoría de los
elementos propuestos por el CIA.
Tabla 8. Caracterización del Manual of Archival Description
MANUAL OF ARCHIVAL DESCRIPTION
Principios
Teóricos
Entidades
Subtipos de
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología de
Norma
Estructura
Organizativa
La descripción tiene
lugar después de que
se haya completado
la organización.
Documento
Propone estructura
de descripciones para
formatos especiales:
Títulos de propiedad
Cartas
Fotografías
Planos
Documentos
cartográficos y de
arquitectura
sonoros
Películas
Documentoselectrónicos
Archivo
Grupo de
Fondos
Fondo
Sub -fondo
Series
Documento
compuesto
Documento
Simple
Código de
Referencia
Título
Fechas
Nivel de
Descripción
Extensión de
la unidad de
descripción
Estructura
Área de
identificación
Los niveles de
organización
determinan
los niveles de
descripción.
Área de
historia
institucional y
archivística
La descripción
archivística se basa
en los principios
de la descripción
multinivel.
Contenido
Área de
contenido y
estructura
Profundidad en la
descripción
Área de acceso,
publicación y
referencia.
Cada descripción,
independientemente
del nivel, se
compone de un
conjunto ordenado
de elementos.
Presentación
Área de control
administración
Localización
selectiva y extracción
de la información
descriptiva
Codificación
Área de control
de procesos
Área de
conservación
Dunia Llan Paón
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6.2 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN EE.UU: DACS
Estados Unidos de América es considerado uno de los pioneros
en las prácticas de normalización de la descripción archivística. Desde
1983 ya contaba con la publicación de una norma de contenido: Archives,
Personal Papers and Manuscripts (APPM) y una norma de formato para el
intercambio de información archivística: United States Machinal Readable
Cataloging for Archives and Manuscripts Control (USMARC AMC).
Con la publicación de las normas del CIA, en la década de los
90, los archiveros de EE.UU comenzaron a dar los primeros pasos para
la formación de nuevas normas de estructuras, contenidos y formatos,
que estuvieran en consonancia con los estándares internacionales. Es en
este momento cuando se inician los trabajos en el conocido proyecto
CUSTARD.
En 1996, un grupo formado por archiveros americanos y
canadienses, representantes de la Society of American Archivists (SAA) y
del Bureau of Canadian Archivists (BCA), decidieron trabajar en conjunto
para desarrollar una norma norteamericana de descripción archivística.
Este proyecto es conocido por el nombre de CUSTARD: Canadá-US.Task
Force on Archival Description. Durante cinco años, los archiveros, de ambos
países, trabajaron en conjunto y lograron obtener los primeros borradores
de lo que sería la norma norteamericana de descripción archivística.
También, se precisaron los principios del proyecto y como consecuencia
surgió la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD.
Finalmente, el proyecto tomó un curso distinto por diferencias
teóricas incompatibles entre los miembros estadounidenses y canadienses
del comité. Todo parece indicar que el Bureau of Canadian Archivists no
aceptó la perspectiva fuertemente custodial del proyecto CUSTARD,
porque rompía con su tradición de archivos totales y, por lo tanto, se
apartaban del proyecto. Los estadounidenses, por su parte, apuntaron que
no concordaban en incluir reglas para la descripción de documentos en
formatos especiales pues ya contaban con las AACR2. Ante esta situación,
ambos países decidieron publicar por separado su propia norma nacional
de descripción archivística.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
83
Después de la ruptura del proyecto norteamericano de descripción,
los archiveros estadounidenses completaron la revisión final del borrador
de CUSTARD y dieron por terminada la norma. La Society of American
Archivists publicó, oficialmente, Describing Archives: A Content Standard
(DASC), en el 2004, y la aprobó como norma nacional de contenido y
sustituta de APPM. En el año 2013, la SAA publica una segunda edición
revisada de DACS.
DACS establece ocho principios que constituyen la base teórica
y práctica para la descripción de las entidades archivísticas. Los principios
presentados constituyen una extensión de la declaración del proyecto
CUSTARD, explicados en este libro anteriormente. Los archiveros
estadounidenses, de acuerdo con la mayoría de las reglas propuestas por
en CUSTARD, adoptan los principios e introducen sólo algunos cambios.
Los aspectos que marcan la diferencia entre estas propuestas es la inclusión,
en DACS, del carácter exclusivo de los documentos y la exclusión, en esta
norma, de la descripción de colecciones y documentos sueltos.
DACS ofrece estructuras de datos y contenidos para describir dos
entidades archivísticas: documentos y productores. La primera edición de la
norma contaba, además, con una tercera parte dedicada a la normalización
de puntos de acceso relacionados con los productores de documentos, en
la edición del 2013, se consideró mejor prescindir de esta parte.
Según los archiveros norteamericanos, las descripciones pueden
estar orientadas a representar todos los subtipos de entidades de descripción
y relacionarlos jerárquicamente o describirlos por separado sin establecer
conexiones entre ellos, para el caso del documento. Para la entidad
documento y sus sub-entidades, la norma propone dos formas para la
elaboración de descripciones archivísticas: las descripciones independientes
y las descripciones multinivel.
El primer método, descripciones independientes (Single-Level
Descriptions) consiste en describir cada uno de los niveles de descripción
(fondo, serie, documento compuesto, documento simple) por separado,
sin crear relaciones entre ellos. De este modo se pueden representar todos
los subtipos de entidades pero sin establecer jerarquía alguna.
Dunia Llan Paón
El segundo método propuesto es el Multilevel Descriptions,
conocido en el mundo hispanohablante como descripción multinivel.
La norma recomienda para las descripciones multinivel utilizar los
mismos elementos de las descripciones independientes pero utilizando un
elemento adicional que permite establecer las relaciones jerárquicas entre
las descripciones.
Tanto para las descripciones independientes como las multinivel,
DACS establece tres tipos de representaciones: mínimas, óptimas y con
valor añadido. Las diferencias entre éstas radican en la cantidad y los
elementos descriptivos que se utilizan. El estándar propone los elementos
a utilizar en cada una de ellas, pero deja abierta la posibilidad de añadir
algún dato que el archivero considere necesario. En el texto se establecen
los elementos a usar en cada uno tipos de representaciones (mínimas,
óptimas y con valor añadido).
nivel mínimo de los dos tipos de niveles de descripciones para docu-
mentos (independiente y multinivel).
Single-Level Minimum
(Descripciones independientes, nivel mínimo)
• Reference Code Element
• Name and Location of Repository Element
• Title
• Date
• Extent
• Name of Creator
• Scope and Content
• Conditions Governing Access
• Language and scripts of the material
Figura 29. Elementos del Single-Level Minimum
Fuente: DACS, 2013, p. 7.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
85
MultiLevel Minimum
(Descripciones multinivel, nivel mínimo)
La descripción del nivel superior (Fonds) debe incluir los siguientes elementos:
• Reference Code Element
• Name and Location of Repository Element
• Title
• Date
• Extent
• Name of Creator
• Scope and Content Conditions Governing Access
• Language and scripts of the material
• Identificar la relación o el parentesco que existe con la unidad de descripción superior. Aclarar la
posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía de niveles establecidos por la norma.
Los niveles de descripción subsiguientes incluyen:
• Todos los elementos usados en el nivel superior pero solo debe incluirse la información que
sea propia de este nivel, es decir la información pertinente. No repetir información del nivel
superior.
Notas:
Name of Creador En este caso el nombre del creador puede ser diferente al del nivel superior y en
muchas ocasiones este nombre es usado como parte del título del elemento.
Scope and Content Es necesario representar con precisión el contexto y el contenido de la unidad de
descripción que se está describiendo.
• Identificar la relación o el parentesco que existe con la unidad de descripción superior. Aclarar la
posición de la unidad de descripción dentro de la jerarquía de niveles establecidos por la norma.
Figura 30. Elementos del Multilevel Minimum
Fuente: DACS, 2013, p. 10.
La diferencia entre el método Single-Level Descriptions y el Multilevel
Descriptions radica en la relación jerárquica que existe entre los niveles de
descripción. Para ello, se adiciona un punto que identifica el parentesco
existente con la unidad de descripción superior. DACS brinda la posibilidad
de describir cada uno de los niveles establecidos por separado y sin conexión;
o describirlos siguiendo las reglas de descripción multinivel. Esta norma
respeta la regla de descripción multinivel pero no la presenta como la única
opción para la descripción archivística. Este estándar no limita la descripción
a un solo tipo, sino que estudia y propone todas las posibilidades reales que
puedan ser de interés para los diferentes tipos de archivos.
DACS para describir la entidad productor, propone el uso de
descripciones mínimas y con valor añadido, para el productor no propone
el nivel óptimo como sucede con el documento. Para las descripciones
mínimas recomienda el uso de los siguientes elementos: forma autorizada
del nombre, tipo de entidad, fechas de existencia e identificador del registro
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86
de autoridad. Para el uso de descripciones con valor añadido propone el uso
todos los elementos del nivel mínimo más los elementos que el archivero
considere pertinente incluir.
Esta forma de presentar la descripción en niveles de detalle
(mínimo, óptimo y con valor añadido) es una característica presente en la
descripción estadounidense y canadiense. Es un aspecto a tener en cuenta,
pues si se reflexiona sobre este tema da para comprender rápidamente que
en la práctica diaria de los archivos no se cuenta con los recursos suficientes
(económicos y humanos) para realizar descripciones con los niveles de
profundidad presentados en las nuevas pautas normativas.
DACS no contempla el uso de elementos obligatorios para las
descripciones de los documentos y los productores. No obstante, en la
norma se definen un conjunto de elementos que siempre deben estar
presentes en los tipos de descripciones para documentos (mínima, óptima
y con valor añadido) y para productores (mínima y con valor añadido).
Estos elementos son los siguientes:
Entidad Documento
• Código de Referencia
• Ubicación en el Depósito
• Título
• Fecha (s)
• Extensión de la unidad de descripción
• Nombre del Productor
• Alcance y Contenido
• Condiciones de Acceso
• Lengua y escritura de la documentación
Entidad Productor
• Forma autorizada del nombre
• Tipo de entidad
• Fechas de existencia
• Identificador del registro de autoridad
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
87
DACS es una norma de estructura de datos y contenidos. A
través de los elementos determina cuál es la información que desea detallar
en las descripciones. Todos los elementos vienen acompañados de reglas
generales y específicas que explican su aplicación práctica así como las
fuentes de información que se deben consultar, seguidos de ejemplos y
algunos comentarios. El estándar estadounidense no constituye una norma
de presentación de datos pues no presenta reglas vinculadas con la forma
de mostrar la información en los instrumentos de descripción.
En relación con las estructuras de formatos de datos, DACS,
para codificar la información en ambientes electrónicos, en la primera
edición del 2004, utiliza las normas Enconded Archival Descripctión (EAD),
Encoded Archival Context (EAC) y MARC (Machine Readable Cataloging).
Sin embargo, en la segunda edición, publicada en el 2013, sólo establece
compatibilidad con EAD y EAC dejando excluido el marcado con el estándar
bibliotecario. Sus elementos de descripción son compatibles con el conjunto
de etiquetas propuestas en los estándares de codificación archivísticos.
DACS es una norma que integra todos los principios de la
descripción y se adapta a las nuevas exigencias de la gestión documental,
dejando atrás la influencia bibliográfica. Este estándar es bastante
completo pues describe tanto al documento como a su productor, y
adapta las estructuras de datos a los formatos electrónicos de intercambio.
DACS, aunque presenta un conjunto de coincidencias con, ISAD(G) e
ISAAR(CPF) en cuanto a principios teóricos, niveles de descripción,
terminología y elementos; también contiene una serie de aportaciones
que la distinguen de sus normas antecesoras y de ISAD(G). El estándar
estadounidense introduce innovaciones en aspectos relacionados con los
niveles de detalle en las descripciones, la tipología de norma, los elementos
obligatorios, la estructura y los contenidos.
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Tabla 9. Caracterización de Describing Archives: A Content Standard
DESCRIBING ARCHIVES: A CONTENT STANDARD
Principios Teóricos Entidades
Subtipos de
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología de
Norma
Estructura
Organizativa
El principio de respeto a los
fondos es la base de la
organización y de la
descripción (Origen y
Procedencia).
Documento
Grupo de fondos
Fondo
Serie
Documento
Compuesto
Documento Simple
Colecciones
No proponen
elementos
obligatorios.
Sin embargo,
presentan la
descripción usando
tres tipos de niveles:
mínimas, óptimas y
con valor añadido.
Cada uno de los
niveles tiene un grupo
de elementos fijos que
no pueden faltar.
Estructura
Documentos
Niveles de descripción
Área de Identificación
Área de contenido y
estructura
Área de condiciones de
acceso y uso
Área de adquisición y
valoración
Área de materiales
relacionados
Área de notas
Área de control de la
descripción
La descripción tiene lugar
después de que se haya
completado la organización.
Los niveles de organización
determinan los niveles de
descripción.
Los productores de
materiales archivísticos,
tanto como los materiales en
sí mismos, también deben
ser descritos.
Contenido
Productores
Registro de autoridad
archivística.
Área de formas del
nombre.
Área de descripción de
personas, familias e
instituciones
Área de relaciones entre
personas, familias e
instituciones.
Área de control de la
descripción.
Área de relaciones con
otros recursos.
La descripción archivística
se basa en los principios de
la descripción multinivel.
La descripción se aplica a
todos los materiales de
archivo con independencia
de su forma o soporte.
Los principios de la
descripción archivística se
aplican igualmente a los
documentos creados por
organizaciones, por
individuos o familias.
Productor
Institución
Persona
Familia
Los documentos de archivos
poseen características únicas.
Codificación
La descripción archivística
debe ser pensada y realizada
de acuerdo a las exigencias y
requerimientos de su uso.
Las descripciones de todos
los materiales archivísticos
deberían estar integradas y
responder a las mismas
reglas de descripción.
Cada descripción,
independientemente del
nivel, se compone de un
conjunto ordenado de
elementos.
Localización selectiva y
extracción de la información
descriptiva.
6.3 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN CANADÁ: RAD2
La segunda edición de las Rules for Archival Description (RAD2)
es la norma utilizada para la descripción de los documentos archivísticos
en Canadá. La publicación de la primera versión de la norma, en la década
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
89
del 90, no respondía, totalmente, a los nuevos intereses de la comunidad
archivística. Por tanto, los especialistas responsables del proyecto
descriptivo, siguieron trabajando en la norma para adaptarla a los nuevos
contextos y a las necesidades específicas de las instituciones canadienses.
La primera edición de las reglas (RAD) presentaba una fuerte
influencia del campo bibliotecológico ya que se basaba en las International
Standard Bibliographic Description (ISBD) y las Anglo American
Cataloguing Rules. 2a Edición (AACR2). La nueva edición de las reglas
toma como referencia a ISAD(G) y aunque retoma elementos de las reglas
de catalogación trata de ajustarse más a los principios archivísticos.
Las RAD2, publicadas en el año 2008, son el resultado del análisis
y estudio de la primera edición de las reglas canadienses (RAD), del primer
borrador de CUSTARD y de las AACR2. Su extensa revisión repercutió
en una mayor flexibilidad de la normativa pues se adaptaba mejor a la
diversidad de prácticas descriptivas existentes en los archivos. El éxito de
RAD2 se observa en la aceptación y el consenso que ha tenido dentro de la
comunidad de archiveros canadienses.
Las RAD2 plantean varios principios que constituyen la base
teórica para la descripción de los documentos. Los archiveros canadienses,
igual que los estadounidenses, para elaborar sus fundamentos teóricos se
basaron en la Declaración de Principios del Proyecto CUSTARD y, por
tanto, mantuvieron los elementos básicos de esta declaración. RAD2
propone la descripción de colecciones o documentos sueltos, presupuesto
teórico ausente en DACS y motivo de diferencia entre los profesionales de
Norteamérica. La práctica descriptiva canadiense requiere tener en cuenta
las descripciones de todos los documentos especiales.
En este texto normativo se explica que la descripción no es,
obligatoriamente, un proceso que se realiza después que haya terminado,
totalmente, la organización aspecto que marca la diferencia con la
declaración de principios de CUSTARD y con MAD3. En RAD2 se
considera que la descripción se debe realizar desde la producción del
documento en las administraciones y, por ello, adapta las reglas a esta
nueva tendencia de la archivística posmodernista.
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90
Las reglas canadienses proponen una estructura de datos y
contenidos para describir la entidad documento y diferentes tipos de
documentos en formatos especiales. Además, dedican una parte a la
elección de puntos de accesos y a la formación normalizada de los nombres
de personas, familias, instituciones y lugares geográficos.
RAD2 aborda los niveles de detalle en las descripciones y, para
ello, expone dos niveles en las descripciones. El primer nivel de detalle está
formado por los elementos mínimos que se necesitan para identificar y
describir un subtipo de entidad determinado. Por su parte, el segundo nivel
descriptivo recoge todos los elementos de la norma y otros elementos que
la institución decida añadir a la descripción. A continuación se exponen
los elementos propuestos en el primer nivel de detalle.
Primer nivel de detalle para descripción de fondos, colecciones y series:
Título propio.___Detalles específicos del tipo de material.___
Fechas de creación.___Extensión de la unidad de descripción.___Historia
Administrativa/Reseña biográfica.___Historia archivística.__Alcance y
contenido.___Notas
Primer nivel de detalle para descripción de documentos compuestos:
Título propio.___ Detalles específicos del tipo de material.___
Fechas de creación.___Extensión de la unidad de descripción.___ Alcance
y contenido.___Notas.
Primer nivel de detalle para descripción de documentos simples:
Título propio.___Mención de Edición.___ Detalles específicos
del tipo de material.___ Fechas de creación, donde no sea aplicable usar
Fecha de Publicación, Distribución, etc.___ Extensión de la unidad de
descripción.___ Alcance y contenido.___Notas.___Número normalizado
(BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 2008, p. 43-44).
RAD2 no especifica dentro de sus reglas el uso de elementos
obligatorios para las descripciones archivísticas. No obstante, define los
elementos a utilizar en el primer nivel de información. De ellos, hay 6
elementos que se repiten en todos las subentidades, por tanto pueden
considerarse, casi, obligatorios.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
91
• Título propio
• Detalles específicos del material
• Fechas de creación
• Extensión de la unidad de descripción
• Alcance y contenido
• Notas
Las reglas canadienses son una norma de estructura de datos.
Estas reglas especifican los elementos a utilizar para describir tipos
documentales: textuales, gráficos, cartográficos, sonoros, electrónicos,
filatélicos, películas y objetos. También, ofrecen una estructurada que
facilita la elección de puntos de acceso normalizados. Es asimismo,
considerada una norma de contenido pues establece cómo seleccionar y
formar descripciones adecuadas. En cada uno de elementos se especifican
las fuentes de información que se deben consultar para cumplimentar los
campos. RAD2, también, es una norma de presentación pues establecen
un grupo de regulaciones para organizar y presentar la información en los
instrumentos de descripción.
Las reglas canadienses presentan una estructura que contiene
elementos propios de descripciones bibliográficas y archivísticas. Los
archiveros, en su afán de realizar reglas generales para todos los tipos
documentales, han unido las ventajas de catalogación en bibliotecas y la
descripción en archivos. Las reglas incluyen todas las áreas de las AACR2 y
adicionan un área nueva con los elementos propuestos en ISAD(G) para la
descripción de documentos archivísticos (área de descripción archivística).
Si establecemos una comparación entre RAD2 e ISAD(G) podemos
decir que la norma canadiense no sigue la misma estructura, ni la forma de
organización que propone la norma internacional, pero sí toma en cuenta
varios de los elementos que ésta propone para la descripción archivística.
La aportación de las RAD2 radica en la idea de mezclar elementos
descriptivos de las normas bibliotecarias y archivísticas para representar
los documentos. Los archiveros canadienses, basándose en ISAD(G) y
AACR2, elaboran un texto normativo que permite describir cualquier tipo
documental que pueda existir en un archivo.
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Tabla 10: Caracterización de las Rules For Archival Description
RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION (RAD2)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos de
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología de
Norma
Estructura
Organizativa
El principio de respeto
a los fondos es la base
de la organización y de
la descripción (Origen
y Procedencia)
Documento:
Propone estructura de
descripción para formatos
especiales:
Documentos gráficos
Documentos cartográficos
Dibujos de arquitectura
y técnicos
Películas
Documentos sonoros
Documentos electrónicos
Microformas
Objetos
Documentos filatélicos
Documentos sueltos
Fondo
Series
Documento
Simple
Documento
Compuesto
Colecciones
No proponen
elementos
obligatorios.
Sin embargo,
presentan la
descripción usando
tres tipos de niveles:
mínimas, óptimas y
con valor añadido.
Cada uno de los
niveles tiene un grupo
de elementos fijos que
no pueden faltar.
Estructura
Parte I. Descripción:
Reglas Generales
para la Descripción
Descripción de
Fondos Multimedia
Documentos
Textuales
Materiales Gráficos
Material
Cartográfico
Dibujos de
arquitectura y
técnicos
Películas
Documentos
Sonoros
Documentos
Electrónicos
Microformas
Objetos
Documentos
Filatélicos
Documentos
Sueltos
Los productores
de materiales
archivísticos, tanto
como los materiales
en sí mismos, también
deben ser descritos.
Parte II.
Encabezamientos y
Referencias:
Elección de los
puntos de acceso
Nombres de
Personas
Nombres de
entidades
Nombres de lugares
geográficos
Referencias
La descripción se
aplica a todos los
materiales de archivo
con independencia de
su forma o soporte.
Contenido
Los principios de la
descripción archivística
se aplican igualmente a
los documentos creados
por organizaciones, por
individuos o familias
Las normas de
descripción pueden
utilizarse para
describir colecciones y
documentos sueltos
Presentación
La descripción
archivística debe ser
pensada y realizada de
acuerdo a las exigencias
y requerimientos de
su uso
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
93
Las descripción de
todos los materiales
archivísticos deberían
estar integradas y
responder a las mismas
reglas de descripción
Cada descripción,
independientemente
del nivel, se compone
de un conjunto
ordenado de
elementos.
Localización selectiva
y extracción de
la información
descriptiva
6.4 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN PORTUGAL: ODA
Las Orientações para la Descrição Arquivística (ODA) son el
estándar utilizado en Portugal para la descripción en los archivos. El
surgimiento de las normas internacionales ISAD(G) e ISAAR(CPF)
promovió el interés en la comunidad archivística portuguesa por desarrollar
un instrumento de trabajo que estuviera en consonancia con estas normas.
Esta situación, unida al desarrollo archivístico alcanzado en esta época en
el país luso, abrió las puertas al entendimiento entre los archiveros y la idea
de la normalización descriptiva, comenzándose a comprender la necesidad
de describir las entidades archivísticas utilizando parámetros normativos.
Esta norma se apoya, básicamente, en las ediciones de las
normativas internacionales. Los archiveros portugueses parten de sus
preceptos generales y los adaptan a sus tradiciones archivísticas. En este
país, antes de comenzar los trabajos sistemáticos, se realizó una revisión de
otros proyectos nacionales finalizados, lo que trae consigo que la norma
ODA presente algunas similitudes con MAD3, DACS, RAD2 y el MDM.
ODA, como su nombre indica, son orientaciones generales y, como
tales, no influyen sobre la documentación con características específicas, es
decir con formatos especiales. Estas apuestan por la delimitación del contenido
informativo de los elementos de información teniendo en cuenta los diferentes
niveles así como su presentación (RUNA; PENTEADO, 2008, p. 71).
ODA asume los principios fundamentales establecidos por el
CIA. No obstante, realiza un estudio de las declaraciones de CUSTARD
Dunia Llan Paón
y de RAD2 y, a partir de estas, redacta unos fundamentos que coinciden,
en su totalidad, con las propuestas teóricas publicadas anteriormente. El
estándar recoge los principios elementales de la descripción: el respeto al
principio de origen y procedencia; la teoría de la clasificación; las reglas
multinivel como única forma para el desarrollo de las representaciones
documentales; la descripción de todos los documentos sea quien sea su
creador y la descripción de los productores. Los archiveros portugueses
comparten la misma idea que los canadienses en relación a la realización
del proceso de descripción desde la formación de los documentos, es decir,
desde sus primeras edades.
A través de estas orientaciones se pueden describir las entidades
documento y productor. Además, se presentan un conjunto de elementos
que determinan la creación de puntos de accesos vinculados con los
nombres de instituciones, personas, familias y lugares geográficos.
ODA plantea que todos los elementos contemplados en su
estructura pueden utilizarse en cualquier nivel de descripción, según el
grado de profundidad de la descripción. Ahora bien, la norma recomienda
el uso obligatorio de algunos elementos tanto para documentos como para
productores (ver siguiente tabla).
Para el caso de la entidad documento, los elementos obligatorios
coinciden con la propuesta por ISAD(G). La diferencia entre los dos
estándares radica en el elemento nombre del productor. El estándar
internacional lo recomienda para todos los niveles y ODA, en cambio, sólo
para el fondo. La norma portuguesa, para el nivel fondo, declara el carácter
obligatorio de los siguientes elementos:
• Nombre del productor
• Historia custodial y archivística
• Forma de adquisición
• Alcance y contenido
• Sistema de organización
• Instrumentos de descripción
• Nota del archivero
• Reglas o Normas
• Fecha de la descripción
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
95
La obligatoriedad del uso de estos elementos para el fondo no
está encaminada a facilitar el intercambio de descripciones en entornos
digitales, sino a definir los elementos descriptivos que deben estar incluidos
en la descripción de este nivel específicamente. En este aspecto se puede
observar la influencia de las reglas canadienses.
Un elemento innovador de ODA está vinculado a las categorías
de obligatoriedad de los elementos según los niveles. Las orientaciones
proponen elementos obligatorios (O), elementos obligatorios aplicables
(OA) y elementos opcionales (OP). Los elementos obligatorios deben
utilizarse siempre, los OA se deben indicar siempre que se tenga la
información y los OP se utilizan según el criterio del archivero.
En el caso de la entidad productor, la norma portuguesa
recomienda el uso obligatorio de los mismos elementos recomendados
por ISAAR(CPF). En la descripción de los productores, las orientaciones
establecen, también, las tres categorías: elementos obligatorios (O),
elementos obligatorios aplicables (OA) y elementos opcionales (OP).
La norma portuguesa, para los productores, establece que los
registros de autoridades pueden tener tres niveles de detalle (mínimo,
medio y máximo), y para cada uno de ellos establece los elementos (O, OA,
OP) que deben utilizarse. También en este aspecto se observa la influencia
de las normas norteamericanas.
ODA es una norma estructura de datos, integrada por un
conjunto de elementos que facilitan las representaciones de los documentos
archivísticos y sus productores, así como la confección de listados de formas
autorizadas de nombres. ODA es, también, una norma de contenido pues
contiene las reglas que determinan cómo se completa la información en los
registros. Los elementos están acompañados de reglas generales, específicas
y de las fuentes de información a consultar, seguido de ejemplos prácticos
aplicados a las reglas. Se utilizan además los comentarios que amplían el
contenido del elemento.
Las orientaciones constituyen, además, una norma de presentación
de datos pues para todos los elementos proponen reglas relacionadas con
la presentación de la información: usos de signos de puntuación, tipos y
estilos de letras, reglas de redacción, entre otros aspectos de presentación.
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96
Este estándar no se limita a presentar una estructura de datos para conformar
un registro sino que establece el contenido, la forma y el valor de los campos.
Los archiveros portugueses elaboraron un estándar nacional basado
en las normas internacionales y las aplicaciones nacionales existentes. Las
orientaciones facilitan la integración de las descripciones y reconoce la
importancia de describir tanto el documento como su productor y el control
de los puntos de acceso. El análisis de ODA ha demostrado la existencia de
varias coincidencias con las normas internacionales en relación a fundamentos
teóricos, estructura de datos, contenidos y niveles de descripción.
Los cambios introducidos para la adaptación del estándar a la
realidad archivística portuguesa determinaron el éxito y la aceptación de la
normativa entre la comunidad de archiveros de Portugal y en otros países.
La presentación de una norma de contenido y presentación, la definición
de niveles de descripción, el establecimiento de elementos de carácter
opcional u obligatorio, así como la integración de las descripciones de
varias entidades fueron aspectos que hicieron posible que ODA tuviera
una identidad propia.
Tabla 11. Caracterización de Orientações para la Descrição Arquivística
ORIENTAÇÕES PARA LA DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA (ODA)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos de
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología de
Norma
Estructura
Organizativa
La descripción
archivística se basa
en el Principio
de Origen y
Procedencia.
Documento
Grupo de Fondos
Fondo
Subfondos
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Unidad de
Instalación
Documento Simple
Documento
Compuesto
Colección
Documento:
Código de
Referencia
Título
Fechas
Nivel de
Descripción
Extensión de
la unidad de
descripción
Productor (para
algunos niveles)
Estructura
Parte I. Docu-
mentos:
Área de identifi-
cación
Área de contexto
Área de contenido y
estructura
Área das condiciones
de acceso e utili-
zación
Área de documenta-
ción asociada
Área de notas
Área de control da
descripción
La descripción
archivística es
un reflejo de la
organización.
La organización
de la descripción
se estructura en
niveles jerárquicos,
relacionados entre sí
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
97
Los niveles de
organización
determinan
los niveles de
descripción.
Productor
Institución
Persona
Familia
Presentación
Parte II. Productor:
Área de
identificación
Área de descripción
Área de relaciones
Área de control
La descripción
archivística se basa
en los principios
de la descripción
multinivel.
La descripción se
aplica a todos los
materiales de archivo
con independencia
de su forma o
soporte.
La descripción se
aplica a todas las
fases de la vida
del documento de
archivo, variando
solo los elementos
de información.
Los principios
de la descripción
archivística se
aplican igualmente
a los documentos
creados por
organizaciones,
por individuos o
familias.
La descripción
de autoridades
archivísticas deber
ser mantenida
separadamente de
la descripción de
documentos.
La descripción
de autoridades
archivísticas y la de
documentos aunque
son mantenidas
separadamente se
complementan y
relacionan.
Parte III. Puntos de
Acceso:
Nombre de personas
Nombre de familias
Nombre de
instituciones
Nombres geográficos
La descripción
de autoridades
archivísticas se apoya
y se basa en el uso
de puntos de accesos
normalizados.
La descripción
de documentos
de archivos y de
autoridades tiene
que apoyarse en la
creación y uso de
puntos de acceso
normalizados.
Dunia Llan Paón
98
Los puntos de
acceso normaliza-
dos garantizan las
relaciones entre
las descripciones
de documentos y
productores.
Los puntos de acceso
normalizados garan-
tizan las relaciones
con otros recursos de
información además
de los documentos y
los productores.
6.5 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN ESPAÑA: NEDA-I, MDM,
NODAC, NOGADA Y ARANOR
España es uno de los países europeos con mayor tradición
archivística, sin embargo, no cuenta, aún, con una norma nacional de
descripción. En este país el interés por la normalización aumenta a finales
de la década de los 80, vinculado al desarrollo de las nuevas tecnologías de
la información y al proceso de normalización internacional desarrollado
por el CIA. En los años 90, las instituciones y asociaciones archivísticas
comienzan a trabajar en la regulación de la estructura y contenido de datos
de la descripción pero, por lo general, constituyeron esfuerzos vinculados a
sistemas concretos de descripción o a procedimientos en algunos archivos.
En este país, desde el 2000 hasta la actualidad, se han venido
desarrollando varios proyectos normativos tanto de carácter nacional como
regional. De esta forma, el Sistema de Archivos Estatales cuenta con dos
normativas: NEDA-I (primer borrador de la norma nacional) y la Norma
para la Elaboración de los Puntos de Acceso (NEPAN). Además, algunas
comunidades autónomas como Castilla y León, Cataluña, Galicia y Aragón
han elaborado sus propios estándares para la descripción de entidades
archivísticas.
El esfuerzo español por normalizar a nivel nacional la descripción
archivística se inicia, en el año 2001, con la creación del Grupo de Trabajo
de la Administración Central y Administraciones Autónomas (GTACAA)
para la elaboración de la norma nacional de descripción. Este grupo estuvo
integrado por representantes de la Subdirección General de los Archivos
Estatales (SGAE) y de archivos de distintas Comunidades Autónomas. Esta
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
99
comisión comenzó a trabajar en la regulación del contenido de los datos de
los seis elementos obligatorios de ISAD(G). En el 2003, por desacuerdos
entre los miembros de la GTACAA, se suspendieron las actividades de
normalización a nivel nacional. Posteriormente, en el año 2005, este grupo
finaliza el trabajo comenzado y publica un borrador de la versión primera
de la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA-I); este
borrador sólo desarrolla los seis elementos obligatorios para la descripción
de documentos.
Este primer borrador de la norma no resolvía el tema de la
normalización pues su estructura era incompleta y no describía todas las
entidades. En el año 2006, la Subdirección General de los Archivos Estatales
reactiva el esfuerzo conjunto para normalizar la descripción archivística en
España. En Mayo del 2007 se crea la Comisión de Normas Españolas
de Descripción Archivística (CNEDA). Los integrantes de esta nueva
comisión se responsabilizaron por retomar los trabajos de normalización y
elaborar la norma nacional de descripción.
La CNEDA comenzó a desarrollar un proyecto normativo
ambicioso. Este proyecto incluye la elaboración de una norma de estructura
y contenido de datos para la representación de documentos, agentes,
funciones y sus subdivisiones, conceptos, lugares y normas, además de las
recomendaciones para la presentación y la codificación de datos para dichas
descripciones. Todo ello sobre la base teórica de un modelo conceptual con
la caracterización de las entidades y sus relaciones.
Esta Comisión se propuso, desde el inicio de los trabajos
normativos, la elaboración de este modelo conceptual de descripción
archivística en el que quedaran identificados los distintos tipos de entidad,
sus relaciones y atributos y facilitar unos requisitos de datos básicos para
las descripciones de documentos de archivo, agentes y funciones. En
Diciembre del 2008, obtuvieron el primer borrador y en el año 2012
publicaron la versión definitiva del modelo, titulado: Modelo conceptual
de descripción archivística y requisitos de datos básicos de las descripciones
de documentos de archivo, agentes y funciones - Parte 1: Tipos de entidad
– Parte 2: Relaciones.
Dunia Llan Paón
100
La CNEDA se encuentra trabajando, en la actualidad,
intensamente en el desarrollo de las otras partes de la Norma Española
para la Descripción Archivística. España es uno de los pocos países que ha
desarrollado una base conceptual sólida a partir de la cual se elaborarán
los contenidos para la descripción de las diferentes entidades archivísticas.
En el país ibérico, junto al proceso de formación de esta
norma nacional, se comenzó el desarrollo de un estándar nacional para
la elaboración de puntos de acceso normalizados de los nombres de
instituciones, personas, familias, lugares y materias. Después de algunos
años de trabajo, en el 2010, se publicó la primera versión de la Norma
para la Elaboración de los Puntos de Acceso (NEPAN). Se debe resaltar
que, desde el primer momento que se abordó la redacción de la norma
de puntos de acceso, se ha pretendido converger con los trabajos que está
desarrollando la CNEDA.
En relación al desarrollo de los seis elementos obligatorios en
la publicación del borrador de NEDA-I, podemos decir que aunque no
desarrolló sus preceptos teóricos, sí expuso en el elemento correspondiente
al nivel de descripción los conceptos principales relacionados con este tema.
El proyecto español, al igual que ISAD(G), propone aplicar este elemento
bajo el principio del respeto de las reglas de descripción multinivel,
estableciendo, siempre, las relaciones existentes entre los diferentes niveles
utilizados en las descripciones.
NEDA-I propone los niveles de descripción fundamentales de
ISAD(G) pero contempla la posibilidad de utilizar otros niveles intermedios.
Este borrador introduce varios niveles de descripción que están ausentes en la
normativa internacional y en algunas de las normas analizadas en este libro; las
subdivisiones de fondo, la serie facticia, la fracción de serie y los elementos de
descripción asociados son ejemplos de ello. La norma plantea que:
La primera
división de fondo es equivalente semánticamente al nivel
subfondo de ISAD(G), esta equivalencia semántica se materializa
en que comparten definiciones idénticas. Las divisiones de fondo se
aplican de una manera natural en el fondo que se describe y no es
necesario mantener una posición jerárquica determinada. (GRUPO
DE TRABAJO DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y
ADMINISTRACIONES AUTÓNOMAS, 2005, p. 7-11).
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
101
La norma española expone que existen dos tipos de descripciones:
la macrodescripción y la microdescripción
14
. Por ejemplo los grupos de fondo,
el fondo, las subdivisiones de fondo y las colecciones se corresponden con
los niveles superiores de descripción (macrodescripción) y el resto con
los niveles inferiores (microdescripción). Estos conceptos de macro
y microdescripción se asocian a los conceptos de nivel superior y nivel
inferior propuestos por Cook y Procter en MAD2 y retomados en MAD3.
NEDA-I es una norma de estructura de datos aunque no
contempla una estructura de campos completa para las descripciones
de los documentos. NEDA-I regula, para cada uno de sus elementos la
información que puede incluirse; las fuentes de información, las reglas
generales y específicas sobre su uso, los tipos de datos a consignar y su
formalización, por tanto es una norma de contenido. En este borrador se
aborda, también, la regulación de la presentación de datos en pantalla o en
salida impresa.
La primera versión de NEDA-I, de NEPAN y del Modelo
Conceptual son ejemplos de los trabajos que se están desarrollando a nivel
nacional para obtener estándares descriptivos adaptados al nuevo contexto
social y tecnológico, capaces de integrar las descripciones de todas las
entidades archivísticas.
14
El Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León en su segunda edición revisada, define la
macrodescripción como aquella que se refiere a los niveles intelectuales. Puede hacerse en relación directa
con los niveles físicos, pero no necesariamente. Comprende tanto las operaciones de identificación como las
de clasificación del fondo y sus partes. Por su parte, define la microdescripción como aquella que se refiere
necesariamente a los niveles físicos. Sería propiamente la organización de la documentación en sí. Según el
sistema multinivel, toda microdescripción debe estar asociada a una macrodescripción (al menos a la descripción
de fondo) (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2006, p. 24).
Dunia Llan Paón
102
Tabla 12. Caracterización de la Norma Española de Descripción
Archivística. Borrador
NORMA ESPAÑOLA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA (NEDA-I BORRADOR)
Principios
Teóricos
Entidades Subtipos de Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología
de Norma
Estructura
Organizativa
NEDA-I sólo
desarrolla la
regulación de los
seis elementos
obligatorios de
ISAD(G), no
propone los fun-
damentos teóricos
que sustentan este
primer borrador.
Documento
Grupo de Fondos
Fondo
1
ra
, 2
da
, 3
ra
División de
Fondo
Serie
Serie Facticia
Subserie
Fracción de Serie/
Fracción de Subserie
Unidad Documental
Compuesta
Unidad Documental
Simple
Colecciones
Componente Docu-
mental
Código de
Referencia
Título
Fechas
Nivel de
Descripción
Volumen y
extensión de
la unidad de
descripción
Nombre del
productor
Estructura
En NEDA-I sólo se
desarrollan los seis
elementos obliga-
torios propuestos
por ISADG). Estos
elementos descriptivos
pertenecen al área
de identificación y al
área de contexto de la
norma internacional.
En el caso específico
del área contextual el
único elemento que se
regula es el nombre del
productor
Contenido
Presentación
En la Comunidad Autónoma de Castilla y león, también, se
ha desarrollado un proyecto normativo pero con carácter regional. El
Manual de Descripción Multinivel: Propuesta de adaptación de las normas
nacionales de descripción archivística (MDM) constituye la herramienta de
trabajo utilizada en los archivos de esta región española para la descripción
de las entidades archivísticas.
Para lograr el desarrollo de este estándar se nombró como
responsable de la ejecución y redacción del texto a tres profesionales del
área de la archivística.
15
Los autores de este texto plantearon que elaborar
una norma para Castilla y León era un proyecto muy pretencioso para
un grupo tan reducido de profesionales; por ello, decidieron redactar un
manual de descripción que sirviera como punto de encuentro y discusión,
abierto a todos los archiveros que estuvieran interesados en colaborar.
El primer borrador del MDM fue presentado en el marco del
Congreso Internacional de Archivos celebrado en Sevilla (España) en el
año 2000. El éxito de la primera edición del manual fue tal que en el
15
Este grupo de trabajo estuvo formado por Juan José Generelo Lenaspa, Carlos Travesí de Diego y José Luis
Bonal Zazo.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
103
2001 se efectuó una segunda impresión del estándar y una segunda edición
revisada en el año 2006.
Como bien expresan sus autores, este trabajo fue sólo el comienzo
en la actividad de normalización, pues a partir de ahí se debían formar
grupos de trabajo para la revisión y ampliación del manual así como para
la redacción de la Parte Especial: convenciones
16
. Dichas convenciones
tienen como finalidad recoger las pautas sobre aquella documentación que
no se puede describir totalmente con la norma general.
A partir de esta idea, el Archivo General de Castilla y León creó
un grupo de trabajo para trabajar en las diferentes convenciones. Este
grupo ha desarrollado una labor significativa y cuentan, ya, con varias
convenciones publicadas, dentro de las que se encuentran:
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
a la documentación de Fe Pública, 2005.
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
a los Fondos Fotográficos, 2006.
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
al Código de Referencia, 2006.
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
a la Documentación Judicial. Parte I: Juzgados de Primera Instancia y
de Instrucción, 2011.
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
a la Documentación Judicial. Parte II: Audiencias Territoriales y
Provinciales, 2011.
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
a los Proyectos de Arquitectura, Obras Públicas y Restauración, 2011.
• Convención para la aplicación de las normas de descripción archivística
a los Mapas, Planos y Dibujos (en preparación).
Estas convenciones adaptan las reglas generales de descripción
a las características propias de estas tipologías documentales. Por tanto,
16
Las convenciones son “Normas o prácticas admitidas tácitamente que responden a costumbres o precedentes.
Se pueden entender además como el ajuste y concierto entre dos o más personas o entidades.” (GRUPO DE
TRABAJO SOBRE CONVENCIONES DE CASTILLA Y LEÓN, 2008, p. 134).
Dunia Llan Paón
la redacción y formación de descripciones de documentos en formatos
especiales se hace de forma sistematizada y factible.
La presentación de una estructura de datos y contenidos adaptados
a las reglas internacionales para describir documentos y productores y la
creación de puntos de acceso normalizados son, en su conjunto, los aspectos
que determinaron el éxito del MDM y su aceptación en la comunidad
archivística regional, nacional e internacional.
El MDM desarrolla un conjunto de preceptos que constituyen
la base conceptual de esta normativa. El manual respeta los principios
fundamentales expuestos por el CIA para la descripción archivística: el
principio de origen y procedencia, la descripción multinivel, la jerarquía
de niveles y la organización, la descripción de productores y de todo
tipo de documentos así como la concepción del fondo como unidad de
descripción más amplia.
Los autores del manual no consideran que la descripción sea
una actividad posterior a la organización. Para estos profesionales “[…] el
proceso descriptivo puede realizarse en cualquier estadio del ciclo vital del
material archivístico y está sujeto a revisiones y/o correcciones a la luz de
un posterior conocimiento de su contenido o del contexto de creación.”
(BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO,
2000, p. 18).
El manual no profundiza en la selección de información para
cada nivel de descripción, sobre este tema expresa que los 26 elementos
descriptivos propuestos se pueden combinar para constituir la descripción
de una unidad archivística (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA;
TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 18).
El MDM plantea la descripción multinivel como alternativa para
la descripción archivística del fondo y sus partes. Sus autores expresan que
sin la descripción del fondo, aunque sea sólo con sus elementos mínimos,
no se debe presentar la descripción de sus partes.
Los autores explican que se han utilizado para nombrar los
niveles denominaciones que se corresponden con las tradicionales usados
en la archivística española, sin que esto haya tenido mayor transcendencia.
Exponen, además, que el responsable de descripción de los sistemas de
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
105
archivos será el encargado de profundizar en las subdivisiones de los
niveles. Este manual establece dos categorías de niveles: los intelectuales
y los físicos
17
. De acuerdo a estas dos definiciones plantea, también, dos
tipos de descripciones: la macrodescripción que se refiere a los niveles
intelectuales y la microdescripción que se refiere a los niveles físicos. Los
niveles físicos se relacionan con los intelectuales mediante la asignación de
los primeros a las categorías que forman los segundos (BONAL ZAZO;
GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 24).
El manual de Castilla y León es uno de los textos que más
profundiza en los aspectos teóricos - prácticos de la descripción multinivel
y la jerarquía y los tipos de niveles.
El MDM considera como niveles mínimos obligatorios de cada
nivel de descripción los mismos que propone ISAD(G).
La normativa castellana leonesa es considerada de estructura
de datos pues regula los elementos y subelementos que deben incluir las
representaciones de las entidades archivísticas. El manual es, también, una
norma de contenido por lo que expone y regula el contenido informativo de
los elementos descriptivos. Todos los elementos están compuestos por reglas
generales y específicas de acuerdo al nivel de descripción, contiene referencias
a las fuentes de información así como muestra ejemplos ilustrativos. El
manual se puede considerar una norma de presentación. Para cada elemento
sistematiza aspectos relacionados con la formalización de la presentación de
la información (organización, redacción, abreviaturas, ortografía).
El MDM consigue adaptar las normas internacionales a la
realidad archivística de la Comunidad Autónoma de Castilla y León. Este
manual ha servido de referencia para la elaboración de otros proyectos
normativos que se realizaron con posterioridad a su publicación. Además,
no sólo es utilizado por los archiveros de esta comunidad sino por otros
profesionales tanto de los archivos españoles como de otros países, en
17
Los niveles intelectuales van desde el fondo hasta la subserie. Forman la estructura archivística que se organiza
según el principio de procedencia. Su uso, generalmente, va ligado a la identificación del organismo productor,
sus divisiones y funciones. Se localizan en los depósitos a través de todo el conjunto de niveles físicos que lo
componen (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 23).
Los niveles físicos van desde la unidad de localización hasta el documento simple. Se corresponden con unidades
tangibles “físicamente”, que se pueden localizar en los depósitos de los archivos y que, en su conjunto, componen
los niveles intelectuales (BONAL ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 24).
Dunia Llan Paón
106
especial de Latinoamérica. El MDM se puede incluir dentro de en un
proceso dinámico de normalización pues constituye un manual abierto
a modificaciones o añadidos. Esto se producirá en la medida que la
comunidad archivística esté dispuesta a mejorar, completar o incluir
nuevas convenciones. El conjunto de convenciones publicadas, a partir
del año 2005, son un ejemplo del proceso continuo de desarrollo de la
normalización de la descripción archivística en Castilla y León.
Tabla 13. Caracterización del Manual de Descripción Multinivel
MANUAL DE DESCRIPCIÓN MULTINIVEL (MDM)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos d
e
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología
d
e
Norma
Estructura
Organizativa
La descripción
archivística se basa en el
Principio de Origen y
Procedencia.
Documento
Fondo
Subfondo
Sección
Subsección
Series
Subseries
Unidad de
localización
Documento
compuesto
Documento simple
Documento:
Código de
referencia
Título
Fechas
Nivel de
Descripción
Volumen y
extensión de la
unidad de
descripción
Nombre del
productor
Estructura
Parte I: Documentos
Área de mención de
identidad
Área de contexto
Área de contenido y
estructura
Área de condiciones
de acceso y
utilización
Área de materiales
relacionados
Área de notas
Área de control de la
descripción
La descripción
archivística tiene lugar
después que se haya
completado la
organización
La organización de la
descripción se estructura
en niveles jerárquicos,
relacionados entre sí.
Los niveles de
organización determinan
los niveles de descripción.
La descripción
archivística se basa en los
principios de la
descripción multinivel.
Contenido
La descripción se aplica a
todos los materiales de
archivo con
independencia de su
forma o soporte.
La descripción se aplica a
todas las fases de la vida
del documento de
archivo, variando solo los
elementos de
información.
Productor:
Tipo de Entidad
Forma autorizada
del nombre
Fechas
Identificador del
registro de
autoridad
Parte I: Productores
Área de control de
autoridad
Área de información
Área de notas
Los principios de la
descripción archivística se
aplican igualmente a los
documentos creados por
organizaciones, por
individuos o familias.
Productor
Institución
Persona
Familia
La descripción
archivística incluye la
descripción de los
productores.
Presenta-ción
La unidad de descripción
más amplia es el fondo
La descripción de los
fondos se representa
como un todo y este se
describe antes de sus
partes
Parte III: Elección de
Puntos de Acceso
Personas y familias
Entidades
Nombres geográficos
Cada descripción,
independientemente del
nivel, se compone de un
conjunto ordenado de
elementos.
Localizació
n selectiva y
extracción de la
información descriptiva
Relaciones entre distintas
unidades de descripción
(dependencia y herencia)
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
107
Cataluña es otra de las comunidades autónomas españolas
que publicó su propia estándar descriptivo. El desarrollo de las normas
internacionales y el discurso del CIA indicando la elaboración de manuales
o reglas específicas en cada país apoyándose en las pautas internacionales,
promovió en los archivos catalanes un movimiento normativo con el fin de
crear un estándar descriptivo específico para esta Comunidad Autónoma.
En el 2001, el Servicio de Archivos de la Generalitat de Cataluña
y la Asociación de Archiveros Catalanes concretaron la propuesta de crear
un grupo de trabajo responsable de dirigir y hacer efectiva la elaboración
de una norma de descripción archivística para Cataluña.
Después de un arduo trabajo, en mayo de 2005, durante las X
Jornadas de Archivística de Cataluña se presentó y distribuyó la versión
provisional de la norma. Este borrador fue publicado en diferentes sitios de
internet para recibir sugerencias de los archiveros catalanes. Durante varios
meses el comité revisó el texto de la norma y las sugerencias enviadas.
La Norma de Descripción Archivística de Cataluña (NODAC)
fue publicada, oficialmente, en julio de 2007. El objetivo principal
perseguido por los promotores de NODAC es conseguir que se aplique
en todos los centros archivísticos de Cataluña, independientemente de los
recursos humanos y tecnológicos de los que dispongan, por ello, se debe
aplicar tanto en entornos manuales como automatizados (DIRECCIÓN
GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 3).
NODAC aboga por una descripción que respete el principio
de procedencia y orden natural, la organización de los fondos, las reglas
multinivel, la descripción de todos los tipos documentales y de los productores.
Las coincidencias entre los principios de NODAC y los principios de
CUSTARD son casi completas. Los archiveros catalanes dedicaron un
epígrafe para abordar detalladamente los fundamentos teóricos.
NODAC no considera que la descripción sea necesariamente
una fase posterior a la organización, principio que marca la diferencia con
CUSTARD. En este aspecto la norma catalana retoma la idea planteada
por RAD2 y otros proyectos normativos y expone que: “[…] la descripción
se aplica en todas las fases del ciclo vital de los documentos de archivo,
las diferencias estarán dadas en los elementos recomendables u opcionales
Dunia Llan Paón
108
utilizados en cada fase o en la profundidad de la información que se
consigne en ellos.” (DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO
CULTURAL, 2007, p. 18). Esta posición pone de manifiesto que este
estándar se adapta a las nuevas tendencias de la archivística contemporánea
y considera la descripción un proceso que se inicia en las fases primarias de
la gestión documental.
NODAC se fundamenta en el planteamiento metodológico
de la técnica de descripción multinivel. Este principio constituye el
punto central de la normativa y a partir de ello se plantean los niveles de
descripción. Los archiveros catalanes establecen una estructura estándar de
niveles y los definen conceptualmente para evitar la confusión entre ellos
(DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007,
p. 22-23).
NODAC, a partir de ISAD(G), hace una propuesta de niveles
de descripción, aunque existen algunas diferencias entre ambos proyectos,
determinadas por la suma de los niveles: grupo de series y unidades de
instalación. Esta norma define el grupo de series como: “Un grupo de
documentos formado por la agrupación de dos o más series, interrelacionadas
por sus funciones y derivadas del proceso de organización o reorganización
del fondo documental.”
(DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO
CULTURAL, 2007, p. 27). El uso de este nivel es optativo, no es
imprescindible, una vez que se realice la descripción a nivel de fondo.
Otra diferencia con la normativa internacional es la adopción del
nivel unidad de instalación que se corresponde con la instalación física
de los documentos y que no es más que “Un conjunto de documentos
agrupados o conservados en una misma unidad física (contenedor o libro).”
(DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p.
31). Este nivel de descripción es utilizado, también, por las normas de
Portugal, Brasil y España. Este nivel es utilizado para facilitar la gestión
documental de series homogéneas y extensas y responde a una descripción
superficial y rápida.
NODAC establece que de los 26 elementos propuestos para la
descripción, sólo algunos se consideran indispensables y esenciales para
una descripción archivística y para el intercambio de información. La
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
109
incorporación de una cantidad de elementos superior a los considerados
obligatorios va a depender del criterio del archivero, de la unidad de
descripción y de los recursos humanos disponibles (DIRECCIÓN
GENERAL DEL PATRIMONIO CULTURAL, 2007, p. 33).
NODAC plantea el uso obligatorio de cinco elementos (ver tabla
siguiente), estos elementos coinciden con los recomendados por ISAD(G)
con la excepción del nombre del productor. La norma catalana establece
el uso obligatorio del nombre del productor sólo para los niveles fondo y
subfondo, a diferencia de la normativa internacional, que exige su usanza
en todos los niveles. Además de los cinco elementos propuestos para todos
los niveles, recomienda el uso obligatorio de otros para los niveles de fondo
y subfondo:
Fondo
• Nombre del productor
• Historia de los productores
• Historia archivística
• Forma de ingreso
• Alcance y contenido
• Condiciones de acceso
• Nota del archivero (autoría y fechas)
• Reglas y normas (fuentes)
• Subfondo
• Nombre del productor
• Historia de los productores
• Historia archivística
• Forma de ingreso
• Nota del archivero (autoría y fechas)
• Reglas y normas (fuentes)
Dunia Llan Paón
110
Cabe destacar que la obligatoriedad del uso de estos elementos,
en este caso, no está relacionada con el intercambio electrónico sino con
los niveles de detalles en las descripciones de estos subtipos de entidad.
NODAC propone, como otras normativas, distintas categorías
de uso de los elementos descriptivos: elementos obligatorios (OB),
recomendables (RE) y opcionales (OP). Los OB deben registrarse siempre,
los RE cuando las circunstancias o la información de la que se disponga lo
permitan y los OP que se utilizarán a criterio del archivero.
El estándar de Cataluña regula la estructura y los contenidos
para describir únicamente la entidad documento, mediante una serie
de datos, reglas generales y específicas por niveles de descripción y tipos
documentales. No se limita sólo a presentar una estructura sino que expone
aspectos necesarios para completar correctamente el contenido de los
campos. Todos los elementos vienen acompañados de fuentes principales,
secundarias y de ejemplos ilustrativos.
Un análisis conciso de la norma permite constatar que los
archiveros catalanes, tomando como base, principalmente, a ISAD(G),
RAD2 y ODA, elaboran una norma de contenidos para la descripción de
la entidad documento y materiales especiales, respetando los principios
teóricos fundamentales que inciden en la descripción archivística.
NODAC aunque mantiene coincidencias con otras normas en cuanto
a principios, estructura, terminología o niveles de descripción, también
presenta un conjunto de innovaciones en los contenidos, los niveles y
los elementos obligatorios, todo ello hace posible su integración con la
realidad archivística catalana.
En Cataluña se deben seguir trabajando para obtener una norma
más completa que integre los contenidos de los documentos con sus
productores y las funciones, además de profundizar en la codificación y
presentación de los datos.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
111
Tabla 14. Caracterización de la Norma de Descripción Archivística de
Cataluña
NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE CATALUÑA (NODAC)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos
d
e
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología
d
e
Norma
Estructura
Organizativa
La descripción
archivística se basa en
el respeto al fondo.
Principio de
procedencia y respeto
al orden original.
Documento
Fondo
Subfondo
Grupo de Series
Serie
Unidad de
Instalación
Documento
Compuesto
Documento
Simple
Código de
referencia
Nivel de
descripción
Título
Fechas
Volumen y soporte
El elemento nombre
del productor sólo
es obligatorio para
los niveles de fondo
y subfondo.
Estructura
Documentos
Área de
identificación
Área de contexto
Área de contenido y
estructura
Área de condiciones
de acceso y uso
Área de documenta-
ción relacionada
Área de notas
Área de control de
la descripción
La descripción refleja
la clasificación.
La descripción
archivística se basa en
la descripción a
diferentes niveles
La descripción
archivística es aplicable
a los distintos tipos de
fondos y de
documentos que se
conservan en los
archivos.
Contenido
La descripción
archivística incluye
también la descripción
de los productores y
otras menciones de
responsabili-dad.
Galicia es otra de las comunidades españolas que ha desarrollado
un proceso normativo regional. La normalización de la descripción en la
comunidad gallega es un proceso que surge en el marco del proyecto nacional
español de normalización. Como se explicó anteriormente, el Ministerio
de Cultura, en el año 2001, creó el grupo de trabajo para la elaboración
de la norma nacional formado por profesionales de todas las comunidades
autónomas. La Junta decidió nombrar a la directora del Archivo Histórico
Provincial de Lugo como representante de esta comunidad en el proceso
nacional de normalización.
En el año 2003, cuando los trabajos de la comisión nacional
fueron suspendidos, por los motivos antes expuestos, la junta de la
comunidad decidió constituir el Grupo de Trabalho de Arquiveiros de
Galicia. Este grupo tenía como objetivo elaborar un estándar de estructura
Dunia Llan Paón
112
y contenido que especificara los elementos de la descripción y desarrollara
la información que debía recogerse en cada elemento.
Después de varias secciones y reuniones de trabajo, en el año 2008,
se publica la Norma Gallega de Descripción Archivística (NOGADA).
Este proyecto normativo facilita la aplicación de la norma internacional
en los archivos gallegos e integró a sus archiveros en los movimientos
internacionales y nacionales de normalización.
El estándar de Galicia sólo desarrolla la regulación de los 26
elementos de ISAD(G). En su texto no se exponen los fundamentos teóricos
en los que se basan para desarrollar las descripciones de los documentos. El
alcance de esta norma es moderado y sus principales limitaciones radican
en la ausencia de directrices y principios teóricos así como de estructuras
de datos para describir otros tipos de entidades archivísticas.
El grupo de archiveros de Galicia, basándose en la normativa
internacional, ha realizado su propia propuesta de niveles de descripción.
En este texto se aprecian algunas diferencias con ISAD(G) determinadas
por la eliminación del nivel subfondo y la suma de otros niveles como
sección y fracción de serie. NOGADA plantea que cada archivo puede
utilizar tantos niveles como estime necesario, siempre y cuando se
establezca su relación con los niveles señalados en la norma (GRUPO DE
ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 25).
Este proyecto normativo, al igual que otros estándares, ha utilizado
la distinción conceptual entre niveles intelectuales (fondo, sección y serie),
relacionados con la macrodescripción, y niveles físicos (documento simple
y documento compuesto), vinculados con la microdescripción.
NOGADA considera como elementos mínimos obligatorios
para todos los niveles de descripción los que propone ISAD(G) y añade,
también, el elemento historia institucional/biográfica como obligatorio
pero sólo para el nivel fondo.
La norma gallega, además, establece el uso de elementos
recomendables (RE) y opcionales (OP) de acuerdo a los niveles que se
describan. Según este criterio, se usan los siguientes elementos por niveles:
Elementos recomendables
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
113
• Alcance y contenido (fondo, sección, serie y sus divisiones)
• Valoración, selección y eliminación (serie y sus divisiones)
• Organización (fondo)
• Condiciones de acceso (fondo, sección, serie y sus divisiones)
• Lengua/escritura (documento compuesto y simple)
• Instrumentos de descripción (fondo, sección, serie y sus divisiones)
Elementos opcionales
• Historia archivística (sección y sus divisiones)
• Forma de ingreso (sección y sus divisiones)
Son opcionales todos los elementos restantes en cualquier nivel de
descripción (GRUPO DE ARCHIVEROS DE GALICIA, 2008, p. 116).
La norma gallega es según su tipología de estructura y de
contenido. En el texto se regula a través de las fuentes de información, las
reglas generales y específicas y sus correspondientes ejemplos los contenidos
de cada elemento descriptivo. La normativa de Galicia no es considerada
una norma de presentación ni de codificación pues no regula las salidas de
datos en los instrumentos y tampoco su codificación para el intercambio
electrónico. No obstante, los archiveros han incluido una tabla en sus
apéndices donde se muestra la equivalencia de sus elementos con otros
formatos internacionales de codificación archivísticos y bibliográficos.
Los archiveros gallegos, enmarcados en el contexto de desarrollo
de normas internacionales y nacionales de descripción, han elaborado un
proyecto normativo sencillo pero que responde a la demanda concreta
de los archivos de la región. La comunidad de archiveros de Galicia es
consciente de la importancia de seguir desarrollando la NODAC e incluir
directrices sobre estructura y contenido, presentación y codificación para
otros tipos de entidades archivística (productores, funciones e instituciones
y puntos de acceso).
Dunia Llan Paón
Tabla 15. Caracterización de la Norma de Descripción Archivística de Galicia
NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE GALICIA (NOGADA)
Principios
Teóricos
Entidades
Subtipos
d
e
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología d
e
Norma
Estructura
Organizativa
No se exponen
fundamen-tos
teóricos en los que
se basan para
desarrollar las
descripcio-
nes de las unidades
archivísticas
Documento
Fondo
Sección
Serie
Subserie
Fracción de serie
Documento
Compuesto
Documento
Simple
Código de referencia
Nivel de descripción
Título
Fechas
Volumen y soporte
Nombre del productor
Historia
institucional/biográfica
(nivel fondo)
Estructura
Documento:
Área de
identificación
Área de contexto
Área de contenido y
estructura
Área de condiciones
de acceso y uso
Área de documenta-
ción relacionada
Área de notas
Área de control de la
descripción
Contenido
En la Comunidad Autónoma de Aragón, también, se han
desarrollado proyectos normativos de descripción como consecuencia del
proceso de normalización nacional e internacional. En Julio de 2001, en
el marco de las iniciativas profesionales para promover la normalización,
se constituye el Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA) con
la finalidad de crear una norma para la descripción de los productores
archivísticos, basada en ISAAR(CPF).
Después de algunos años de trabajo, este grupo, en el año 2008,
publica la primera versión de la Norma Aragonesa para la Descripción
de Autoridades de Archivos (ARANOR). En esta primera edición se
desarrollaron, sólo, los elementos obligatorios que propone la norma
internacional y otros elementos vinculados a estos (Tipo de entidad, Forma
autorizada del nombre, Formas paralelas de nombre, Formas normalizadas
del nombre según otras reglas, Otras formas del nombre, Identificadores
para instituciones, Fechas de existencia, Identificador del registro de
autoridad y Nota de mantenimiento).
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
115
Los integrantes del GTAA, motivados por la aceptación de la
primera versión, continuaron trabajando con el objetivo de completar la
norma. En Abril del 2014, se publica la segunda edición de ARANOR
que incluye la estructura de datos completa de ISAAR(CPF). Este
grupo confeccionó una normativa a través de la cual se pueden redactar
y formalizar registros de autoridades archivísticos que cumplen con los
requisitos formales requeridos en los nuevos tiempos por los que transita
la archivística.
Para la formación de este estándar se tuvieron en cuenta las
normativas desarrolladas en España (NEDA-I, NODAC y NOGADA);
estos proyectos se orientan a ISAD(G) y a la descripción de documentos
pero se tuvo en cuenta como se resolvía, en ellos, la forma de nombrar al
productor de los documentos archivísticos (GRUPO DE TRABAJO DE
AUTORIDADES DE ARAGÓN, 2014, p. 17). Además, tomaron como
base la Norma para la Elaboración de los Puntos de Acceso del Sistema de
Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN) y el Modelo
Conceptual de Descripción Archivística realizado por la CNEDA.
En este texto no se exponen los fundamentos teóricos en los
que se basaron para desarrollar las descripciones de los productores. No
obstante, se puede observar por la profundidad y el nivel de detalle de
normalización del registro de autoridad que se respetaron los preceptos
teóricos internacionales de la descripción y la archivística en general.
En relación al uso de elementos obligatorios, además de los cuatro
elementos de ISAAR(CPF), la norma aragonesa propone el uso de otros
elementos con carácter obligatorio:
• Formas paralelas del nombre (Obligatorio/Opcional) sólo para la sub-
entidad institución,
• Nombre(s)/Identificadores de las instituciones, personas o familias
relacionadas (Obligatorio si se complementa el área),
• Naturaleza de la relación (Obligatorio si se complementa el área),
• Descripción de la relación (Obligatorio si se complementa el área),
• Fechas de la relación (Obligatorio se complementa el área) (GRUPO
DE TRABAJO DE AUTORIDADES DE ARAGÓN, 2014, p. 39-40).
Dunia Llan Paón
116
Además, en la norma se establece, también, la categoría de
opcional para el resto de los elementos.
ARANOR es considerada una norma de estructura de datos, de
contenidos y de presentación. En el estándar se trabajan en profundidad
todos los elementos de información que conforman su estructura; se
enuncian reglas generales, variantes de las reglas, reglas específicas y fuentes
de información para dar solución a los problemas de descripción que se
pueden presentar para formar el registro de autoridad. Además, se normaliza
la formalización de los elementos a través de signos de puntuación, orden
de los elementos, lenguaje entre otros aspectos.
La norma aragonesa sigue la misma estructura organizativa
del estándar internacional, cuenta con cuatro áreas de descripción y
26 elementos de información. Los elementos de información siguen la
siguiente estructura:
• Consignación
• Fuentes de información
• Reglas generales
• Variantes de la regla
• Reglas específicas para cada tipo de entidad
• Elección del nombre
• Componentes del elemento
• Formalización de los subelementos
Esta norma es un documento de referencia para la elaboración
de registros de autoridad en los archivos aragoneses y, por extensión, para
cualquier persona o institución con la función de confeccionar registros
de autoridad de archivos en España u otro país. Sin lugar a dudas, este
proyecto aportará bastante a la versión final de la Norma Española de
Descripción Archivística.
No se puede dejar de mencionar otro proyecto normativo
elaborado en esta comunidad autónoma. El Grupo de Estructura de Datos
de los Archivos Aragoneses (GEDAA) elaboró un estándar para codificar
la información archivística de los documentos (textuales, electrónicos,
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
117
materiales especiales). Este proyecto es conocido como EDARA: Estructura
de Datos de los Archivos de Aragón, publicado en el 2010. Esta norma
se desarrolló basándose en el formato de codificación MARC21 y en
ISAD(G).
El objetivo de GEDAA fue definir un formato de intercambio
que garantizara la integración de las descripciones de los archivos de
Aragón en un sistema compartido de información, independiente de las
plataformas informáticas y las aplicaciones que las generan (GRUPO DE
ESTRUCTURA DE DATOS DE LOS ARCHIVOS ARAGONESES,
2010, p. 6).
Sin lugar a dudas, en Aragón, los archiveros y profesionales del
área se ha comprometido con la labor de normalización de la descripción,
la calidad de las dos normas publicadas, hasta la fecha, así lo demuestra.
Tabla 16. Caracterización de la Norma de Descripción de Autoridades
Archivísticas de Aragón
NORMA ARAGONESA PARA LA DESCRIPCIÓN DE AUTORIDADES DE ARCHIVOS (ARANOR)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos
d
e
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología
d
e
Norma
Estruct
ura
Organizativa
No se exponen los
fundamentos teóricos en los
que se basan para desarrollar
los registros de autoridades
archivísticas.
Productor
Institución
Tipo de entidad
Forma autorizada
del nombre
Fechas de
existencia
Identificador del
registro de
autoridad
Estructura
Productor:
Área de
identificación
Área de descripción
Área de relaciones
Área de control
Persona
Contenido
Familia
Presentación
Dunia Llan Paón
118
6.6 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN BRASIL: NOBRADE
Brasil fue el primer país de Latinoamérica en publicar una norma
de descripción para archivos. La divulgación y aceptación de ISAD(G)
e ISAAR(CPF), dentro de la comunidad archivística brasileña, fue uno
de los factores que impulsó el desarrollo de los primeros trabajos para
conformar una norma nacional. En el año 2001, el Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) decidió crear la Câmara Técnica de Normalização da
Descrição Arquivística (CTNDA) con la finalidad de elaborar una norma
de descripción que regulara el proceso descriptivo en los archivos y los
centros de custodia de documentos.
La preparación y redacción del estándar fue responsabilidad
total de la CTNDA. Este comité estuvo compuesto por especialistas de
diferentes instituciones brasileñas. Los Archivos Públicos del Estado y otras
instituciones nombraron a miembros representantes para que participaran
en el proyecto y funcionaran como agentes de divulgación del trabajo. Este
comité contaba con profesionales responsables de la coordinación general,
la consolidación del texto, la edición y la revisión.
Después de concluida la norma y antes de su publicación, el
CTNDA decidió que se pasara a una fase de discusión pública. Para ello el
Archivo Nacional con la colaboración de varias instituciones, en su mayoría
archivos de los estados, patrocinaron una serie de talleres para divulgar la
norma y recoger sugerencias de la comunidad profesional.
La Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) fue
publicada, oficialmente, en el 2007; después de impresa, se distribuyó,
gratuitamente, a un gran número de instituciones archivísticas, bibliotecas,
museos y universidades. El CTNDA continuó preparando cursos, talleres
y comunicaciones con el fin de garantizar su máxima difusión y aplicación.
El estándar brasileño fue presentado en diversos congresos internacionales
para mostrar a otros países las experiencias de su realización.
NOBRADE es compatible con ISAD(G) y su objetivo es facilitar
el acceso y el intercambio de información a nivel nacional e internacional.
La CTNDA recomienda utilizarla para la descripción de documentos con
valor permanente, aunque puede ser factible su uso para la descripción
de documentos con valor primario. Esta norma fue diseñada para ser
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
119
usada en sistemas automatizados; no obstante, se recomienda su uso en los
sistemas manuales pues así se facilita la transferencia de datos a los sistemas
electrónicos (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006, p. 11).
La norma circunscribe el ámbito de la descripción a una etapa
específica del ciclo de vida de los documentos, tendencia seguida, también,
en otros países.
El proyecto brasileño expone tres fundamentos teóricos y en
ellos se basa para conformar sus reglas. Este estándar no cuenta, como
sucede en otras normas, con un epígrafe teórico para profundizar y analizar
los principios elementales de la archivística y su aplicación a la práctica
descriptiva. El concepto de descripción multinivel es uno de los principios
en los que se fundamenta el estándar brasileño. Se recomienda el uso
exclusivo de este tipo de descripciones, excluyéndose de la propuesta las
descripciones independientes sin jerarquías y conexiones.
Con respecto a los tipos de sub-entidades formulados, se puede
decir que NOBRADE presenta algunas similitudes con otros proyectos
descriptivos. En primer lugar, se incluyen los niveles generales e intermedios
de ISAD(G), respetando las recomendaciones del CIA. En segundo lugar,
se aprecian semejanzas con las normas de España y Portugal en relación al
nivel sección y subsección y, por último, está presente el modelo propuesto
por Cook y Procter en el manual inglés referente a los códigos numéricos
para identificar los niveles de descripción.
La norma presenta algunas peculiaridades en lo concerniente a
los niveles. La primera está relacionada con la introducción del nivel acervo
que en la misma norma se define como “La totalidad de documentos de
una entidad de custodia.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS,
2006, p. 15), es decir, todo el contenido documental de un archivo
o institución, seguido de un nivel intermedio del acervo: acervo de la
subunidad de custodia.
Otra de las particularidades es el uso de un mismo nivel de
descripción para dos agrupaciones documentales diferentes. Por ejemplo,
el nivel uno se corresponde con el fondo y las colecciones y el nivel 4 con
dossier (unidad de instalación) y procesos (documento compuesto). Los
Dunia Llan Paón
120
niveles colección y unidades de instalación están comprendidos en otras
normas, pero contemplados como niveles independientes.
La existencia y la cantidad de niveles de descripción son muy
variables y pueden llegar a ser tantos como las instituciones consideren
necesario. El establecimiento de los niveles de descripción dependerá de la
propia estructura de los fondos documentales y de cada sistema de archivo.
NOBRADE contiene 28 elementos para la descripción de la
entidad documento, de los cuáles siete son de uso obligatorio. Seis elementos
se corresponden con los recomendados por ISAD(G) para el intercambio
de información. El elemento condiciones de acceso es una propuesta nueva
de este proyecto y sólo se considera obligatorio para los niveles de: acervo,
fondo y colección. Según Antonia Heredia, “[…] declarar este elemento
obligatorio para estos niveles no es la mejor opción pues el acceso afecta
mayormente a las series, casi nunca el acceso se restringe a la totalidad
de documentos de un archivo o un fondo.” (HEREDIA, 2007, p. 4). La
norma catalana, también, recomienda este elemento como obligatorio
para el nivel fondo.
NOBRADE es una norma de estructura de datos y contenidos.
A partir de su estructura se pueden describir, solamente, documentos
archivísticos. Este estándar incluye reglas generales y específicas,
comentarios, procedimientos y ejemplos ilustrativos que facilitan la
representación del contenido de esta entidad. La norma brasileña no
regula la forma de presentación de los datos en pantalla o en instrumentos
impresos. Por tanto, no se considera una norma de presentación y
formalización. En relación a la codificación de sus elementos en ambientes
electrónicos, este estándar no hace propuestas específicas al respecto sin
embargo aconseja el uso de EAD para estos fines.
La estructura de NOBRADE es muy similar a ISAD(G), contiene
las siete áreas de la normativa internacional con sus correspondiente
elementos. La diferencia radica en que se adiciona un área relacionada con
la normalización de los puntos de acceso (Área de puntos de acceso y
descripción de materias). Está nueva área descriptiva resulta uno de los
aspectos más novedosos de este proyecto. Algunos autores consideran que
el elemento punto de acceso e indización de materias pudo incluirse en el
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
121
área de contenido y estructura, o tal vez, hubiera sido recomendable crear
una parte, en la norma, dedicada sólo a los puntos de acceso y las formas
normalizadas como se ha hecho en otros países.
A partir del estudio de NOBRADE se constata que los archiveros
brasileños han conformado una norma basada en ISAD(G). NOBRADE
presenta algunas innovaciones relacionadas con los contenidos de los
elementos, los niveles de descripción, los elementos obligatorios y la
estructura. Brasil ha hecho un gran esfuerzo por normalizar la descripción
archivística pero aún debe seguir trabajando por adaptar más la norma a la
realidad nacional e internacional.
El CONARQ pudiera reconsiderar la idea de continuar trabajando
en la normalización de la descripción archivística en Brasil y así elaborar
una versión más completa de NOBRADE que incluya la estructura de
datos y contenidos para describir autoridades, funciones, instituciones de
custodia y puntos de acceso, además de regular la forma y la codificación
de sus elementos.
Tabla 17. Caracterización de la Norma Brasileña de Descripción Archivística
NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE BRASIL (NOBRADE)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos d
e
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología
d
e
Norma
Estructura
Organizativa
El principio de
respeto a los fondos
es la base de la
organización y de la
descripción (Origen
y Procedencia).
La descripción
archivística se basa en
los principios de la
descripción
multinivel.
La descripción se
aplica a todos los
materiales de archivo
con independencia
de su forma o
soporte.
Documento
Acervo
Acervo de la
subunidad de
custodia
Fondo/Colección
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Dossier/
Proceso
Item Documental
Código de
Referencia
Título
Fechas
Nivel de
Descripción
Volumen y
extensión de la
unidad de
descripción
Nombre de los
productores
Condiciones de
acceso
El elemento
condiciones de acceso
sólo es obligatorio
para los niveles
acervo, fondo y
colección.
Estructura
Documento:
Área de
identificación
Área de contexto
Área de contenido y
estructura
Área de condiciones
de acceso y uso
Área de
documentación
relacionada
Área de notas
Área de control de la
descripción
Área de puntos de
acceso y descripción
de materias
Contenido
Dunia Llan Paón
122
6.7 LA NORMALIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN EN URUGUAY: NUDA
La creación de una norma de descripción en Uruguay es un
acontecimiento bien reciente. Este proyecto surge como parte del contexto
internacional de normalización que, en los primeros años de este nuevo
siglo, se ha materializado a través de la publicación de varias normas y la
aplicación práctica, en los archivos, de la normativa internacional.
En los últimos años, en el país suramericano, se ha incrementado
el interés por salvaguardar el patrimonio documental de la nación. A partir
del 2008 se publican un conjunto de leyes y decretos que estipulan la
organización de los archivos y la accesibilidad de la información pública.
En este año se ratifica, también, la ley referente a la creación del Sistema
Nacional de Archivos, la Ley de Protección de Datos Personales y Acción y la
Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública (COMISIÓN INTER-
INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA NORMA
URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2014, p. 7).
Como consecuencia de esta actividad reformadora y de organización
de los archivos, en el año 2012, con el aval de la Dirección del Archivo
General de la Nación, se convocó a varios archiveros y profesores que
pertenecían a diversas instituciones del Estado para formar parte del Proyecto
SINDA: Sistema de Normalización de Descripción Archivística. A partir
de este proyecto, se formó la Comisión de Trabajo Interinstitucional (CTI)
que tenía como objetivo elaborar una norma de descripción (COMISIÓN
INTER-INSTITUCIONAL PARA LA ELABORACIÓN DE LA NORMA
URUGUAYA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA, 2014, p. 5).
Después de algunos años de trabajo, en Diciembre del 2014, la
CTI publica la primera versión de la Norma Uruguaya de Descripción
Archivística (NUDA). Actualmente, este estándar se encuentra en período
de difusión y aplicación en el sistema de archivos del país.
Para la elaboración de NUDA se analizaron y estudiaron las
experiencias desarrolladas en Uruguay en materia de descripción, el conjunto
normativo del CIA, algunas normas nacionales y, por último, se estudiaron,
también, las potencialidades que brinda el software ICA-ATOM del CIA
para la aplicación práctica de la descripción. El CTI buscaba desarrollar un
proyecto normativo aplicable en cualquier institución archivística del país.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
123
El estándar uruguayo no aborda en profundidad los principios
teóricos de la descripción; tampoco contempla estudios conceptuales pues
sólo incluye la descripción de una entidad archivística. La norma expone el
principio de descripción multinivel y lo fundamenta a través del enunciado
de sus principales características.
NUDA desarrolla una estructura de datos para describir,
únicamente, los documentos. Los niveles de descripción propuestos son
los estipulados en ISAD(G), con la diferencia de la sub-entidad colección
no incluida en la normativa del CIA.
En cuanto a los elementos obligatorios, el proyecto uruguayo
expone algunas modificaciones con respecto a los anteriores estándares
presentados en este libro. NUDA contiene ocho elementos con carácter
obligatorio, además de los seis de ISAD(G), propone como obligatorios el
elemento evaluación documental (valoración, selección y eliminación en
ISAD(G)) y el elemento nota del archivero.
Conjuntamente con estos ocho elementos, para el nivel fondo
plantea el uso obligatorio de los siguientes elementos:
• Historia institucional/biográfica
• Historia archivística
• Forma de ingreso
• Alcance y contenido
Para el nivel sub-fondo, juntamente con los ocho obligatorios
generales, adiciona el elemento alcance y contenido con uso ineludible.
NUDA en los apéndices contiene una tabla donde presenta los
elementos y las condiciones de su uso. Además del concepto obligatorio
(OB), también propone el uso recomendable (RE) y opcional (OP) para
cada elemento descriptivo de acuerdo al nivel de descripción. Este tema,
también, fue incluido por otras normas presentadas en este texto.
En relación a la tipología de norma se puede decir que es de
estructura de datos, contenidos y presentación. A través de sus reglas,
notas (incluyen comentarios, apuntes, especificaciones) y ejemplos por
elemento se pueden completar la descripción de la entidad documento
Dunia Llan Paón
y su formas de presentación en los instrumentos de descripción. No la
aborda la codificación de datos en ambientes digitales
La estructura organizativa de la norma uruguaya es semejante a la
propuesta internacional. Presenta 26 elementos descriptivos, organizados
en 7 áreas de información. En este aspecto siguió los lineamientos
internacionales, mantuvo la estructura de datos y trabajó sobre los
contenidos de la descripción.
Este proyecto normativo es un logro alcanzado para el sistema
de archivos de Uruguay y será de gran utilidad para otros países
latinoamericanos, en especial, los del MERCOSUR. El proyecto SINDA
debe continuar sus trabajos y crear nuevas comisiones responsables de dar
continuidad a la norma. NUDA debe completarse e incluir la descripción
de otras entidades archivísticas: productores, funciones y entidades de
custodia, puntos de acceso y por qué no, trabajar el desarrollo de un
modelo conceptual que soporte las bases teóricas de la normativa churra.
Tabla 18. Caracterización de la Norma Uruguaya de Descripción
Archivística
NORMA DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE URUGUAY (NUDA)
Principios Teóricos Entidades
Subtipos de
Entidades
Elementos
Obligatorios
Tipología de
Norma
Estructura
Organizativa
Principio de
descripción
multinivel (el fondo
es la unidad superior
de descripción,
descripciones de lo
general a lo
particular, jerarquía
de las descripciones,
información
adecuada a cada
nivel de
descripción).
Documento
Fondo
Subfondo
Serie
Documento
compuesto
Documento
simple
Colección
Código de
Referencia
Título
Fechas
Nivel de
descripción
Volumen y soporte
Nombre del
productor
Evaluación
documental
Nota del archivero
Estructura
Área de
identificación
Área de contexto
Área de contenido y
estructura
Área de condiciones
de acceso y uso
Área de
documentación
asociada
Área de notas
Área de control de la
descripción
Contenido
Presentación
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
125
7 LAS NORMAS PARA LA CREACIÓN DE PUNTOS DE ACCESO EN ARCHIVOS:
RCPPCN, NEPAN, DACS, RAD2, ODA Y MDM
Los puntos de acceso constituyen un elemento fundamental en la
búsqueda y la recuperación de información en los sistemas de descripción
archivística. ISAD(G) define los puntos de acceso como: “Nombre, palabra
clave, grupo de palabras o códigos que se utilizan para buscar, identificar y
localizar una descripción archivística.” (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 2000, p.14). Por su parte, ISAAR(CPF) define los puntos
de acceso como: “Nombre, término, palabra clave, frase o código que se
pueda utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones archivísticas,
incluyendo los registros de autoridad.” (CONSEJO INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS, 2004, p. 12).
Como se puede observar, la normalización internacional de
la descripción prestó atención al control de los puntos de acceso. Con
el surgimiento de normas para la elaboración de representaciones de
documentos y registros de autoridades archivísticas se hacía imprescindible
contar, también, con reglas para normalizar los puntos de acceso vinculados
a nombres de instituciones, personas y familias y, por consiguiente, de
lugares geográficos y materias. La identificación y recuperación de la
información archivística va a depender, en gran medida, de la asignación
adecuada de puntos de acceso en las descripciones.
La elaboración de estándares para la regulación de los puntos de
acceso de las descripciones ha tenido un amplio desarrollo en el ámbito
de la Bibliotecología no sucediendo así en la Archivística. En el área
bibliotecológica existen una variedad de estudios teóricos y prácticos
que trabajan la normalización de los nombres de instituciones, personas,
familias, lugares geográficos y materias. Las Reglas de Catalogación
Angloamericanas (AACR), publicadas desde 1969 por bibliotecarios
americanos y británicos, son un ejemplo del desarrollo de este tema en
las bibliotecas. La segunda edición de las AACR2 es usada en varios países
para la formación y creación de los puntos de acceso normalizados en los
sistemas de información. Esta normativa constituye el principal referente
para el trabajo de este tema en cualquier campo de la Ciencias de la
Información.
Dunia Llan Paón
126
En la Archivística, la preocupación por la regulación de los puntos
de acceso estuvo vinculada al proceso de normalización de la descripción,
como se expresó anteriormente. No obstante, no se puede olvidar la
elaboración, en varios países, de vocabularios controlados o tesauros para
determinados tipos de archivos que se basaron, principalmente, en las
AACR2. Los archiveros comprendieron que para lograr una descripción
con la calidad exigida en los nuevos contextos, también, era necesario
normalizar los puntos de acceso de las descripciones de documentos,
productores y funciones. Como consecuencia, y tomando como base las
normas bibliotecarias, algunos países han publicado reglas que rigen la
elaboración de los puntos de acceso en los archivos.
En 1997, el National Council of Archives de Reino Unido publica
las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names
(RCPPCN); estas reglas constituyen la primera normativa publicada en
el área sobre el tema. En el 2010, el Ministerio de Cultura de España
publica la Norma para la Elaboración de Puntos de Acceso Normalizados
de Nombres de Instituciones, Personas, Familias, Lugares y Materias en el
Sistema de Descripción Archivística de los Archivos Estatales (NEPAN). Las
Rules for Archival Description de Canadá, las Orientaciones de Descripción
Archivística de Portugal y el Manual de Descripción Multinivel de Castilla
y León incluyen una parte dedicada a la regulación de los puntos de acceso.
La primera versión de la norma estadounidense (DACS) contaba con un
capítulo dedicado a los puntos de acceso, la segunda versión del 2013
ya no presenta esta parte. Los archiveros de EE.UU alegaron que no era
necesario este capítulo pues se podía trabajar con las AACR2.
Estas son las normas que existen, hasta el momento, en el contexto
archivístico para la normalización de los puntos de acceso. A continuación
se presenta una breve descripción de estos proyectos.
7.1 REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE NOMBRES DE PERSONAS, LUGARES E
INSTITUCIONES. REINO UNIDO
Reino Unido, después de la publicación de las normas
internacionales, comenzó la redacción de las Rules for the Construction of
Personal, Place and Corporate Name (RCPPCN). El National Council of
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
127
Archives fue el responsable de dirigir el proyecto para crear un Fichero de
Autoridades Nacional. Este organismo dio su nombre, su prestigio y el
apoyo financiero para este trabajo.
En 1993, se nombró un comité que sería el responsable de
preparar y redactar las reglas para la formación del fichero de autoridades
de nombres de personas, lugares e instituciones. Este comité tendría la
responsabilidad de unificar las reglas de catalogación de las instituciones
británicas y resolver los problemas prácticos de descripción de estas
instituciones
18
.
La confección de estas reglas demoró algunos años pues fueron
el resultado de un acuerdo único y general que unió las corrientes de una
amplia gama de instituciones vinculadas a la información. Se reunieron
profesionales experimentados en el área de la descripción bibliográfica
y archivística para unir sus conocimientos, analizar los problemas y
alcanzar una solución común, útil y aplicable a todas las instituciones de
información.
En 1996, se difundió el borrador de las reglas y la respuesta
fue instantánea, se recibieron opiniones tanto de instituciones como de
archiveros individuales que ayudaron con sus observaciones a mejorar el
borrador y poder publicar, en 1997, la versión final y oficial con mejores
resultados y más consenso.
Las reglas del National Council of Archives se dirigen a apoyar
la creación consistente de nombres propios en la actividad de indización
realizada por los archivos británicos. El estándar abarca las reglas para la
creación de los puntos de acceso (nombres de instituciones, personas,
familias y lugares geográficos), (NATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES,
1997, p. 9).
El trabajo realizado por el CIA en la confección de ISAD(G)
e ISAAR(CPF) en estos mismos años proporcionó a este proyecto un
contexto más analítico y ayudó a obtener unas reglas más completas y mejor
18
Este comité estuvo formado por integrantes de las siguientes instituciones: Historical Manuscripts Commission,
Public Record Office, British Library, National Library of Wales, Public Record Office of Northern Ireland, Scottish
Record Office, Victoria and Albert Museum, National Art Library.
Dunia Llan Paón
128
estructuradas. Las RCPPCN se basan en las AACR2, en ISAAR(CPF) y
son compatibles con el Manual of Archival Description (MAD3).
Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
Names están formadas por tres capítulos:
• Reglas para la construcción de nombres de personas
• Reglas para la construcción de nombres de lugares
• Reglas para la construcción de nombres de instituciones
Las RCPPCN presentan, además, una introducción general
donde se expone su propósito y alcance del proyecto, además da un breve
panorama sobre las fuentes utilizadas para la elaboración de todas las reglas
que integran sus tres capítulos.
Esta normativa británica pueden considerarse una norma de
contenido. Cada uno de los elementos está integrado por reglas específicas
que determinan la formación de los puntos de accesos normalizados de
nombres. Todas las reglas están acompañadas de ejemplos que muestran
su aplicabilidad. Los apéndices son un elemento importante del proyecto;
contienen ejemplos de nombres de personas, lugares e instituciones, que
sirven como orientación a los especialistas responsables de las descripciones.
Además, disponen de un listado de fuentes de información que se pueden
consultar para crear las autoridades.
Las Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate
Names constituyen la normativa que sirve de guía a todas las instituciones de
información británicas para la creación de puntos de acceso normalizados.
Estas reglas tienen como objeto ayudar a los archiveros a la formación de
descripciones adecuados que faciliten la búsqueda y la recuperación de la
información en el sistema de archivos británicos.
7.2 NORMA PARA LA ELABORACIÓN DE PUNTOS DE ACCESO NORMALIZADOS
DE INSTITUCIONES, PERSONAS, FAMILIAS, LUGARES Y MATERIAS EN EL SISTEMA
DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA DE LOS ARCHIVOS ESTATALES DE ESPAÑA
España, junto al proceso de formación de la norma nacional
(NEDA), desarrolló un estándar nacional para la elaboración de puntos de
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
129
acceso normalizados de los nombres de instituciones, personas, familias,
lugares y materias.
La Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura
fue la institución responsable de dirigir este proyecto normativo. En el
2008, se creó un grupo de indización, con el objetivo de redactar una
norma para la elaboración de puntos de acceso normalizados para el sistema
de descripción archivística de los Archivos Estatales de España.
La elaboración de este estándar duro dos años; fue el resultado
de un amplio consenso entre los profesionales de diferentes instituciones
archivísticas y de otras vinculadas a la información. Este grupo de trabajo
se apoyó en las normas y manuales publicados en España y en otros
países, tanto del mundo de los archivos como de las bibliotecas (AACR2,
ISAAR(CPF), DACS, RAD2, ODA, EAD, ISO y UNE). NEPAN, fue
publicada en la página web del Ministerio de Cultura en agosto de 2010.
Esta norma surge con la finalidad de optimizar la búsqueda y
recuperación de descripciones de las entidades archivísticas y facilitar, así,
el acceso de los usuarios al patrimonio documental español. Con ella, se
normalizan los puntos de acceso del sistema de descripción archivística
automatizado de los Archivos Estatales (Portal de Archivos Españoles
(PARES)), gestionado por el Ministerio de Cultura (ESPAÑA, 2010, p. 7).
La NEPAN está formada por cinco capítulos que regulan la
creación de formas autorizados para nombres de instituciones, personas,
familias, lugares y materias en el sistema de descripción archivística de los
archivos estatales:
• Puntos de acceso de instituciones
• Puntos de acceso de personas
• Puntos de acceso de familias
• Puntos de acceso de lugares
• Puntos de acceso de materias
La NEPAN presenta una introducción donde se analizan los
objetivos, la finalidad y el ámbito de aplicación de la norma así como
algunas definiciones importantes sobre los puntos de acceso, los tipos,
su identificación y elección. Cada capítulo está compuesto por una serie
Dunia Llan Paón
130
de aspectos: introducción, definición y alcance, fuentes de información y
elección del nombre y formalización. Estos elementos ayudan a formalizar
el contenido del punto de acceso.
Todas las reglas vienen acompañadas de ejemplos concretos que
demuestran su aplicabilidad. La norma se apoya en un glosario, anexos y
un listado de referencias bibliográficas que sirven como fuente de consulta
para los especialistas responsables de la descripción.
Es importante destacar que esta norma es, totalmente, compatible
con los trabajos de normalización que desarrolla la CNEDA, que como
se mencionó anteriormente, ha publicado el Modelo Conceptual de
Descripción Archivística.
7.3 OTRAS NORMAS: DACS, RAD2, ODA Y MDM
Las normas de descripción publicadas en EE.UU, Canadá,
Portugal y en España (Castilla y León) contienen una parte dedicada a la
normalización de los puntos de acceso. DACS, RAD2, ODA y MDM han
sido presentadas, ya, en este libro, por consiguiente en este epígrafe sólo
se expondrán las características de la parte dedicada a la elaboración de los
nombres, lugares o materias relacionadas con los documentos archivísticos.
La primera versión de Describing Archives: A Content Standard,
(DACS) publicada en el año 2004, presentaba una parte dedicada a la
formalización de los nombres. En el 2013, la Society of American Archivists
publica una segunda edición revisada del estándar; en esta última versión
se eliminó la parte dedicada a la regulación de los puntos de acceso
pues se recomienda el uso de las AACR2 para estos fines. No obstante,
seguidamente se exponen las características del capítulo tercero de DACS
dedicado al tema.
La parte III Forms of Names de DACS, estaba formada por tres
capítulos que contenían las reglas para la creación de nombres (personas,
familias, instituciones y lugares geográficos):
• Formas de nombres de personas y familias
• Formas de nombres lugares geográficos
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
131
• Formas de nombres de instituciones
Para la redacción de esta parte, la SAA se apoyó en la estructura
bibliográfica de las reglas angloamericanas. Es válido destacar que también
se apoyaron en ISAAR(CPF).
Para la elaboración de las formas normalizadas de los nombres,
DACS, propuso varias reglas específicas que abarcan todas las formas
posibles de entradas de nombres. Estas reglas estaban acompañadas de
ejemplos prácticos que ilustraban la utilización de la misma.
Esta parte estuvo muy bien conformada pues los profesionales
norteamericanos tienen una profusa experiencia en esta temática. Por tanto,
se recomienda el uso de esta primera versión de la norma estadounidense
como guía para la confección de puntos de acceso normalizados referentes
a la descripción de entidades archivísticas.
Las Rules for Archival Description (RAD2), contienen un acápite
concerniente al control de puntos de acceso. La segunda parte titulada,
Headings and References, está formada por cinco capítulos que trabajan los
puntos de acceso, los encabezamientos y las referencias. A continuación se
detallan estos capítulos:
• Elección de puntos de acceso: sirve de guía para la elección y creación
de los puntos de acceso. Se establecen las reglas para determinar en los
niveles de descripción los nombres de personas, familias e instituciones
que constituyen puntos de accesos. Además propone reglas para la
elección de otros puntos de acceso vinculados con la creación del
documento.
• Nombres de personas: contiene todas las reglas necesarias para la
formación de los nombres de personas y un conjunto de reglas
especiales para la elaboración de los nombres de familias.
• Nombres geográficos: propone las reglas para la formación de
encabezamientos geográficos.
• Nombres de instituciones: contiene las reglas para la formación de los
nombres de institución.
Dunia Llan Paón
132
• Referencias: expone la forma de elaborar las referencias cruzadas (ver /
ver además) de nombres de personas, familias e instituciones.
En las RAD2 se expone quiénes constituyen los puntos de
accesos principales, las pautas para su elaboración y ejemplos concretos
vinculados a la práctica archivística. Las reglas identifican a los creadores de
los documentos como puntos de acceso principales. Además, profundizan
en la formación de referencias cruzadas a autoridades responsables de la
producción pero que han cambiado de nombre en espacios de tiempos
determinados.
Esta parte de RAD2 presenta la misma estructura de las AACR2;
mantiene la mayoría de sus reglas aunque adiciona los encabezamientos de
nombres de familias, elemento propio del contexto de producción de los
documentos archivísticos.
Tabla 19. Comparación entre las estructuras de AACR2 y RAD2
AACR2 RAD2
Elección de los puntos de acceso Elección de los puntos de acceso
Encabezamientos de Personas Encabezamientos de Personas
Nombres Geográficos Nombres Geográficos
Encabezamientos de entidades Encabezamientos de entidades
Títulos Paralelos -
Referencias Referencias
La figura anterior muestra las coincidencias que existen entre las
estructuras establecidas por RAD2 y las AACR2 para la determinación de
los puntos de acceso. Como se puede observar, las reglas canadienses siguen
una estructura muy parecida a las reglas bibliotecarias, la única diferencia
está marcada por los títulos paralelos.
Los archiveros de Canadá, también, tienen gran experiencia
en el control de autoridades y elaboración de puntos de acceso y queda
demostrado en la segunda parte de esta normativa. RAD2 es de los
estándares que más desarrolla este punto, por tanto, se recomienda la
consulta de esta normativa para la elaboración de este tipo de normas o
para la formación de control de autoridades y listados de materias.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
133
Las Orientações para la Descrição Arquivística (ODA), igualmente,
contienen una parte dedicada a los puntos de accesos y su normalización.
La tercera parte: Escolha e Construção de Pontos de Acceso Normalizados,
está formada por cuatro capítulos, a través de las cuales se determina cómo
elaborar y controlar los puntos de acceso.
• Nombres de instituciones
• Nombres de personas
• Nombres de familias
• Nombres de lugares geográficos
ODA presenta las reglas para la formación de los encabezamientos
autorizados de nombres de instituciones, personas, familias y nombres
geográficos. La norma no contempla la creación de encabezamientos relativos
a materias, eventos, títulos, cargos, tipologías documentales, entre otros.
Para la conformación de esta parte, los archiveros portugueses
se basaron en normas nacionales e internacionales relacionadas con el
tema (Rules for the Construction of Personal, Place and Corporate Names,
Géonomenclature Historique des Lieux Habités, Nomes Geográficos: Normas
para Indixaçao, Regras Portuguesas de Catalogação y SIPORBASE: Sistema
de Indixação em Português).
Cada una de estos cuatro capítulos cuenta con objetivos,
comentarios, reglas generales y específicas, fuentes de información,
presentación de información y exclusiones. Las reglas específicas vienen
acompañadas de ejemplos ilustrativos con casos prácticos.
La tercera parte de ODA completa las orientaciones portuguesas,
de esta forma, se puede asegurar que este es uno de los estándares más
acabados de los publicados hasta la fecha. Las orientaciones se pueden
utilizar para describir documentos, productores y crear puntos de acceso
normalizados. Además, se puede constatar que trabaja con profundidad
los contenidos de todos los elementos presentados en las tres partes que la
componen.
El Manual de Descripción Multinivel de Castilla y León dedicó
una parte de su estructura al control de las autoridades. La segunda parte,
Puntos de Acceso y Control de Autoridades, recoge las reglas para la formación
Dunia Llan Paón
normalizada de los nombres propios de personas, familias, entidades y
lugares geográficos, además de las pautas para la creación de los ficheros de
autoridades archivísticas.
Los autores de este texto para el desarrollo del segundo acápite
se apoyaron en distintas normativas: ISAAR(CPF), AACR2, APPM,
RDDA, Reglas de Catalogación de España, Normativa para la Redacción
de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca Nacional de España, entre
otras normas relacionadas con este tema.
La segunda parte se divide en dos apartados bien diferenciados:
Elección de Puntos de Acceso y Control de Autoridades.
El primer apartado está dedicado a los puntos de acceso y regula
la formación de los nombres propios de personas, familias, entidades y
lugares geográficos. El MDM no establece pautas para normalizar los
encabezamientos de nombres comunes ni de materias. Este capítulo sigue
la siguiente estructura:
• Nombres de personas y familias
• Nombres de instituciones
• Nombres geográficos
Las pautas sobre puntos de acceso recogidas en el manual,
presentan dos características destacables: cuentan con una estructura y
articulación propia, diferente al resto de estándares y cuentan, además, con
numerosas adaptaciones de contenido, realizadas con la finalidad de adecuar
la normativa existente a las necesidades de la descripción archivística de la
región, así como facilitar la interpretación y la comprensión de las normas.
En sentido general el manual debe servir para elaborar índices onomásticos
de personas y familias, de instituciones y de nombres geográficos (BONAL
ZAZO; GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 19).
Una particularidad de este manual y ausente en el resto de
normativas es la inclusión de un Registro de Referencia General. Este acápite
está compuesto por tres áreas, integradas por un conjunto de elementos
descriptivos, a continuación se muestran las áreas incluidas en este registro.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
135
• Área de punto de acceso de referencia general: recoge los códigos que
permiten identificar de forma unívoca el registro de referencia general
así como los puntos de acceso de referencia general.
• Área de nota de información: proporciona las instrucciones precisas
sobre el uso del punto de acceso de referencia general.
• Área de notas: proporciona datos que facilitan el control de la
descripción de autoridades.
Los capítulos dedicados al control de autoridades añaden a su
contenido recomendaciones sobre puntuación, ordenación, aclaraciones
sobre relaciones entre nombres y referencias entre registros de autoridad.
Estos capítulos permiten controlar las formas variantes del mismo
nombre, las sinonimias y las homonimias y, también, establecer el uso de
un único nombre como punto de acceso de autoridad (BONAL ZAZO;
GENERELO LANASPA; TRAVESÍ DE DIEGO, 2000, p. 19).
El manual de Castilla y León con la normalización de las
descripciones de los documentos, la creación de los puntos de acceso y
de los registros de autoridades consigue obtener sistemas de descripciones
uniformes, consistentes e integrales que facilitan la unificación de las
descripciones de los documentos con sus productores y la recuperación de
la información archivística.
8 LAS NORMAS DE CODIFICACIÓN EN ARCHIVOS: EAD Y EAC
Las normas presentadas en los epígrafes anteriores rigen el
contenido intelectual de las descripciones, diseñan sus estructuras y se
orientan en el texto y el formato de los instrumentos de descripción.
Sin embargo, existían un conjunto de cuestiones que estos estándares
no podían resolver: ¿Cómo interrelacionar la información de todas las
entidades archivísticas?, ¿Cómo preservar las relaciones jerárquicas que
existen entre niveles de descripción? ¿Cómo facilitar la navegación por una
arquitectura de información y recuperar la información específica? Además
de crear normas de datos, contenidos y presentación, el mundo archivístico
precisaba desarrollar estándares que tradujeran las normas del lenguaje
natural al lenguaje propio de los entornos electrónicos. La computadora
136
no puede procesar los datos representados en las descripciones, para ello,
es necesario colocarlos en un idioma legible para la máquina, solo así se
pueden identificar y compartir los datos de un registro descriptivo.
Figura 31. Relación documentos, normas, instrumentos y entornos
electrónicos
Fuente: elaborada por la autora.
Los profesionales necesitaban defi nir un lenguaje de marcas para
crear una norma de codifi cación que convirtiera las estructuras de datos de
los actuales estándares a un idioma entendible en el entorno electrónico.
Para ello, se precisaba, antes, defi nir en lenguaje de programación que
facilitara el desarrollo de normas de codifi cación archivística.
Los especialistas analizaron programas de metalenguajes
descriptivos como el Standard Generalized Markup Language (SGML),
Hypertext Markup Language (HTML) y Extensible Markup Language
(XML). Estos programas son lenguajes de etiquetados y se utilizan para
expresar estructuras de contenido en lugar de apariencia de documentos.
Es decir, usan códigos de marcaje (etiquetas) que proporcionan nombres
para categorizar las partes de un documento.
Finalmente, se decidió utilizar XML para la creación de las normas
de codifi cación archivística. XML une la simplicidad de HTML con la
capacidad expresiva de SGML y diseña un lenguaje de marcas optimizado
para la web. Con este programa se logra distinguir el contenido y la
estructura de los documentos de su presentación en papel o en pantalla y,
entre otras ventajas, crea documentos portables, que pueden intercambiarse
y procesarse con facilidad en sistemas informáticos heterogéneos.
En las fases tempranas del desarrollo de un proyecto de lenguaje de
codifi cación para archivos se consideró usar el Machine Readable Cataloging
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
137
(MARC) como la base de las normas, puesto que es un estándar de marca
muy conocido en el mundo bibliotecario y muchas instituciones lo usan
para codificar instrumentos de descripción; pero se consideró que no era
el mejor esquema disponible por varias razones. MARC era inadecuado
porque los registros tenían una longitud máxima de pocos caracteres. La
limitación en el tamaño es un obstáculo porque muchos instrumentos de
descripción de archivos tienen una longitud mayor. Presentaba dificultad
para representar la información estructurada jerárquicamente debido a su
limitado hospedaje.
La norma de EE.UU, DACS, en su primera versión, utiliza
para la codificación de los elementos de la entidad documento este
formato bibliotecario, hay que tomar en cuenta que MARC ha sido,
tradicionalmente, desarrollado y muy utilizado por los profesionales del
área en ese país.
Figura 32. Código de referencia regulado según MARC21
Fuente: DACS, 2004.
El primer estándar archivístico creado y publicado como estructura
de datos para facilitar la distribución en Internet de información detallada
sobre fondos archivísticos a través de los instrumento de descripción fue el
Encoded Archival Description (EAD).
Dunia Llan Paón
138
EE.UU. fue el creador e impulsor de EAD. Este estándar tuvo
sus primeras formulaciones en un proyecto dirigido por Daniel Pitti en la
biblioteca de la Universidad de California en Berkeley, en 1993. La finalidad
del proyecto era investigar la factibilidad de una norma de codificación
no-propietaria para instrumentos de descripción legible por máquina y
procedente de distintos depósitos culturales (DELGADO, 2005, p. 55).
En un período de cinco años la norma se consolidó y se
incorporaron al proyecto instituciones importantes en este ámbito como
la Society of American Archivists, la Library of Congress y el Research Libraries
Group. En 1996, aparecieron las primeras versiones: la alfa con el prototipo
del Document Type Definition (DTD) y tiempo después la versión beta
junto a otros documentos técnicos. La DTD definió los elementos y
atributos que serían usados para codificar los instrumentos de descripción
y establecer las reglas para usar esos elementos.
En 1998, se publicó la versión 1.0 de la DTD EAD y el repertorio
de etiquetas. El Document Type Definition incluía cambios significativos y
estaba diseñado para funcionar como DTD de SGML y de XML. Además
era compatible con ISAD(G), requisito imprescindible para los esquemas
de codificación con aspiraciones internacionales (SANTAMARIA GALLO,
2003, p. 52).
En el año 2002, se publica la segunda versión de EAD, actualmente
vigente. Esta nueva edición se adapta mejor a las necesidades de XML
y proporciona una compatibilidad consistente con la segunda versión de
ISAD(G). Estos acontecimientos han favorecido el aumento del interés
por parte de la comunidad archivística internacional hacia dicho estándar.
La versión electrónica oficial de EAD y su documentación para el
usuario (EAD Tag Library) es mantenida y distribuida por el departamento
de Network Development and MARC Standards de la Library of Congress de
EE.UU. El contenido intelectual de la estructura está a cargo de un grupo de
trabajo internacional compuesto por varios miembros de Canadá, Francia,
Alemania, Países Bajos, Reino Unido y Estados Unidos (FOX, 2008, p. 28).
EAD refleja la estructura lógica y jerárquica de un instrumento
de descripción de archivo y es compatible con la norma internacional para
la descripción de material de archivo ISAD(G). Esta norma posibilita la
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
139
difusión, acceso y navegabilidad, a través de la tecnología de redes, de la
información descriptiva de las instituciones archivísticas.
Figura 33. Código de referencia regulado según EAD
Fuente: DACS, 2004.
El otro estándar de codificación del mundo archivístico es el
Encoded Archival Context–Corporate Bodies, Persons And Families (EAC-
CPF). El esfuerzo por desarrollar EAC no es un hecho aislado. Estuvo muy
vinculado con las actividades e iniciativas que desarrollaba la comunidad
internacional de archivos en cuestiones de normalización. La norma
ISAAR(CPF) fue el punto de partida para la creación de EAC, que sería
un complemento de EAD, tal como ISAAR(CPF) lo es de ISAD(G).
EAC es una norma para la gestión electrónica de la información
de autoridades archivísticas y su contexto de producción. ISAAR(CPF) y
EAD fueron elaborados de forma conjunta por miembros que pertenecían
a los dos comités de desarrollo. EAC-CPF se basa en XML y funciona
independientemente del software o del sistema informático y se vincula de
forma sencilla a otros protocolos basados en XML (FOX, 2008, p. 35-36).
Sus antecedentes se remontan a 1993 cuando a Marion Matters,
Catherina Roe, y Richard Szary les concedieron una beca de investigación
para el estudio de archivos modernos en la Universidad de Michigan. Este
grupo estudió las exigencias de datos para el control de autoridades en los
archivos y desarrollaron un conjunto de documentos donde definieron los
elementos de datos necesarios para describir personas y organizaciones.
Dunia Llan Paón
Pero no fue hasta 1998 que se retomaron las discusiones sobre este
tema, en esta época se organizó una reunión en la Universidad de Yale para
determinar la perspectiva de desarrollo de un estándar internacional para la
codificación del contexto archivístico. En la reunión hubo participantes de
varios países: Australia, Canadá, Unión Europea, Suecia, y el Reino Unido,
así como de los Estados Unidos.
19
En el año 2001, se organizaron y convocaron dos reuniones,
una en la Universidad de Toronto, en marzo, y otra en la Universidad de
Virginia, en junio. Sus esfuerzos inicial es fueron dedicados al desarrollo de
un marco general metodológico así como una lista detallada de principios
y objetivos para el diseño y desarrollo del estándar. En el año 2003, ya se
contaba con la versión alfa de la norma. En agosto del 2004 se realizaron los
últimos cambios y se obtuvo la versión beta del Document Type Definition
EAC.
20
El grupo de trabajo de la EAC se reunió, en mayo del 2008, en
Bolonia y acordó introducir varios cambios encaminados a compatibilizar
más el estándar con la segunda edición de ISAAR(CPF).
En el año 2011, EAC fue adoptado, oficialmente, por la Society
of American Archivists. El comité de normalización de esta sociedad
estableció un subcomité que tiene como objetivo realizar una revisión
completa del estándar hasta 2015. En el año 2014, el subcomité publicó
la versión definitiva de la biblioteca de etiquetas del esquema EAC-CPF,
esta nueva versión recoge los comentarios de la comunidad internacional
de profesionales.
21
19
Sobre esta reunión véase: Encoded Archival Context (EAC). Documents from earlier projects. Disponible en:
<http://www.library.yale.edu/eac/history.htm>. Acceso en: 15 dic. 2014. Se puede encontrar información sobre
los participantes, la agenda, los acuerdos y acciones futuras a realizar para el desarrollo del proyecto.
20
En relación con este tema véase el modelo Alfa de EAC y EAC Beta DTD en: XML Schema Documentation.
Disponible en: <http://www.library.yale.edu/eac/eac_doc.html>. Acceso en: 18 dic. 2014 y Encoded Archival
Context: Beta. Disponible en: <http://www.iath.virginia.edu/eac/>. Acceso en: 18 dic. 2014.
21
Encoded Archival Context (EAC). Sitio Oficial. Disponible en: <http://eac.staatsbibliothek-berlin.de/>.
Acceso en: 15 dic. 2014.
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
Figura 34. Nombre del productor regulado según EAC
Fuente: DACS, 2004.
9 ATOM: SOFTWARE LIBRE PARA LA APLICACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA
El proceso de normalización internacional tenía como objeto
facilitar el intercambio y la comunicación de los instrumentos de descripción
a nivel internacional y, con ello, facilitar la cooperación archivística. Los
modelajes teóricos existentes y la publicación de las normas proporcionaron
la creación de sistemas de descripción orientados a facilitar la búsqueda,
la recuperación y el acceso a cualquier información archivística. Para
implementar estos sistemas, además de los temas reguladores y teóricos,
es preciso contar con el software y la tecnología adecuada. Después de
la publicación del conjunto normativo internacional, el CIA desarrolló
un software para la aplicación de la descripción archivística, que en sus
primeras versiones se denominaba: ICA-ATOM (International Council of
Archives - Acces to Memory).
Este programa presenta varias ventajas, dentro de ellas, su
característica de software libre. La versión 1.0 beta de ICA-ATOM fue
presentado en el Congreso Internacional de Archivo celebrado en Kuala
Lumpur en el 2008; a partir de esta versión se trabajó en el perfeccionamiento
del software y, desde entonces, no ha dejado de evolucionar. En el 2013
se presentó la versión 1.3.1 y en el 2014 se contaba con la versión 1.4,
Dunia Llan Paón
nombrado, desde entonces, oficialmente ATOM; en el 2016, en la página
web ya se accede a la versión 2.2.0 de este software. Como se puede
observar, se han desarrollado varias versiones desde su creación y cada una
de ellas ha incorporado mejoras considerables de aplicación y uso.
A continuación se presenta un mapa conceptual que muestra una
caracterización general de ICA-ATOM:
Figura 35. Características generales de ATOM
Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 18 feb. 2015.
Como se mencionó, este es un programa basado en tecnología de
software libre, es decir opera con un código fuente abierto. La interacción
del usuario con el sistema es a través de un navegador de internet (firefox,
internet explorer), se accede a páginas en HTML que se soportan en un
servidor Web Apache. Además el sistema cuenta con un servidor de base
de datos programado en MySQL pero también compatible con Postgre,
SQLite, SQLServer y Oracle. La arquitectura presenta un código de
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
software PHP5 que es quien gerencia los pedidos y respuestas entre los
clientes de internet y los contenidos almacenados en la base de datos.
22
Figura 36. Arquitectura de Información de ATOM
Fuente: <https://www.ica-atom.org/>. Acceso en: 20 feb. 2015.
ATOM puede ser instalado en las instituciones archivísticas
que decidan utilizar este software para la descripción de sus entidades.
El programa se puede descargar libremente del sitio web, así como sus
actualizaciones. Se recomienda que sea instalado por profesionales del
área de la informática; en el sitio aparece una descripción completa con
indicaciones para realizar esta operación.
23
ATOM presenta una interfaz amigable muy alejada de las bases de
datos convencionales. Establece relaciones entre las descripciones (vincula
registros de autoridad con descripciones de documentos, funciones e
instituciones de custodia). Permite incorporar (importar o enlazar) objetos
22
ICAATOM: open source archival description software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/doc/
What_is_ICA-AtoM%3F>. Acceso en: 17 dic. 2014.
23
Para la instalación del software consultar la siguiente página: ICAATOM: open source archival description
software. Disponible en: <https://www.ica-atom.org/download.html>. Acceso en: 17 dic. 2014.
Dunia Llan Paón
digitales (fotografías o vídeos, entre otros). Las descripciones archivísticas
(todas o parte de ellas) pueden hacerse públicas en la red, lo que lo convierte en
una buena herramienta de difusión. Permite realizar importaciones (formatos
XML y CSV) y exportaciones (formatos Dublin Core, XML y EAD 2002,
XML). Se puede trabajar sin conexión a Internet (BIARGE, 2012, p. 4).
También presenta algunas debilidades relacionados con algunos
temas: campos demasiado rígidos como el de fechas, uso de diferentes
idiomas en la interfaz y presentación formal de los datos. No obstante, este
programa es un software libre y por consecuencia los códigos fuentes son
abiertos pudiendo ser programados y ajustados a las necesidades propias
de cada sistema.
El programa presenta una interfaz para el archivero fácil de usar
y, completamente, compatible con las normas internacionales. A través
del software se pueden crear descripciones de documentos, de autoridades
archivísticas, de funciones, de instituciones que custodian documentos,
incluir listas de términos controlados, ingresar registros de ingresos o
transferencias, entre otros aspectos. Los usuarios pueden interactuar con
ATOM a través de las descripciones de documentos, las autoridades,
instituciones de custodia, funciones, materias, lugares u objetos digitales.
El uso de este software de representación archivística trae grandes
ventajas para los archivistas y los usuarios pues es una herramienta que da
acceso a la memoria mundial y facilita la preservación digital. No obstante, para
la aplicación práctica de la descripción se pueden usar programas privativos
siempre que se respeten los preceptos internacionales de normalización.
10 CONSIDERACIONES FINALES
En el transcurso de la historia, la descripción archivística ha
tenido diversas finalidades. En la Antigüedad la descripción sirvió de
evidencia de la existencia de los archivos y respondía a los intereses de las
administraciones públicas. En el Medioevo esta actividad estuvo vinculada
a la acción de transcribir documentos. En la época Moderna la descripción
constituía una garantía de la conservación de la evidencia de las funciones
ejecutadas. En la Edad Contemporánea, la Archivística toma un lugar en las
ciencias y la descripción se adapta a sus principios teóricos, convirtiéndose
La descripción archivística en los tiempos posmodernos
en una actividad independiente con la función de facilitar la recuperación
y el acceso a los documentos.
La descripción, como se puede apreciar, es un proceso tan antiguo
como los archivos y se ha realizado en todas las épocas de la historia, aún
cuando no estaban concebidos sus principios teóricos. Los documentos,
los productores y las funciones pueden ser semejantes a los de la Edad
Media pero, en la actualidad, se han modificado las formas de realizar el
proceso. Ahora, a través de una base de datos descriptiva y con un solo
clic se accede de forma simultánea y desde múltiples perspectivas (tiempo,
espacio, materia y procedencia) a cualquier tipo de información conservada
en el mundo.
El surgimiento de nuevos conceptos como documento
electrónico, metadatos y evidencia documental, sin lugar a dudas, influyen
en la dimensión de este proceso. Los archiveros buscan un entendimiento
entre descripción, asignación de metadatos y mantenimiento de evidencia
en entornos electrónicos. La descripción en los contextos digitales no es,
exactamente, igual que en los entornos tradicionales; en este medio interesa
mantener la evidencia y por ello cobra más importancia la representación
contextual que el contenido en sí del material.
La descripción archivística, en tiempos posmodernos, se centra
en representar e interrelacionar la información de las distintas entidades, es
decir, no se limita sólo representar documentos por separado. Este nuevo
enfoque hace posible una ampliación de su objeto. La descripción va más
allá del control y el acceso a fondos archivísticos; no niega su importancia,
pero presta más atención a la acción de explicar el documento y su contexto
con el fin de mantener la evidencia y la autenticidad de los documentos a
corto, medio y largo plazo a través de sus representaciones.
La descripción se presenta, ahora, con una consistencia teórica,
basada en principios y modelos conceptuales. Los fundamentos teóricos
de la descripción y los modelos unidimensionales/ pluridimensionales
delimitados por el CIA y las sociedades de archiveros de Australia, España,
Nueva Zelandia y Finlandia definen las entidades archivísticas a describir, sus
conceptos, las relaciones y los atributos. Todos estos patrones desarrollados
y publicados facilitan la representación e interrelación de cualquier objeto
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(entidad) de la realidad archivística y determinan la creación sistematizada
de sistemas integrados de información.
El proceso de normalización internacional de descripción
desarrollado por el CIA, en la última década del siglo pasado, determinó
la creación y publicación de normas de descripción archivística en varios
países. Reino Unido, España (Aragón, Castilla y León, Cataluña, Galicia),
Portugal, EE.UU, Canadá, Brasil y Uruguay son, hasta la fecha, los países
que cuentan con normativas nacionales para la descripción archivística.
A partir de estos procesos internacionales y nacionales desplegados,
el mundo archivístico está lidiando con un conjunto de siglas que facilitan
la realización del proceso descriptivo, la recuperación y el acceso a la
información archivística. La visión reguladora de la descripción cambió
el método y la forma de realizar esta actividad. En los nuevos tiempos,
la descripción sigue estructuras homogéneas, contenidos regulados y
formatos de presentación y codificación instituidos en los estándares.
La visión paradigmática del posmodernismo o pos-custodial
en la Archivística, sin lugar a dudas, impulsaron todos estas mudanzas
en el proceso. La publicación de normas y modelos teóricos enfocados
en relaciones de entidades hizo posible que la información archivística,
también, esté representada en la dinámica de la web semántica. Asimismo,
determinó la integración e interoperabilidad de los sistemas de descripción
archivística con sistemas de información de otras instituciones.
Los software de representación diseñados, a partir de las
normativas y los modelos descriptivos, agilizan la difusión, el acceso
y el uso del material archivístico, lo que facilita la creación de nuevos
conocimientos y la apropiación de información en aras de fomentar una
sociedad más democratizada informacionalmente.
El proceso de descripción es en un factor determinante para el
buen funcionamiento de otros procesos informacionales tales como la
gestión de información y el conocimiento, la preservación, la integridad y
la continuidad digital de la memoria mundial; por tanto, todos los esfuerzos
investigativos y de aplicación práctica sobre el tema en cuestión garantizan
una mayor eficiencia y efectividad en la representación, la recuperación y
la autenticidad de la información archivística.
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me2=Expires&blobheadername3=Site&blobheadervalue1=no-store%2Cno-
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y%20Provinciales.pdf?blobheader=application%2Fpdf%3Bcharset%3DUTF-
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SOBRE O LIVRO
Formato 16X23cm
Tipologia Adobe Garamond Pro
Papel Polén soft 85g/m2 (miolo)
Cartão Supremo 250g/m2 (capa)
Acabamento Grampeado e colado
Tiragem 300
Catalogação Telma Jaqueline Dias Silveira - CRB- 8/7867
Normalização Maria Luzinete Euclides
Assessoria Técnica Maria Rosangela de Oliveira - CRB-8/4073
Capa Edevaldo D. Santos
Diagramação Edevaldo D. Santos
Produção Gráfica Giancarlo Malheiro Silva
2016
Impressão e acabamento
Gráfica Campus
Unesp -Marília - SP
